2010年4月11日 星期日

記帳軟體 GnuCash 教學與使用 (三)

雖然 GnuCash 這套軟體功能有些複雜,但藉由前兩篇文章瞭解了淨值 以及借貸的觀念後,我們就可以開始使用 GnuCash 了。

實際使用後會發現 GnuCash 各個科目對金錢流向交待的清清楚楚,所以使用起來比 AceMoney 更加方便,之前花一點點時間瞭解會計淨值 & 借貸觀念是有代價的。:)

那麼我們就開始吧!

要使用 GnuCash 當然得先安裝它,所以底下教你如何安裝 GnuCash。如果你對於安裝程式已經很習慣了,可以跳過程式安裝的這一部份,直接觀看如何建立新帳號

GnuCash 軟體資訊

網站:GnuCash
軟體類別:記帳、中小企業會計系統
下載:Portableapps 網站提供的可攜版
下載:GnuCash 帳本翻譯檔

因為 GnuCash 的檔案很大,所以我並未將其收錄在 PStart 之中,請各位自行下載使用。我建議下載 Portableapps 網站提供的可攜版,下載後可以解壓縮至隨身碟帶著走,比較方便。底下就以可攜版的進行示範。

安裝 GnuCash

首先,將下載的檔案點兩下,開始進行解壓縮,在看到的第一個畫面中選擇使用中文進行後續操作。


圖、選擇使用中文

之後的操作就都是以中文繼續了,這對於有英文恐懼的人應該是很貼心的!:) 按下一步繼續吧!


圖、開始進行安裝

接下來會詢問是否要安裝其他語言檔。因為我們希望不止是在安裝 GnuCash 時有中文,之後的正式使用時也希望有中文可以使用,所以就勾選安裝包含中文在內的其他語言檔,按下一步。


圖、選擇安裝所有語言檔

之後選擇要將 GnuCash 安裝至何處。如果希望放在隨身碟帶著走,就選擇安裝到隨身碟吧。


圖、選擇目標資料夾

接著就看到安裝的畫面了,等一下吧!


圖、GnuCash 正在安裝中

等個大約一分鐘就安裝完畢,按下『完成』結束安裝。


圖、安裝完成

恭禧,已經安裝完成,現在可以開始使用 GnuCash 了。

建立新帳號

第一次使用 GnuCash 時,因為都還沒有任何帳戶資料,所以要先建立一組帳號。

耶?為什麼是一組帳號呢?

還記得我們說 GnuCash 它會記錄五個會計科目的金錢流向嗎?要分別記錄每個科目的流向就要對每個科目都建立至少一個帳戶,所以我們建立的並不是單一個帳號,而是一組帳號。


圖、建立新帳號

GnuCash 會提醒你接下來的動作是要建立帳戶,按下一頁繼續吧!


圖、GnuCash 的提醒畫面

針對這一組帳號你想用的是什麼貨幣呢?如果沒有特殊需求的話,就選新台幣吧。


圖、選擇新台幣做為計價貨幣

接下來選擇這組帳號的使用目的,你可以針對就學貸款等不同目的設立帳號。不過我們現在選擇使用一般用途就好,反正日後都還能夠新增。


圖、選擇帳戶的用途

接著設定這組帳號的起始結餘。

比方說你現在擁有 1000 元現金,那麼就可以在 Cash in Wallet 這個項目設定有 1000 元現金。

不過,這個日後我們再來設定就好,先按下一頁繼續吧。


圖、設定起始結餘

到此,我們已經完成新帳號的選項設定了,按下套用,就會利用這些選項設定來建立一組新帳號。


圖、帳號設定完成

GnuCash 帳戶畫面

帳號設定完成後,我們就正式進入 GnuCash 的使用畫面了。

在這邊我們可以看到五個會計科目,以及其結餘。因為我們剛剛並未設定起始結餘,因此五個科目的現在都是 0 元。


圖、五個會計科目一覽

我們按一下 Assets (資產) 前面的 + 號,可以看到在資產類別下的所有帳戶。

在資產類別下有一個 Current Assets(現在資產) 類別,其下有 Cash in Wallet(皮夾中的現金)、Checking Account(支票帳戶)、Saving Account(儲蓄帳戶) 三個戶頭。

你可以將每個科目的 + 號都點開來看看,裡面已經預設有許多不同的帳戶,方便我們記帳。


圖、Assets 類別下的三個帳戶

看到英文頭都痛了嗎?不用擔心,我已經將每個帳戶都翻譯好了,你可以看到在英文旁邊都有中文解釋,這樣應該輕鬆多了吧?:)


圖、帳戶的中文翻譯

如果你需要的話,請從這邊下載 GnuCash 帳本翻譯檔

下載了帳本翻譯檔後,選擇『檔案 ==> 開啟舊檔』,GnuCash 可能會問你要不要把目前開啟的檔案存檔。因為我們剛剛建立新帳號後根本沒有使用過,所以選擇『放棄,不存檔』。接著再選擇剛剛下載的檔案,並開啟它。

開啟後你會發現每個帳戶旁邊都有中文解釋其意思,再也不用擔心看不懂了。

因為要提供中文翻譯檔給大家使用,所以你知道前面為什麼說不要設定起始結餘了吧?因為設定了也沒用!:)

安裝好程式,設定好帳號(而且還有中文翻譯),下一次我們就要開始真正的記帳嘍。

附註:

雖然有中文翻譯方便很多,不過還是要再說一次:我以前從來沒有接觸過會計。事實上,我是在三月中忽然想從 AceMoney 跳槽到 GnuCash,才拿著 GnuCash 英文說明書硬啃,從中學習最粗淺的會計觀念 (然後再精簡為前兩篇文章 XD )。

所以,如果有翻譯錯誤,請您一定要告訴我,讓我有機會修正,不要繼續誤導其他人。

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