2008年12月7日 星期日

Writer 的段落格式設定(一):設定段落間距與行距

之前進行改寫心智圖練習的時候,我們利用 OpenOffice.org Writer 這套軟體來撰寫我們的改寫結果。

增加段落間距

六個題目都改寫後,在 Writer 中呈現的結果大致如下圖:

喔,所有的段落都粘在一起,整篇文章看起來就很不舒服。許多人遇到這種情況,會習慣在每一段最後方多按一次 Enter 鍵產生新段落,讓段落與段落之間存在一些間隔,文章看起來較為舒適。

在段落與段落之間多按一次 Enter 產生空行

我們有辦法看到我們是在哪邊按下 Enter 鍵的嗎?可以的。在工具列上有個『控制符號』按鈕,按下去之後,就可以將一些原本隱藏起來的特殊文字顯示出來。

工具列上的『控制符號』鈕


按下『控制符號』鈕後,可以看到一些原本看不到的空白鍵、Enter 鍵的存在位置

利用『控制符號』鈕,我們可以讓隱形的文字顯示出來以方便修改。比方說有時候不小心多按了幾個空白鍵,結果文章變的怪怪的。要修正空白鍵過多的問題時,又因為看不到空白鍵,不知道要刪掉幾個空白比較好,這時候就可以利用控制符號鈕讓隱形的空白鍵出現,要修改就方便多了。

祇是,雖然用『控制符號』鈕可以顯示隱形的 Enter 鍵,但是利用 Enter 鍵來設定段落間的間隔並不是那麼方便,有時候改變了字形大小就讓段落間隔隨之改變,這實在是不妥,所以我不建議用 Enter 來做分隔。要做到段落的分隔,比較好的方式是用 Writer 內建的功能來達成。

讓我們將原本用 Enter 鍵做分隔的段落回復原狀,從頭來一次:

利用『格式』設定段落外觀

我們想要做到的是段落與其後的段落有分隔,等於是在設定一個段落的外觀模樣(格式),因此這個設定可以在『格式』選單之中找到。

打開『格式 ==> 段落』


設定目前游標所在的段落與其後的段落間隔要 0.5 公分:


果然在第一段及第二段之間就有了 0.5 公分的間隔了:

不過光是設定段落與段落之間的間隔,好像字還是都擠成一團,看起來不舒服,所以我希望讓每一行、每一行之間的距離也大一點。同樣的,這也是段落的外觀模樣 (格式),所以也從『格式 ==> 段落』來做設定。

打開『格式 ==> 段落』,將行距設為 1.5 行:


設定後,行距與段落間距都比較適合閱讀了:

你也許很不服氣,這樣子設定不是比用 Enter 鍵加段落間隔還要麻煩嗎?用 Enter 鍵祇要每一段落去按一下按鍵就好,現在還要慢慢的去做設定,太麻煩了。

喔,不要擔心,好戲要上場了。

用複製格式將設定套用至其他段落

在工具列上的『剪下、複製、貼上』這幾個按鍵大家應該都不陌生了,但是在貼上按鍵右邊有個刷子外觀的按鈕,這是『複製格式』按鈕。

前面提到,我們設定段落的外觀模樣就是設定段落的『格式』,所以『複製格式』就是將段落的外觀模樣複製到其它段落去的一個快速按鈕。


將第一段反白起來,按下『複製格式』鈕

按下『複製格式』鈕之後,游標變成一個油漆桶,這時祇要在某個段落上點一下,該段就會變得與第一段的格式相同。

將油漆桶在其他段落點一下即可:


如果整篇文章都要變成跟第一段相同的格式,就按住滑鼠左鍵將整篇文章都反白:


放開滑鼠之後,所有被反白的部份都變成與第一段相同的格式了:


整篇文章都設定好段落距離 & 行距之後,發現還是不太完全,段落最右邊竟然不整齊:


喔,原來我們設定段落要靠左對齊了,所以祇有段落左邊排版整齊:


嗯,那改成置中對齊會怎樣?喔,段落對齊在中央了,所以左右兩邊都不整齊。這個置中對齊還滿適合『標題』之類的內容使用:


改用靠右對齊的話,段落的右邊排列整齊,但是左邊就亂掉了:


那麼改用『左右對齊』呢?


果然,段落的左右邊都排的很整齊了:


既然第一段修改了格式設定,那麼再用『格式複製』鈕將第一段的格式複製到所有段落。現在最後一段也是左右對齊了:

利用『格式 ==> 段落』來設定段落的外觀除了便於複製格式到其他段落之外,其實還有另一個好處:當我在某個設定好格式的段落按下 Enter 鍵起一個新段落,原段落的格式也會沿續至新段落上

在最後一段按 Enter,產生的新段落也有相同的格式:

因為 Writer 會自動將段落的格式設定沿續到下一段去,所以設定好第一段的格式,之後產生的新段落就不需要我們去煩惱了,祇要讓 Writer 自動的套用格式即可,這比手動按 Enter 鍵來將段落的間隔加大來的方便。

能讓電腦自動設定的部份就不用要手動,畢竟電腦最擅長的就是做重覆的工作,讓它自動處理這些小細節,讓我們祇專注在寫文章就好,學好這一招,你可以省事很多。

ps:

這個段落格式設定的方式不祇是 OpenOffice.org Writer 可以用,MS Office Word 也可用相同的方式設定段落外觀,因為這兩套軟體其實是非常相同的。

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