2007年3月8日 星期四

Gmail 使用教學 -- (十一) 編輯線上文件

Gmail 提供的功能中,除了日曆是可以與朋友分享的,它提供的『Google 文件』功能讓你可以與朋友共同編輯文件、彼此分享。

之前郁淳老師建議能將幾個生物老師自編的考卷收集起來,放在 ftp 讓大家下載。那時候我說放在 ftp 其實到後來很容易密碼就流傳出去,然後變成人手一份,連學生手上都有,所以 ftp 不是好辦法。最好還是利用 email 寄給大家,每個人各自保存一份。

不過,現在更好的解決辦法來嘍!!

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『Google 文件』的基本功能是,提供網路版的 Word & Excel,所以,即使家裡沒有這兩套軟體,你也可以登入 Gmail 帳號之後利用『Google 文件』進行線上編輯。 編輯完的檔案,你可以把它存成 Word 用的 .doc 檔,也可以存成 pdf 檔,視自己所需決定。

進階的用法是,針對每一篇文章,都可以邀請自己的朋友來線上共同編輯。因此,每一個檔案、每一篇文章,都可以多人共同完成。多個版本之間還可以比較異同,並決定要留下哪一個版本。這個功能讓多人協同作業變得比較簡單。

另外,文章編寫完成之後,還可以對外發佈。可以選擇每個人都能閱讀,或是祇有特定的人可以閱讀。這些人祇能閱讀發佈的文章,但不能修改文章內容。

這樣的功能非常符合郁淳老師的需求,而且又不用擔心帳號外流,因為帳號外流的話,連 email 都要被看光光了,所以大家不會把帳號開放出去。可是 ftp,嗯,帳號流出去對個人沒什麼影響,所以大家都會與自己的好友分享某個 ftp server 的帳號……

這樣協同作業、共享文件的方式,可以讓一個團體的知識得以共享,個人生產的知識可被多次利用,達到最高效益,應該是團體中知識管理者所樂見的狀況。

等等,剛剛所說的都是在沒有 Word、Excel 的情況下編輯文件,那麼,原本用 Word、Excel 撰寫的文稿可以利用這樣的方式與好友共享嗎?

那有什麼問題?可以!!直接將檔案上傳,Google 會將檔案轉成線上版本供你編輯、瀏覽。所以,你不必擔心舊文章的分享,它們一樣可以在『Google 文件』中找到生命的第二春。

更好的是,還記得 Gmail 的信件分類方式嗎?Gmail 利用標籤 (tag) 功能對每一封信做分類,方便信件分類歸檔。嘿,這個方法在你的線上文件也行得通。

你可以對每一個檔案貼標籤,愛貼幾個就貼幾個。日後要找檔案時,利用標籤就可以快速找到所需檔案。不會像現在,檔案收到哪個資料夾之中都不知道,怎麼找也找不到。氣死了,重寫一次,剛從列表機印出來,就忽然想到原本自己放在哪邊。

利用『Google 文件』的標籤、搜尋功能,這種情形應該會少很多了。

惟一的不便是,如果學校對外連線中斷,那就讀不到檔案了。不過也還好,我們去年一年對外中斷的次數不多,而且每次中斷時間也不會太久。所以應該還可以接受。

Gmail 影片教學 -- (十一) 編輯線上文件


其他教學:Gmail 功能教學懶人包

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