2010年3月28日 星期日

記帳軟體 GnuCash 教學與使用 (一)

前幾天撰寫的 AceMoney 教學文章中有提到,因為免費版 AceMoney Lite 祇能開一個帳戶,所以對於金錢的流向比較沒辦法清楚的記錄。如果你想要看到更清楚的現金流動記錄,那麼 GnuCash 會更適合你。

GnuCash 屬於自由軟體,任何人都可以自由使用。除了你自己用,你還可以任意複製給家人、朋友使用,完全沒有違法的顧慮。

『既然 GnuCash 這麼好用,你上次為什麼介紹 AceMoney Lite,直接介紹功能完整的 GnuCasn 不就好了?』

嗯,因為 GnuCash 的功能強大,使得整體外觀顯得些許複雜,得花點時間理解它才能順利使用,所以一開始祇介紹比較簡單上手的 AceMoney,之後才介紹複雜的 GnuCash。

GnuCash 不祇可以做為個人計帳之用,它的功能還足敷中小企業的會計需求。所以花點時間理解它,日後自己要創業開公司時都可以用的上。

好消息是要理解 GnuCash 並不困難,雖然它可以做為中小企業的會計系統使用,但你不需要碰觸艱深的會計公式,祇要理解淨值借貸觀念就可以順利運用它了!

如果你對艱深的會計公式有興趣,請洽各大會計事務所,或是找安曇教授惡補一下也是可以的!XD

淨值 (Equity)

淨值指的是你這個人 (或是企業) 有多少價值?值多少錢?

你這個人值多少錢牽涉到你手頭上有多少能轉賣為現金的東西?比方說你手上有一棟房子,很好,它可以賣錢;你還有全新法拉利跑車一輛,好的,它也可以賣錢。你手上可以轉賣為現金的東西越多,你這個人就會越值錢。

這些你擁有的可以轉賣為現金的物品我們稱之為資產 (Asset)

不過,你的價值不祇與資產有關,它還與你欠了多少錢有關。

比方說你欠了隔壁小明一千元,所以在計算你的價值時,必須把房子、車子賣掉後得到的現金,拿出一千元還給小明,剩下的錢才能代表你的價值。你欠的錢越多,你的個人價值就越低。

那有哪些屬於欠錢的項目呢?比方說信用卡的刷卡費用就是。

刷卡的意思是你向銀行借一筆錢買東西,這一筆錢過一陣子要連本帶利的還給銀行,所以它是欠錢的項目。

還有房貸、車貸、抵押借款、跟家人朋友借錢……,這些錢是你先向他人借來用以購買某個產品(或服務)之用,必須在日後償還這些借入的金錢。

這類先借來購買產品,日後必須償還的錢,我們稱之為負債 (Liability)

從上面的說明我們可以瞭解,你的資產扣除掉負債就是你的淨值。

淨值 (Equity) = 資產 (Asset) - 負債 (Liability)


圖、淨值與資產負債的關係

收入與支出

前面提到,資產賣掉後扣除負債,剩下的錢就是淨值。這時候,如果你工作的薪水入帳,你手上的現金就會增加,讓你的淨值變高。

這些進入我們帳戶,可以讓淨值增加的錢,不論是薪水、獎金、發票中獎,都稱為收入 (Income)

反過來說,如果你將手上的現金拿去買東西,這樣會讓你手中剩餘的錢變少,你的淨值也隨之變少。這些拿去買東西的錢稱之為支出 (Expenses)

所以淨值不但會受到資產與負債的影響,它還會受收入與支出影響。加上收入與支出的影響後,淨值的公式可寫為:

淨值 = (資產 - 負債) + (收入 - 支出)


圖、淨值為資產、負債、收入、支出的總和

GnuCash 整個系統的目的就是記錄淨值的變化,所以在 GnuCash 中有五個子系統(會計用語稱這些子系統為:科目),分別記錄淨值,以及與淨值變化相關的資產、負債、收入與支出。

雖然五個科目聽起來有點可怕,但看了上述的說明後應該可以瞭解這一點都不困難,反而因為五個科目各司其職,因此對於你的淨值變化狀況可以很清楚的掌握,這比 AceMoney 清楚明白多了。

重點整理

資產 (Asset)

個人 (或企業) 所擁有,並可以轉賣為現金的物品稱之為資產。

例子:廠房、房子、車子、股票、古董字畫……

負債 (Liability)

向他人借來用以購買某項產品(或服務),而必須在日後償還的金錢稱之為負債。

例子:房屋貸款、汽車貸款、信用卡帳單。

收入 (Income)

因為工作或是中獎而進入我們帳戶,可以讓淨值增加的錢,稱為收入。

例子:薪水、零用錢、獎金、發票中獎、彩券中獎。

支出 (Expenses)

因為購買物品或服務而付出的金錢稱之為支出。

例子:午餐費、上網費、轉帳費、加油費、瓦斯費。

淨值 (Equity)

個人 (或是企業) 的價值。計算方式是將擁有的資產折算為現金並還清負債後,剩餘的現金即為淨值。若資產不足以支付負債,則淨值為負數。

公式為:

淨值 = (資產 - 負債) + (收入 - 支出)

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