2010年3月29日 星期一

記帳軟體 GnuCash 教學與使用 (二)

在前一篇 GnuCash 使用教學(一) 中提到 GnuCash 會追蹤五個科目的金錢變化。那麼 GnuCash 是怎麼追蹤變化的呢?

其實很簡單,因為錢不會無中生有,它祇是從一個地方流動至另一處而已,所以祇要記錄它從哪裡來,到哪裡去,就可以將其中的變動清楚記錄下來。

金錢的流動:轉帳

在生活中我們會有收入、支出,你可能從老闆那邊獲得薪水、可能從爸媽那邊獲得零用錢,這些都是收入;你可能會去小七買包乖乖、可能去麥當當買包薯條,這些都是支出。但不論是收入或是支出,你都可以想像它是一種轉帳 (金錢的轉移)。

以領薪水來說,我們領到的薪水並不是從天上掉下來的,那一筆錢是從老闆的帳戶轉移到我們的帳戶之內。

薪資轉移之後,對老闆而言,他的淨值變少;對我們而言則剛好相反,因為有薪資進入我們的帳戶,所以淨值提昇了。


圖、薪資轉帳

借貸平衡

你看到上圖中金錢的流動的方式是否有似曾相識的感覺?

是不是有點類似我們跟銀行借錢時的狀況?當我們向銀行『借 (Debit)』錢時,銀行將錢『貸 (Credit)』給我們,其資金的流動就是從銀行的帳戶流向我們的帳戶,與上圖流向完全一致。

因此在上圖的例子中,我們把這筆金額的轉移記為:我們從老闆那邊『借 (Debit)』入一筆金額,而老闆將他的錢『貸 (Credit)』給我們。


圖、借貸平衡

會計上雖然使用借 (Debit)、貸 (Credit) 這兩個詞彙來記錄金錢的流向,但是在會計中的借、貸意義與我們平常所使用的『借貸』是不相同的。

這種『字詞的意義與平常使用的意義不同』的狀況在各種專業領域很常見,比方說我在介紹靈格斯電子字典時就提到一個例子:dress。

Dress 平常是當名詞時是衣服,當動詞有穿衣的意思。但是在我所學的畜產專業領域中,你看到 dress 這個字要把它解釋為『屠宰』才說得通。

現在我們遇到借 (Debit) & 貸 (Credit) 兩個字彙,它們的意思也與我們平時所用的意義有所不同。在會計領域裡,借的意思比較接近 to,而貸的意思接近 from

所以上圖老闆貸了一筆錢給我們的例子,可以說是有一筆錢從 (from) 老闆那邊進入 (to) 我們的帳戶中。


圖、金錢 from 老闆帳戶 to 我的帳戶

因為錢不會憑空出現,也不會無故消失,薪資從老闆的帳戶轉入我們的帳戶時,理論上老闆有多少錢轉出,就應該有多少錢轉入我們的帳戶。因此我們『借』的金額應與老闆『貸』的金額相同,這就是會計的借貸平衡原則

雖然在實際的情況中可能會被銀行扣除一些手續費,以致我們帳戶中增加的薪資比老闆轉出的金額來得少,但是我們暫且認為這兩邊的增加數是相同的吧!:)

複式簿記

前例中錢從老闆的帳戶流向我們的帳戶,這在記帳時如何去登記呢?

如果要詳實記錄的話,馬上會遇到一個困難:我們不知道老闆的帳戶中有多少錢,所以沒辦法去計算老闆轉出這一筆金額後帳戶還有多少餘額 (balance)。

既然沒辦法知道老闆帳戶的詳細金額,那麼我們虛擬一個帳戶,比方說叫做『薪資帳戶』,我祇要記錄這個『薪資帳戶』貸了多少錢給我就好。

反正我本來就不在乎老闆還有多少餘額,我祇在乎自己的帳戶有多少餘額咩!所以老闆的帳戶是不是有其他的交易並不是我所在意的重點,我祇關心他貸錢入我帳戶的這一部份。


圖、以虛擬的薪資帳戶記帳

設定一個虛擬的薪資帳戶後我們就可以記帳了。假設薪資 22000 元好了,記帳的方式就是:從薪資帳戶貸出 22000 元,並有 22000 元借入我的帳戶。

這樣同時記錄貸出與借入雙方金額變化的方式稱為複式簿記 (double-entry bookkeeping,GnuCash 的說明書稱為 double entry accounting)。

複式簿記的優點是可以在記錄時確認是否借貸平衡 (尤其在資訊時代,如果輸入借貸雙方的金額出錯,電腦會馬上顯示出金額不一致的訊息),並且可以很清楚看到金額是從哪個帳戶流向別處。

到這邊,我們已經瞭解五大科目與借貸的意義,已經可以開始使用 GnuCash 了。下一次的教學就真正的使用 GnuCash 來記錄我們的花費。:)

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