2011年2月22日 星期二

[iPad 新手教學] 6、如果一時找不到那條 USB 線……用 Dropbox!

使用 iPad 到現在,為了與電腦互傳檔案,我們試過 Email、也用過 USB Disk 這個程式把大量檔案一次丟進 iPad 去。

(啊?沒算到書籍同步的方式啊?嗯,書籍同步祇能傳電子書 (ePub 檔、PDF 檔) 不像 Email & USB Disk 可以傳任何檔案,所以我就不把書藉同步算進來了。)

不論是利用 Email 或是使用 USB Disk 來傳檔案,它們各自有一些優缺點,我將其列表比較一下:

  優點 缺點
Email
  1. 簡單、方便,任何人都會寄 Email
  2. 不需安裝額外的程式
  3. 祇要在有網路的地區就可以利用 Email 傳檔案,不需要接 USB 線
  4. 可以選擇要用什麼程式開啟附加檔案
  5. 有許多 iPad 程式支援,可以在存檔時選擇『以 Email 寄至信箱』的方式再把檔案傳回桌上型電腦
  1. 每一封信能夠傳的檔案大小有限,檔案大一些就傳不過去
  2. Email 依照收件日期排列,不是依照檔案名字排列,日後要尋找檔案比較困難
  3. 每次要傳檔還要填寫 Email、主旨,比較麻煩
USB Disk
  1. 可以一次傳大量檔案,而且沒有檔案的大小限制
  2. 傳檔案的速度快
  3. 可以選擇要用什麼程式開啟附加檔案
  4. 檔案依照檔案排列,符合一般使用習慣
  1. 需安裝軟體
  2. 必須用 USB 線連上電腦才可傳檔案

對我而言,使用 Email 傳檔最好的一點是在於不必使用 USB 線就可以傳檔案,有時候出門忘了帶 USB 線,祇要能收到無線網路訊號,就還是可以用 Email 來傳檔案。

祇是 Email 傳檔的限制,比方說要寫收信人 & 主旨、檔案是依照收信日期排列等,都讓 Email 傳檔案這個方式變得比較不實用。

USB Disk 這個程式因為是直接與電腦連線,所以傳檔速度很快;不過先天上需要一條尾巴的限制,讓它在我們忘了帶 USB 線的時候就毫無用武之地了。

如果希望在沒有 USB 線的時候 (或是懶的接線拔線) 也能傳檔案,又不想在那邊填收件者、郵件主旨,那麼 Dropbox 是一個不錯的替代方式。

  優點 缺點
Dropbox
  1. 祇要在有無線網路的地區就可以傳檔案,不需要接 USB 線
  2. 可以選擇要用什麼程式開啟附加檔案
  3. 有許多 iPad 程式支援,可以直接存檔到 Dropbox 資料夾中
  4. 可以與桌上型電腦同步資料
  5. 檔案大小無限制,祇要 Dropbox 的 2GB 空間未用完就可傳檔
  1. 經由無線網路傳檔,速度比直接連線來得慢
  2. 需先安裝 Dropbox & 申請 Dropbox 帳號
  3. 在學校內無法使用

之前提過 Dropbox 是一個方便的自動備份程式,它能做到幾台電腦之間檔案同步,所以很適合用來同步 iPad 與電腦間的檔案。

我們在桌上型電腦上祇要把檔案丟進 Dropbox 資料夾,過一會兒 iPad 上就已經擁有這些檔案;反之,我們在 iPad 上把檔案丟進 Dropbox 資料夾中,過一會兒桌上型電腦中也會出現這些檔案。整個過程不必填寫收件人等資料,我們所需要做的就祇是把檔案存到 Dropbox 資料夾,之後就一切自動、不勞我們煩惱,使用上還滿方便的,裝一套來試試吧!

Dropbox for iPad 相關資訊

程式名稱:Dropbox
下載網址:iTunes Store 下載
程式介面:英文
程式功能:檔案同步、備份、版本控制
軟體費用:免費

在 iPad 上使用 Dropbox

安裝好 Dropbox for iPad 之後,在桌面上就可以看到 Dropbox 的圖示。這個圖示不論是在電腦上還是在 iPad 上都是一樣的,所以看起來很熟悉。

iPad 桌面上的 Dropbox 圖示
圖、iPad 桌面上的 Dropbox 圖示

敲擊一下 Dropbox 的圖示執行它,輸入帳號密碼登入。如果沒有 Dropbox 帳號密碼的話,可以參考 Dropbox 讓檔案自動備份那一篇申請帳號,或是從這裡直接申請帳號

輸入 Dropbox 的帳號密碼
圖、輸入 Dropbox 的帳號密碼

登入後會發現 Dropbox 的畫面與之前介紹的 USB Disk 很像,一開始畫面左邊是幾個選項,右手邊是閱讀區。祇要點進去 My Dropbox 資料夾,就可以看到所擁有的檔案。

點選 My Dropbox 資料夾
圖、點選 My Dropbox 資料夾

進入 My Dropbox 後,可以直接開啟現有的 PDF 檔 & Word 檔,這一點也是與 USB Disk 相同。

點一下 Molecules.doc 檔案,畫面停止了一會,然後右手邊就出現了這個 Word 檔內容,點按上方的 < 符號就可以全螢幕閱讀。

在 Dropbox 中開啟 Word 檔案
圖、在 Dropbox 中開啟 Word 檔案

點選 < 符號後全螢幕閱讀檔案。以 12pt 大小編輯的 Word 檔匯入 Dropbox 後閱讀起來滿清晰的,並不會覺得字體太小。

在 Dropbox 中全螢幕閱讀檔案
圖、在 Dropbox 中全螢幕閱讀檔案

如果臨時決定要將檔案分享給朋友,祇需在開啟檔案後,點選右上方的鏈結圖案就可以取得檔案在 Dropbox Server 的位置,朋友們就可以循此連結位置下載我們的檔案。

將檔案分享給朋友
圖、將檔案分享給朋友

不過,不論是 USB Disk 或是 Dropbox,它們主要功能都是做檔案傳輸,閱讀祇是一個附加功能,所以閱讀所需要的相關功能就比較不是那麼完全。如果想要利用其他程式來開啟檔案,按下工具列右方的箭頭符號,就可以選擇要用哪個程式開啟目前檔案。

利用其他軟體開啟檔案
圖、利用其他軟體開啟檔案

檔案即時上傳、需要時才下載

測過 Dropbox 開啟 Word 的能力後,看一下它閱讀 PDF 檔的效果吧。點選一個 PDF 檔,開啟它。喔,畫面出現檔案正在開啟/下載的進度條,等了一會兒這個檔案才打開,怎麼一回事?

PDF 檔開啟中
圖、PDF 檔開啟中

是這樣子的,我們在 My Dropbox 資料夾裡面的檔案不太可能一次全部都要使用,所以 iPad 版的 Dropbox 並不是一開始就將所有檔案下載回來,而是需要的時候再去下載。所以一開始的進度條就是 Dropbox 下載檔案的進度。下載回來的檔案就會存在 iPad 之中,下次再使用時就不用重新下載了。

但是如果檔案經過修改,iPad 版本的 Dropbox 還是會立即上傳至 Dropbox 網站,這樣才能與其他台電腦同步檔案。

檔案下載完成後,就在右邊將 PDF 檔案開啟。祇是相同的,閱讀 PDF 的功能不太完全,所以還是利用其他軟體開啟會比較好。

在 Dropbox 中閱讀 PDF 檔
圖、在 Dropbox 中閱讀 PDF 檔

Dropbox 的檔案管理 -- 新增檔案

使用時,如果忽然想要增加一個資料夾存放檔案,可以按一下畫面左下方的 + 號,填入新資料夾的名稱按確定就新增完成。

新增資料夾
圖、新增資料夾

想要將 iPad 中的圖片傳到桌上型電腦?可以按畫面左下方的相機圖示,藉由 Dropbox 將 iPad 中的相片、圖片傳回電腦中。

利用 Dropbox 上傳圖片
圖、利用 Dropbox 上傳圖片

按下上傳圖片的功能後,可以選擇圖片所在的資料夾。我們利用 iTunes 傳到 iPad 的圖片會放在 Photo Library 資料夾中;在 iPad 存的圖片檔案會放在 Saved Photos 裡面。

既然 Photo Library 都是從電腦傳到 iPad 的檔案,所以若有上傳圖片需求時,可以直接進 Saved Photos 資料夾尋找檔案。

選擇存放圖片的資料夾
圖、選擇存放圖片的資料夾

進入 Saved Photos 資料夾後可以看到存放的所有相片,看到底下這張圖片你可能會覺得很有意思,似乎就是本教學用到的一些圖片。

沒錯,本篇教學文的圖片都是這樣子從 iPad 傳出來的。我就在 iPad 裡面抓一些圖片,然後利用 Dropbox 將圖片傳到電腦裡進行加框 & 加圖說。

選擇想要加入的相片或影片
圖、選擇想要加入的相片或影片

Dropbox 的檔案管理 -- 刪除檔案

加入了一些檔案之後,有時可能想刪除一些不需要的檔案。在 Dropbox 中要刪檔案非常簡單,祇是不太直覺,會讓人一時不知從何刪起。

想要刪除檔案的話,首先要選擇 Edit 編輯檔案。

選擇工具列的 Edit 功能
圖、選擇工具列的 Edit 功能

按下 Edit 之後,所有的檔案前面都加了一個『禁止通行』的交通號誌 ( XD,不要打我,就真的很像啊!),按一下『禁止通行』的符號就可以將檔案刪除。

想刪除的檔案全部移除後,按下 Done 完成刪除。

按下禁止通行的標誌刪除檔案
圖、按下禁止通行的標誌刪除檔案

刪除檔案時要小心一點,沒注意刪錯檔案的話,就得到 Dropbox 的網站上救檔案嘍。

iPad 版 Dropbox 的設定

在 iPad 上操作 Dropbox 時,為了能讓 Dropbox 更順手,我們可以調整一些設定。要調整設定得按 Home 回到 Dropbox 最開始的畫面,在 Home 畫面中有個 Settings 提供我們修改相關設定的權力。

修改 Dropbox 的設定
圖、修改 Dropbox 的設定

如果想要好用一點,在 Settings 中,有個 Upload Quality 可以調整為最高品質;Local Storage 的設定調整為 1GB 大小。

設定 Dropbox for iPad
圖、設定 Dropbox for iPad

還記得前面提到,iPad 版的 Dropbox 是在需要時才連線到網路下載檔案嗎?下載回來的檔案就先存放在 iPad 中,下次使用時就不必重新下載。

不過 iPad 寸土寸金啊,如果買的是 16GB 版本的 iPad,本來就已經沒多少空間可以存檔案了,所以 Dropbox 必須隨時清除少用的檔案,以免佔用太多 iPad 的容量。

Dropbox 預設值是超過 200MB 時,就從舊的檔案先刪除,被刪除的檔案如果需要再次使用,那時候再重新從網路下載。這樣子是可以節省很多空間沒錯,但是使用時就沒辦法即時開檔案,比較討厭。如果 iPad 的容量夠,就設定 Local Storage 超過 1GB 才砍檔案吧。

雖然 Dropbox 在 iPad 上的傳檔速度不快,但是藉由 Local Storage 的容量設定,我們可以讓 Dropbox 在使用上較為便利。而且 Dropbox 祇要有無線網路就可以在電腦 & iPad 之間傳輸檔案,不需要拉著一條尾巴,所以傳檔案不受 USB 線長短的限制,使用時比較便利。

我個人是將 Dropbox 與 USB Disk 這套軟體配合使用,人在電腦旁就接條 USB 線進行快速傳輸;人遠離電腦時就用 Dropbox 上網下載檔案。適當的搭配各種程式,iPad 就會是一個很方便的隨身機器。:)

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2011年2月20日 星期日

利用 iPad 閱讀『百年千書』ePub 電子書

前一陣子城邦出版集團、文建會及若干單位組成了一個『百年千書』評選委員會,預計挑選近百年來值得一讀的一千本中文書,把這些書轉化為 ePub 格式的電子檔供大家閱讀。

目前在百年千書的網頁上列有七百多百中文書的書目,雖然還未達『千書』的目標,但因其涵蓋範圍廣泛,這七百多本書的書目已經是一個值得參考的清單,可以下載參用。

ePub 是什麼?

ePub 與 PDF 一樣,都是一種電子書的格式。不過 PDF 檔的版面是固定的、無法調整,而 ePub 格式的電子書就像你現在看的網頁一樣會隨著視窗大小、字型大小而調整每一行的字數,因此可以隨著個人的喜好調整字型、視窗大小,閱讀上比 PDF 更方便。

在電腦上要閱讀 ePub 格式的電子書可以利用專門的閱讀程式,Calibre 這套軟體不但可以閱讀 ePub 電子書,也能把 PDF 檔轉變成 ePub 檔,所以要閱讀檔案不成問題。如果不想安裝軟體的話,在百年千書的網站上也提供線上閱讀的機制。

祇不過,如果能下載下來利用 iPad 中的 iBooks 閱讀會更棒。

iPad 是一個優良的電子書載具

我在 iPad 讀完幾百頁的書沒什麼困難,但是在電腦上我很少讀超過一百頁。上次秀給朋友看的時候,我將一個 PDF 檔同時在桌上型電腦 & iPad 中開啟,兩邊顯示相同的頁次,可以看到 iPad 的顯示效果明顯清晰許多。即便我的電腦螢幕算是不差的品牌,但顯示效果還是遜於 iPad。

因為 iPad 的顯示效果很棒,所以我會比較喜歡用 iPad 來進行閱讀,而不願意在電腦螢幕上閱讀。

百年千書相關訊息

網址:百年千書
語言版本:中文
電子書格式:ePub
閱讀軟體:Calibre、iBooks

下載檔案 & 閱讀

百年千書的宗旨是將評選出來的一千本中文書轉化為 ePub 格式電子書供大家閱讀,但目前除了書單評選未完成,其擁有的電子書資料也還很少。現在打開百年千書的首頁,看得到 16 本書可以下載閱讀。

要在 iPad 上閱讀百年千書的電子書檔,我們得先去下載這些電子書。連上百年千書的網頁後,點選首頁的任一本書籍封面就可以看到下載位址。

比方說我們對《厚黑學》這本書有興趣,就點選一下書本封面,進入檔案下載畫面。

點選書籍封面
圖、點選書籍封面

在《厚黑學》的詳細資料頁面有個『下載 EPUB 版本』的連結,點選它,就能將檔案下載回來了。

下載 ePub 版本電子書
圖、下載 ePub 版本電子書

下載回來的 ePub 檔案,我們祇要利用 USB Disk 這個程式就能一次全部傳輸到 iPad 去,再選擇利用 iBooks 開啟後即可閱讀。

目前百年千書網站資料尚不豐富,期望它能持續成長,真的達到『千書』的目標。看到書單中的第一本書是黃仁宇的《萬曆十五年》,我就很期待這個委員會能克服版權的問題,將這些好書都做成 ePub 提供大家閱讀,那真是華人之福啊!

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2011年2月18日 星期五

[iPad 新手教學] 5、利用 USB Disk 傳檔案

前一次教大家利用 iTunes 把 PDF 檔同步至 iPad 中,我們就可以在 iBooks 這套軟體中閱讀 PDF 檔。

不過這個方法有個很大的缺點,就是這些 PDF 檔永遠祇能在 iBooks 中閱讀,沒辦法轉用其他的軟體閱讀。

還記得我們一開始用 Email 傳 PDF 檔時可以在 Email 中選擇要用哪個程式開啟 PDF 檔嗎?雖然我們現在手上祇有 iBook 可以開啟 PDF 檔,不過有保留了一點點彈性,以後如果有更好用的閱讀軟體,我們就可以改用其他軟體開啟。

然而,將 PDF 直接同步進 iPad 中卻永遠祇能使用 iBook 來閱讀,想要跳槽都不行。要回到用 email 傳檔案嘛,又覺得每要開一個檔案就要再重新從網路下載一次很煩。如果能夠一次同步大量檔案進 iPad,而又可以自由選擇要用哪些程式開啟檔案那就最好了。

還好我們可以用 USB Disk 這一套軟體來解決這個問題,注意,這個 USB Disk 是一套軟體的名字,不是我們平常用的隨身碟,不要搞混了唷。

USB Disk 相關資訊

程式名稱:USB Disk
程式網址:USB Disk on iTunes Store
費  用:免費
程式功能:大量傳輸檔案,並可選擇要在哪個程式開啟。

利用 USB Disk 將檔案傳入 iPad 中

安裝好 USB Disk 這個軟體後,將 iPad 利用 USB 線連接至電腦上。進入 iTunes 程式中選取我們的 iPad,再點選上方工具列裡的『應用程式』。我們要用的是『應用程式』下方的『檔案共享』功能,讓電腦與 iPad 可以共享檔案。

選擇應用程式中的檔案共享功能
圖、選擇應用程式中的檔案共享功能

因為在我的電腦中 USB Disk 在比較後面,讓我把畫面往下拉一下,把 USB Disk 顯示出來……好啦,USB Disk 顯示在畫面中了,點選它。

選擇 USB Disk 這個軟體之後,右手邊會出現『USB Disk』的文件。因為剛剛才安裝 USB Disk 這套程式,所以目前沒有任何一個檔案存在。既然沒有檔案存在,就按一下『加入』按鈕,把我們的檔案放進來吧。

選擇 USB Disk 並加入檔案
圖、選擇 USB Disk 並加入檔案

按了『加入』按鈕後,會跳出一個視窗讓我們選擇檔案。可以按住 Ctrl 或是 Shift 鍵,一次選多個檔案加入。

選擇要加入 USB Disk 的檔案
圖、選擇要加入 USB Disk 的檔案

按下開啟後,檔案就傳到 USB Disk 這個軟體裡了。不過目前檔案都還在我們的電腦裡面,要按下套用才會將檔案傳到 iPad。

按下套用鍵,將檔案傳入 iPad
圖、按下套用鍵,將檔案傳入 iPad

傳好檔案後,我們回到 iPad 中。在 iPad 的螢幕上有個藍底白色 USB 隨身碟圖案的程式,那就是我們剛剛安裝的 USB Disk,執行它吧。

USB Disk 藍底白色的圖示
圖、USB Disk 藍底白色的圖示

進入 USB Disk 這個程式,我們可以看到左邊是檔案列表,右邊是檔案的內容。不過現在檔案都被存在 Local files 這個資料夾之中,必需要點進去裡面才看得到我們的所有檔案。

進入 Local files 資料夾
圖、進入 Local files 資料夾

進入 Local files 資料夾後,可以看到目前一共有三個檔案,兩個我剛剛放進來的 PDF 檔以及一個原本就有的網頁檔。

因為我們用的是免費版 USB Disk,所以在畫面左下方會出現廣告,不用理它,這不會影響使用。

USB Disk 介面
圖、USB Disk 介面

點選目前擁有的 PDF 檔案,就可以在右邊的視窗開始閱讀。

可以在 USB Disk 中閱讀 PDF 檔
圖、可以在 USB Disk 中閱讀 PDF 檔

雖然 USB Disk 這套軟體本身就可以看 PDF 檔,不過在這邊閱讀 PDF 檔的缺點與用 Email 程式閱讀時一樣少了一些功能,所以我們會希望把 PDF 檔轉換到別的軟體去閱讀。

為了將 PDF 檔傳到其他程式去,我們在螢幕上 Tap (敲擊) 一下,叫出工具列。

叫出 USB Disk 程式的工具列
圖、叫出 USB Disk 程式的工具列

在上方工具列的右邊有個箭頭符號,可以讓我們選擇要用哪個程式開啟現在的 PDF 檔,因為大家安裝的軟體還不多,目前還是選擇用 iBooks 來開啟吧。

選擇要用哪個軟體開啟目前的 PDF 檔
圖、選擇要用哪個軟體開啟目前的 PDF 檔

選擇 iBooks 開啟 PDF 檔後,畫面就會切換到 iBooks 去,而且把剛剛的 PDF 檔呈現在 iBooks 中方便我們閱讀。

利用 iBooks 開啟 USB Disk 程式中的 PDF 檔案
圖、利用 iBooks 開啟 USB Disk 程式中的 PDF 檔案

同樣是在 iBooks 中閱讀 PDF 檔,何必弄的這麼麻煩呢?ㄟ,就像之前提到的,iBooks 裡面的檔案沒辦法再轉到別的程式去閱讀,而 USB Disk 中的檔案可以同時給好幾個程式閱讀。當我們安裝了比 iBooks 好用的程式後,我們可以很容易的轉換過去,不必被 iBooks 綁死。

所以雖然看起來跟以前沒什麼兩樣,但其實在使用的便利性及未來的轉換上都已經比之前進步許多。

這樣還是沒辦法說服你安裝 USB Disk?好吧,那我要跟你說,USB Disk 還可以閱讀 Word 的檔案。我們在電腦上面編輯的 Word 檔可以直接丟進 USB Disk 程式中閱讀。

在 USB Disk 程式中可以閱讀 Word 檔
圖、在 USB Disk 程式中可以閱讀 Word 檔

因為 USB Disk 這個軟體讓我們可以一次傳輸大量檔案,又能自由選擇要用什麼程式開啟,也能閱讀 Word 檔,所以我會建議在 iPad 上可以安裝這套免費的工具,真的很方便。

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2011年2月17日 星期四

利用 Dropbox 與朋友分享資料

之前在各領域教老師們利用 HFS 與辦公室的同事分享檔案時,大家最好奇的就是要怎麼突破 HFS 祇能在同一個區域內分享檔案的限制?因為大家都希望能把家裡的檔案與朋友分享。

要使用 HFS 與遠方的朋友分享檔案不是做不到,但是你得會設定家裡的 IP 分享器的一些選項,這可能會難倒平常比較少接觸電腦的人。所以要與遠方朋友共享檔案的話,HFS 不是一個好選擇。

不過,我們倒是可以利用 Dropbox 與遠方朋友分享檔案。

與全世界分享 Public 資料夾

為什麼可以用 Dropbox 分享檔案呢?當我們把桌上型電腦中的檔案備份到 Dropbox Server 去之後,這些檔案就放在網路上了,我們可以在別的地方利用筆電下載這些放在網路上的檔案。

既然我們可以下載檔案,那麼朋友們應該也可以啊。不過目前這些檔案都祇有我們自己可以利用 Dropbox 這套軟體來下載,如果我們知道檔案傳到 Dropbox Server 的哪個位置,並且將這個位置告訴朋友,那麼朋友不需要安裝 Dropbox 程式也可以下載檔案了。

好,那現在我們面臨的問題就是:『我哪知道檔案傳到哪邊去啊?我哪有辦法知道檔案在 Dropbox 的哪個位置?』

這倒是不用擔心!因為 Dropbox 也知道很多人有分享檔案的需求,所以它乾脆將『找出檔案在網路上的位置』的功能都做進程式裡面了,祇要按一下按鈕,就可以與朋友分享檔案了。

但是這樣子又太危險了點,一個不小心把自己的所有檔案都開放給大家下載就糟了。針對這個問題,Dropbox 的做法是設定祇有 Public 這個資料夾裡面的檔案可以與其他人分享,其他資料夾中的檔案不讓別人下載,這樣子就兼顧方便分享 & 檔案安全。

Public 資料夾與全世界分享資料
圖、Public 資料夾與全世界分享資料

要試試這個分享功能的話,就打開我們的 Dropbox 資料夾吧!

在 Dropbox 資料夾裡面有一個叫做 Public 的資料夾,祇要是把檔案放在 Public 資料夾裡面,等到檔案出現綠色勾勾就可以與朋友共享檔案了。

Dropbox 中的 Public 資料夾
圖、Dropbox 中的 Public 資料夾

進入 Public 資料夾後,在我們想要讓朋友下載的檔案按右鍵,選擇右鍵功能中的『Dropbox ==> Copy Public Link』,這樣我們就獲得了這個檔案在 Dropbox 網站的存放位置。

獲取 Dropbox 上的檔案連結位置
圖、獲取 Dropbox 上的檔案連結位置

取得檔案位置後,我們可以利用 Email 或是 MSN 等方式把檔案連結位置傳給朋友;朋友收到 Email 時,點選信件中的連結就可以下載檔案了。

HFS 祇能與同一個區域內的朋友分享檔案;利用 Email 傳檔案會有檔案大小的限制,比方說 Gmail 祇能傳 25MB 以下的檔案,大於 25MB 就沒辦法傳了。

使用 Dropbox 就可以與遠方的朋友共享檔案,也沒有大小限制,祇要免費的 2GB 空間還沒用完,要傳多大的檔案都可以,這是 Dropbox 比較方便的地方。當然,使用 Dropbox 分享檔案速度就沒有用 HFS 這麼快了。

『呣,聽起來是不錯啦,但是放在 Public 資料夾裡面,有心人士總是可以找到檔案位置然後下載,我並不想要與全世界的人共享我的檔案啊!!我祇想要與少數幾個朋友共享檔案耶。』

嗯,要與少數幾個朋友共享檔案也是做的到,不過前題就是你的朋友也要有 Dropbox 的帳號才行。

祇與 Dropbox 上的好朋友分享資料

要與少數幾個好友分享檔案,我們可以先建立一個資料夾,專門用來放要分享的檔案。

建立一個要與好友分享的資料夾
圖、建立一個要與好友分享的資料夾

選取我們要分享的資料夾,按右鍵,選擇『Dropbox ==> Share This Folder』,準備要開始分享檔案。

選擇 Dropbox 選項中的分享資料夾功能
圖、選擇 Dropbox 選項中的分享資料夾功能

選擇 Share This Folder 功能後,會跳出瀏覽器詢問我們要把這個資料夾分享給哪些人。祇要把好友的 Dropbox 帳號 (就是他的 Email) 填進去就可以了。

你可以一次填入好幾個朋友的帳號,每個帳號之間用半型的逗號區隔開來就可以了。比方說輸入『abc@gmail.com, xyz@hotmail.com』這樣就可以邀請兩位朋友來共享檔案。

輸完朋友的 Dropbox 帳號後,底下有一欄讓我們填寫訊息。我們把朋友列進共享名單後,Dropbox 並不是直接就把朋友拉進來,而會先發一封 Email 詢問他是否有意願加入,底下這個欄位就是讓我們撰寫 Email 內容用的。

寫個:『我是 Yukie,請你同意我來跟你共享檔案。』之類的簡短內容,你的好友才不會收到一封英文信搞不清楚狀況下就將邀請函刪除。

輸入要共享檔案的朋友名單
圖、輸入要共享檔案的朋友名單

寫完信按下確認後,我們在桌面上的資料夾圖示就變了。從原本黃色單調的資料夾圖示,變成有人頭的圖示,表示這個資料夾已經與朋友共同擁有。

人頭圖示表示資料夾已與朋友共享
圖、人頭圖示表示資料夾已與朋友共享

我們的好友收到邀請信後,祇要答應與我們共享檔案,在他的 Dropbox 資料夾中就會多出這個名為『與朋友分享的資料夾』,我們丟到這個資料夾的檔案都會出現在朋友的電腦中。他們如果開啟這個檔案,並予以修改,我電腦中的檔案也會隨之改變。

傳統上我們習慣用 Email 來分享檔案,但是利用 Email 分享檔案沒辦法即時更新,常常會發生團隊中的每個人所持有的檔案內容不同的狀況。利用 Dropbox 的資料夾共享功能,可以讓一個團隊共同編輯、修改檔案,而且每個人手上的檔案都能是即時更新。有人在這個資料夾中新增檔案也是所有人立刻就收取到檔案,非常方便。

這種群組共享的功能在 Google sitesGoogle 文件也都有提供,不過 Dropbox 做的更加便利、更容易上手,有需要的人可以好好應用。:)

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2011年2月14日 星期一

給未來的貓熊保育員的一封信

各位年輕的保育員,早安:

今天是西洋情人節,我們的兩隻貓熊團團與圓圓也很應景的在情人節前夕努力做『熊』,準備生育下一代。

不過很遺憾的是,前幾天團團與圓圓的努力以失敗告終,想要看到小貓熊的出生,可能還要繼續等下去。底下是團團圓圓努力做『熊』的珍貴檔案影片,請看 VCR:

我們都知道貓熊已經是瀕臨絕種的動物,所以,除了保護貓熊的棲地避免貓熊受到進一步的傷害之外,如何提升牠們的生育率,讓『熊』口增加,也是我們保育員需要努力的目標。

今天大家聚集在這邊進行受訓,都是想要為增加熊口盡一份心力,實在是非常感謝大家。不過要擔任貓熊保育員就必須對牠們有一些基本的瞭解,以免你的一個錯誤行為反而傷害了我們寶貴的貓熊。

底下有一些關於貓熊的資料,請你詳細閱讀。閱讀後你要做一些小小的測驗,祇有在你通過了這個測驗後,才有資格繼續接受貓熊保育員的受訓。題目不會很難,祇是要確定你的確瞭解我們寶貴的貓熊、不會傷害牠而已,不要有心理壓力。準備好了嗎?那麼就開始吧!!Good Luck!

初階測驗

請閱讀以下資料:

  1. 大貓熊百科
  2. 熊貓資料
  3. 到底是貓熊還是熊貓?
  4. 維基百科:大熊貓

閱讀以上資料後,請你回答底下幾個問題 (答案請寫於這個檔案):

  1. 對於我們所說的貓熊這種動物,有些人稱牠為貓熊,也有人稱牠為熊貓。你覺得應該怎麼樣稱呼牠比較好?你的理由是什麼?
     
  2. 貓熊都吃些什麼?我們常聽人家說貓熊吃竹子,可是除了竹子之外還會不會吃其他東西?如果會吃其他東西的話,牠都吃些什麼?
     
  3. 貓熊平常的生活習性如何?喜歡獨居還是喜歡一群住在一起?平常活動範圍有多大?
     
  4. 有種叫 Firefox (小貓熊) 的動物,你覺得牠與貓熊有什麼關係?底下是 Firefox 的影片:

何謂生殖行為?

恭禧你們,每個人都通過了最基本的測驗,看得出來你們很有心想要成為貓熊保育員,所以對貓熊都有不少的瞭解,顯然我不用擔心你們會傷害到貓熊了,那就讓我們回到我們的主要目標吧!

我們的目標是希望能夠增加貓熊的『熊口』,讓這種可愛的動物不再有絕種之虞。

貓熊以有性生殖的方式產出下一代,在第一個影片中我們可以聽到圓圓不時地發出低吼聲,這不是牠平常會有的動作,而祇有在進入生殖期後才會有這樣的行為出現,圓圓的這種行為稱為『求偶行為』。

求偶行為是整個有性生殖過程中的一部份,詳細的生殖行為有哪些,請你們今天回去查一下自然課本。我先透露一下,是自然課本下冊第一章,有關生殖行為的部份。

請你們詳細閱讀一下生物的通常有哪些生殖行為?除了圓圓的低吼這種求偶行為外,牠的生殖過程應該還會表現出哪些行為來?這是你們回家要努力研讀的資料。下一次保育員課程,我們就要依照這些生殖的知識來做點腦力激盪。

腦力激盪:怎麼樣增進貓熊的數量?

大家好,我們又見面了,不知道大家回去研讀自然課本之後,是不是瞭解動物的生殖行為了呢?

我想,每一個階段的生殖行為都有一些我們可以努力的地方。像圓圓求偶時發出低吼,結果團團完全不瞭解圓圓的用意,像這種情況我們怎麼解決?這就需要我們大家來想一想。

當然,生殖行為不會祇有求偶而已,其他行為也有可能遇到一些困難,我們要怎麼樣來幫助貓熊的生殖呢?請你針對每一個生殖行為,來想想可以怎麼樣幫助牠們吧!你的想法一樣先寫在檔案中,修改的差不多了,再請你把你的想法匯入資料庫,成為我們的行動方案。

好好的想些方法來救救我們的貓熊吧!

貓熊影片:

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2011年2月12日 星期六

輔助教學的 ICT 介紹

前一篇《教師應該學習的 ICT 技術》是我看一篇大陸文章時,用 Google 網頁註解 (Sidewiki) 功能寫下的一點點短評。

那一篇是 2006 年的文章,ICT (Information and Communication Technology) 用詞比較舊,一些服務與我們臺灣的使用習慣也不相同,Dingdi Qo 網友說有些東西聽都沒聽過,所以來解釋一下。

網路書籤

Igooi/epip/mypio 是類似 funp 這樣的網路書籤服務;現在很多人都用 plurk/twitter 代替網路書籤了。不過用 plurk/twitter 這類微網誌,好玩是好玩,但搜尋時還真是麻煩啊!所以需要建立書籤時,我還是會用 funp。如果不想跟別人分享書籤的話,用 Word + Dropbox 來建立自己的書籤也很好用。

為什麼不用 IE 的『我的最愛』就好了?嗯,『我的最愛』沒辦法在不同台電腦上使用啊。

WebQuest 網路探究學習

WebQuest 是教師設計一些情境讓學生解決問題。但是學生都沒有基礎之前怎麼能解決問題呢?所以老師有提供一些網頁:『解決問題的方法就在這些網頁中,你們找一下吧。』

好的任務設計會將所需達成的目標 & 評分等級逐項說明,讓學生知道老師會怎麼樣進行作業評分。像大雄主任就寫了一個很棒的 WebQuest 範例防災 e 起來。這樣的課程設計模式融入情境,讓學生比較有興趣去完成一些作業。

Rubric 教學評量

Rubric 這個評價技術在我們總務主任寫的 WebQuest 範例中已經應用上了。它就是列表把教師評分等級說明。這裡還有個給 WebQuest 進行評量的 rubric 範例;想要評量學生上台報告的結果,可以參考 Presentation Rubric

Concept Map 概念圖

Concept Map 概念圖,是 Novak 教授提出來的一種學習方法,與 Mindmap 心智圖一樣,都是利用圖形來匯整知識。

Mindmap 從中心放射狀畫圖;Concept Map 比較像是加了一大堆關聯線的心智圖,以彼此關聯、有因果方向的線條連結各個節點,形成一個網狀的圖形,繪製難度比 Mindmap 高(因為要有因果關係),但是對於思維的訓練是更進一層的。

對 Concept Map 有興趣的話,可以參考《促進理解之科學教學:人本建構取向觀點》這本書,不過已經絕版了,所以要去圖書館借。這是 Novak 教授的徒子徒孫為了幫他慶生所寫的一本書,很棒。

Weblog:我們來寫部落格

Weblog 其實就是部落格,最早部落格是由 Web(網路) & log(記錄) 這兩個字組合成 weblog (網路記錄),最早是一些網路管理人員用來記錄自己工作日誌。不過因為撰寫很方便,就慢慢有人跟著使用。後來有人再把這個字拆開成為 We blog (我們 blog),而有了 blog 這個名詞出現。

Moodle 教材網頁

Moodle 是目前最好用的免費教材建置網頁,教師可以很輕鬆的將資料匯整成一個課程。我曾經很排斥用 Moodle,想說已經有 blog 了何必用那個?後來才知道 Moodle 與 blog 是相輔相成的,也就擁抱 Moodle 了,並且在上面匯整一些教學內容

總結

上面數項輔助教學的 ICT 技術,Concept Map 我自己很少使用 (都祇用 Mindmap),也沒有 rubric 評量的這麼細,其他的教學輔助技術則是每天使用,對於我的教學有許多的助益,非常符合用得上的能減輕負擔這兩項指標,而且這也都是很簡單、學得會的。有興趣的話,可以從網路書籤 & 部落格開始,一項一項來就不會覺得新東西好多了!:)

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2011年2月10日 星期四

教師應該學習的 ICT 技術

如果以教師能學得會、用得上,並且能減輕其工作負擔的方式來推展 ICT(Information and Communication Technology) 融入教學,這樣就比較能吸引教師使用 ICT 技術。

但是教師需要哪些技術?能以什麼樣的方式用上這些技術,恐怕是推展 ICT 融入教學的人必須先為教師們設想的。

先設計一個教學情境,將 ICT 技術融入教學情境中,再以此情境進行教學演示,讓老師們看到別人是如何進行 ICT 融入教學,以及這些技術的實際益處,這樣才能夠讓教師產生學習新技術的誘因。

參考來源:

教师应该学哪些技术?
1)学得会的
2)用得上的
3)能减轻其负担
4)提升教师劳动创造性的
5)促进教师专业发展的"
- 第二讲-教师必备之ICT技能_金色池塘_百度空间 (在「Google 網頁註解」中檢視)

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2011年2月9日 星期三

用 Dropbox 版本控制功能還原誤刪的資料

安裝 Dropbox 並且開始使用它之後,我們的資料就受到嚴密的保護。

它的即時備份功能並不祇是幫我們把檔案傳來傳去這麼簡單而已,它可以做為資源回收筒使用,更重要的是它還有版本控制功能。

就算我們偶爾做一些傻事,誤刪了重要的檔案,Dropbox 還是可以幫我們救回來 -- 當然,祇限於 Dropbox 資料夾內的檔案。

利用 Dropbox 救回誤刪的檔案

假設我不小心選擇了一個檔案,並且按到工具列上的刪除鈕,把檔案移到了資源回收筒。

誤刪檔案,將其移至資源回收筒
圖、誤刪檔案,將其移至資源回收筒

更糟的是,我根本沒發現我做的蠢事,沒來得及將誤刪的檔案給救回來,就把資源回收筒清理掉了。

將資源回收筒清理乾淨
圖、將資源回收筒清理乾淨

很好,我把檔案砍了、資源回收筒清乾淨了,清完後才發現我誤刪了資料,準備要掉眼淚了吧?不用擔心,就算我們把電腦裡面的資源回收筒清乾淨,我們還是可以從 Dropbox 把檔案救回來。

當我們在自己的電腦刪除檔案時,Dropbox 也會把在伺服器上面的同一個檔案刪除,並且將那個檔案移到 Dropbox 網站的資源回收筒裡面。不過,我們清理自己電腦的資源回收筒時,並不會影響 Dropbox 的回收筒,所以被我們清掉的檔案在 Dropbox 網站回收筒中還可以找得到。

那麼要怎麼從 Dropbox 的資源回收筒救回我們的檔案呢?這就需要進入 Dropbox 的網頁來操作了。你可以在瀏覽器中輸入 https://www.dropbox.com/ 連上 Dropbox 網頁後再登入自己的帳號,但還有更快的方法。

記得在 Dropbox 的右鍵選單還有個直接開啟 Dropbox 網頁的選項嗎?需要連至 Dropbox 網頁的話,點一下這個選項就直接連結到我們的 Dropbox 網頁去了,這樣簡單多了。

所以,點選這連結選項,開啟 Dropbox 網頁吧!

連結至 Dropbox 網頁
圖、連結至 Dropbox 網頁

連上 Dropbox 的網頁後,畫面上有個 Show deleted files (顯示被刪除的檔案) 選項,點選它就可以看到被刪除的檔案了。

顯示被刪除的檔案
圖、顯示被刪除的檔案

按下 Show deleted files 選項,在原本的檔案中會出現幾個淺灰色,並且標示著 deleted 的檔案,這些淺灰色的檔案就是已經被刪除,但是還存放在資源回收筒中,可以被救回的檔案。

選擇我們要救回的檔案,點選檔案右邊的小三角形,再選擇 Undelete 功能,準備救回檔案。

選擇要救回的檔案
圖、選擇要救回的檔案

Dropbox 會出現一個對話框,再次問我們是不是真的要將這些檔案救回來,選擇 Undelete 確定將檔案救回。

確定要將檔案救回
圖、確定要將檔案救回

檔案救回後,一會兒在我們的 Dropbox 資料夾中就可以看到被誤刪且從資源回收筒中清除的檔案又出現在我們的資料中了。

檔案重新出現在 Dropbox 資料夾中,已正確救回檔案
圖、檔案重新出現在 Dropbox 資料夾中,已正確救回檔案

利用 Dropbox,我們不需要動用 Recuva File Recovery 之類的程式,就能把已經從資源回收筒中清理掉的檔案救回來。

Recuva File Recovery 是一套好用的檔案復原軟體 (免費),不過要在硬碟還沒有寫入資料的清況下比較有可能救回檔案;Dropbox 不論硬碟是否有經過讀寫都能救回檔案,但祇能救 Dropbox 資料夾內的檔案。因此兩者各有其適用的時機。

『那麼,檔案在 Dropbox 網站的資源回收筒會存放多久呢?』

在 Dropbox 網站的資源回收筒裡面的檔案都會被存放 30 天,30 天後如果沒有把檔案救回來,Dropbox 就會認為我們是真的不需要這個檔案,那時才真正的把檔案清除掉。所以我們在誤刪檔案的 30 天之內都還能從 Dropbox 把檔案救回來 (超過 30 天才發現檔案誤刪?那就真的沒救了。)。

為了避免超過 30 天的檔案完全救不回來,三不五時連線至 Dropbox 網頁上瞄一下我們刪除的檔案,仔細看看是不是有誤刪的情況,趁著能救的時候趕緊將檔案救回來吧。

如果你覺得把 Dropbox 當作是資料備份同步軟體、網路的資源回收筒就已經很好用的話,那我要跟你說,其實 Dropbox 最好用的是它具有版本控制的能力,那才是最好用的東西

檔案版本控制

『版本控制?嘿喜蝦咪毀?以前完全沒有聽說過這種東西,怎麼可能會好用?好用的話應該我早就聽過了啊!』

是這樣子的,我們撰寫的檔案常常會修修改改,今天撰寫一些內容,存檔;明天撰寫一些內容,存檔。這樣子兩天的檔案內容就不一樣了,我們說這就是兩個不一樣版本的檔案。

比方說上次我在 Word 中撰寫一個檔案,然後把這個 Word 檔案存到 Dropbox 資料夾。

將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾
圖、將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾

這個新建的 Word 檔內容就是之前介紹 iPad 上的 Molecules 分子模型程式文章。

原始的 Word 內容
圖、原始的 Word 內容

打開 Word 的摘要資訊功能,可以看到目前的檔案是第一版。

目前的檔案是第一版
圖、目前的檔案是第一版

經過一番修修改改、存檔的動作後,這個檔案已經變成第三版了。

目前檔案是第三版
圖、目前檔案是第三版

日後打開檔案時,我發現這個第三版的檔案竟然誤刪了兩大段的內容,糟糕的是,因為已經將檔案關閉過,所以已經無法利用 Undo 功能還原了。

誤刪資料使得資料不完整
圖、誤刪資料使得資料不完整

上述的意外應該很常見吧?在我們修改檔案的過程中,將某段文字刪除後隔天才發現原本寫的內容比較好,想救卻救不回來;或是用筆電的人常常會因為不小心碰到觸控版,游標亂跑而造成誤刪,過了好久以後才發現文章被刪掉了,或是有時候把 Word 存檔,下一次竟然再也打不開了,這些意外情形很常發生。

為了避免這樣的意外,聰明的你會怎麼做?

我們為了避免誤刪文章內容,所以常常在存檔的時候會選擇『另存新檔』功能,然後在檔案名稱後面加上日期做分別。比方說 Molecules_201102051022.doc 代表 2011 年 02 月 05 日上午 10 點 22 分存的檔案;修改後,我們把檔案另存為 Molecules_201102061343.doc,表示這是 06 日 13 點 43 分儲存的檔案。如果新的檔案出現了問題,就去開啟舊版本把誤刪的內容複製回來。

可是這樣子不是很累嗎?要手動選擇另存新檔功能,還要手動輸入新的檔案名稱,然後一個檔案變成一堆內容相近的檔案,過一陣子還要把舊的檔案刪除……真是太費工了。如果這個過程能夠自動化那不是很好嗎?

嗯,所謂的版本控制就是在做這些事。

版本控制程式會幫我們把每一個版本的檔案分別儲存,我們所需要做的工作就是存檔,其他就交給版本控制程式就好了,它會幫我們把檔案編號再存檔。我們手上都祇留著最新的版本,日後如果需要舊資料,就調出較早的檔案版本,從舊檔案中複製內容即可。

版本控制不是新技術,程式設計者們已經運用在他們的工作中許多年了。

因為寫程式設計師常常要對檔案修修改改,為了避免把檔案改錯了,所以早早就發展出版本控制的技術輔助檔案編輯。我以前寫過一篇 Svn Server 安裝的文章,那就是版本控制程式,Google 協作平台也具有版本控制功能。雖然早早就有 Svn Server 與 Google 協作平台之類的技術,但一直到了 Dropbox 出現,一般使用者才有好用的版本控制程式。

當我們安裝好 Dropbox 時,就已經擁有版本控制的功能了。我們的檔案存檔後,Dropbox 將檔案自動備份至網站上,但是它做的並不祇那麼簡單,Dropbox 會依照版本的不同將檔案分別存檔於網站上,我們的電腦中祇保留最新的版本檔案,如果沒有問題的話,就繼續使用這個最新版本即可。

Dropbox 網站的版本控制功能
圖、Dropbox 網站的版本控制功能

你可能會有疑問:『存很多版本的檔案應該很耗硬碟空間吧?那 Dropbox 怎麼保留這些版本?』

嗯,又問到重點了。其實 Dropbox 也是保留近一個月來的版本而已,超過一個月的版本就刪除,以免佔用硬碟空間。雖然祇保留最近一個月的檔案版本,但也非常夠用了,一個月都沒有去調用的舊版本,日後要再調用的機會其實十分微小,大可刪除以釋出硬碟空間。

Dropbox 的檔案版本控制

那麼怎麼使用 Dropbox 的檔案版本控制調出舊版的檔案呢?其實很簡單,祇要在檔案上面按右鍵,選擇選單中的『Dropbox ==> View Previous Versions (瀏覽先前的版本)』功能就可以了。

從右鍵選單中選擇瀏覽先前檔案版本
圖、從右鍵選單中選擇瀏覽先前檔案版本

選擇觀看舊版資料後,Dropbox 會連線至網站上,我們可以一次瀏覽剛剛選取檔案的所有版本,喔,好吧,最近一個月以來的所有版本。

以 Molecules.doc 這個檔案來說,目前 Dropbox 網站上共存有三個版本,分別是 3 分鐘前存檔、5 分鐘前存檔,以及 6 分鐘前存檔的最舊版本。因為我現在想要將檔案回復為版本 1,所以我選擇要恢復至 6 分鐘前的版本,然後按下 Restore 鍵調出舊檔案。

選取想要的版本回存
圖、選取想要的版本回存

按下 Restore 鍵後,Dropbox 顯示一個訊息,告訴我們舊版回存成功。

Dropbox 網站中的舊版本已下載至我們的電腦
圖、Dropbox 網站中的舊版本已下載至我們的電腦

趕快打開 Molecules.doc 檢查一下,果然已經恢復為舊版檔案了,不小心誤刪的段落又都出現了,阿彌陀佛,阿門。

檔案回復為原始版本
圖、檔案回復為原始版本

『喂喂喂,等等,等等,我最新的檔案中還有一些想要留下的資料啊,你這樣一次回復到最原始的版本,我那些後來新增的內容怎麼辦啊?』

啊,對,也是有這種可能。有時候我們想要留下最新版本的檔案,但是還要加入舊版本的一些內容,直接 Restore 舊版本的話,新版內容就不見了啊。所以我們需要的是把舊版本下載到別的地方,然後同時開啟新舊版本,新舊檔案對照,彼此 copy & paste。

要下載舊版本 (而不是回復為舊版本),我們可以在 Dropbox 的網站上按一下像放大鏡一樣的 Preview 按鈕,就可以預覽舊版本檔案。

利用預覽功能下載舊檔案
圖、利用預覽功能下載舊檔案

按下預覽功能後,會跳出檔案下載畫面,我們把這檔案存檔到別的地方,或是改個名稱存檔,這樣不會覆蓋最新版本檔案,我們就可以同時比較新舊版本的內容,把我們需要的內容挑選出來了。

從 Dropbox 網站把舊版檔案另存為其他檔名
圖、從 Dropbox 網站把舊版檔案另存為其他檔名

版本控制功能是一個比較進階的應用,但是利用 Dropbox 這個免費的程式 & 網站服務,我們可以很容易就應用版本控制技術來保持檔案的完整。配合 Dropbox 本身的備份、同步 & 資源回收筒功能,我們的檔案可以被保護的很完善。

我自己受惠於版本控制程式已久,不小心刪掉的檔案都還能救回來。現在有了 Dropbox 這個平易近人的版本控制軟體,強烈建議你一定要立刻馬上現在就開始使用版本控制,你會發現自己的檔案管理容易多了。:)

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