2010年2月5日 星期五

Excel 的數字前自動加 0 (基礎篇)

今天早上註冊組問我:『要怎樣把 Excel 的數字前面自動加 0 呢?』

因為註冊組在輸入學生資料時,希望生日月份、日期都以兩位數呈現,比方說出生在一月的要登錄為 01。可是在 Excel 裡面,輸入 01 會自動變成 1,造成註冊組不少的困擾。

如果是要新建一個 Excel,那麼最簡單的方法就是直接將欄位設定為文字格式,這時候再輸入資料就不會 01 變成 1 了。

但是,現在的問題是註冊組已經將檔案輸入完畢了,檔案裡面已有幾千筆的資料,既然木已成舟,來不及設定為文字格式再輸入,那麼祇能想辦法亡羊補牢了。

其實要把已經輸入完成的 Excel 檔案數字前自動加 0 滿簡單的,也是設定一下儲存格格式就可以了。

首先將要自動補零的欄位標記起來,以我們的例子來說,就是月份與日期這兩欄。

然後按滑鼠右鍵,選擇『儲存格格式……』進行設定。

進入儲存格格式的設定頁中,選擇『自訂』,依據我們自己的需求來設定 Excel 的顯示格式。

Excel 預設將儲存格設定為『G/通用格式』,其他還有一些奇奇怪怪的設定,看起來有點嚇人。不過不必擔心,這其實還滿簡單的:

0 表示確定要顯示的位數,每多一個 0 表示要增加一個位數。若輸入的位數較少,則前面自動補零

# 也是設定要顯示的位數,但是輸入位數較少時不會補零

因為我們想要能夠自動補 0 ,所以選用『0』。另外,因為希望月份與日期都是兩位數,所以就在『類型』那邊輸入兩個『0』(00) 表示要兩位數,不滿兩位數時自動補 0:

按下確定之後,就可以看到月份與日期都以二位數呈現了。

OK,那如果要把出生年變成三位數呈現的話該怎麼辦呢?想一下吧!!:D

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