2011年2月8日 星期二

Dropbox 讓檔案自動備份

現在電腦科技發達,許多人都已經離不開電腦。把網路線拔掉,再把電腦關掉,這許多人 (包含我在內) 當場變成什麼也不會的廢人。

電腦這麼方便的工具用久了就會有檔案一大堆的後遺症,檔案多了之後分類困難、備份很煩,多數人就懶得去備份資料了。祇是這樣賭運氣的結果沒事就沒事,哪一天硬碟爆掉恐怕眼淚會落下來。備份雖煩,但還是不得不做。

以前我曾介紹過國人自製的資料備份精靈,可將資料定時自動備份到其他硬碟 (依照我們設定的時間備份)。國外的 Dropbox 服務則可以將我們的資料即時自動備份到 Dropbox 網站 (祇要檔案有修改,幾秒鐘之內就會自己上傳到 Dropbox 的網站)。同時運用定時與即時的兩種備份方式,可以確保我們的檔案安全。

利用 Dropbox 異地備份資料

Dropbox 將檔案備份至網站上
圖、Dropbox 將檔案備份至網站上

將檔案備份到 Dropbox 的網站有個好處,我們可以在任何有網路的地方連上 Dropbox 的網站下載檔案,將檔案備份在自己的硬碟中就沒有這樣的優勢 (我指一般的使用者啦,會自己架站的網友當然可以連回自己的電腦)。

這樣一來我在家裡上傳至 Dropbox 的檔案,也可以再下載回來筆電中繼續修改,等於我們多了一個免費的網路硬碟可以使用。

在其他地方下載網站上的檔案
圖、在其他地方下載網站上的檔案

要將檔案備份到 Dropbox 非常簡單,祇要到它們的網站註冊一個帳號,再安裝 Dropbox 程式,然後就一切自動了,不需要我們再做其他設定。如果在桌上電腦 & 筆電上都安裝 Dropbox 程式,那麼前一張圖片的『從 Server 下載檔案』也是自動進行,不需要我們再費心。

而且,一旦筆電也安裝了 Dropbox 程式,它也就擁有『檔案一修改就自動備份』的優點,可以將我們的檔案即時備份到 Dropbox 網站去。

在筆電修改的檔案也能自動備份
圖、在筆電修改的檔案也能自動備份

我們在筆電中修改的檔案自動備份至 Dropbox 的網站後,等到我們回到家,打開桌上電腦,ㄟ,檔案又自動的從 Dropbox 網站下載到桌上型電腦了。這完全是懶人的福音啊!

檔案的備份與下載都是自動進行
圖、檔案的備份與下載都是自動進行

所以,利用 Dropbox 的免費服務,我們很容易就可以做好資料備份 (如果是在不同台電腦中讓檔案互通,那就不祇是備份,而是做到資料同步了)。

『可是,把檔案上傳到人家的電腦裡去,我的秘密不就都被看光光了嗎?』

確實是這樣子沒錯,把檔案上傳到別人的電腦就是會有這樣的顧忌。所以個人的私密資料就不要傳到它的網站,至於讀書計劃、下載的論文、已發表的論文、辦公室的一般文件這類不具私密性的檔案就可以放心的備份到 Dropbox 網站去。

不怕一萬,祇怕萬一

『我祇要用之前介紹的那個資料備份精靈把檔案備份到其他硬碟就好了啊,何必這麼麻煩?』

嗯,我們在做資料備份時,都是希望能備份在越多地方越好。如果祇把檔案備份在另一顆硬碟,哪天火災將電腦燒壞了,或是地震時電腦從桌上摔下來,或是打雷把電腦燒了,甚至是家裡遭小偷,不論是前面哪一種狀況,即使檔案備份在不同的硬碟中還是可能一次全滅。

不要說這些都是不太可能發生的事,我有好幾個朋友的電腦被雷擊,我的學弟還被雷擊過兩次;我爸服務的公司有次一百多台電腦一起被雷打爆,辦公室炸的亂七八糟。我住的地方遭過小偷,也有朋友的電腦放車上被偷,這些意外其實不少見。

呣,講『我的學弟』可能大家沒什麼感覺……在網路上混的生物老師們應該都看過陽光貝貝拉的胎盤吧?我們這位偉大的貝貝拉小姐坐著輪椅趕到產房拍自己產出的胎盤當教材……,嗯,這位學弟就是貝貝拉的先生,這樣有沒有比較有感覺?搞不好你也曾見過貝貝拉的先生……,所以雷擊不是那麼少見的。

將檔案備份至 Dropbox 就是要避免這樣的狀況。位處在美國的 Dropbox 機房與我家同時發生災難的機會不太大,即便是我家的資料毀了,我還是很有可能可以從 Dropbox 下載備份資料,所以我會建議定時備份與即時備份兩個都做,這樣資料會更有保障。

Dropbox 相關資訊

Dropbox 網站:https://www.dropbox.com/
語言版本:英語
程式下載處:下載檔案

安裝 Dropbox 程式

下載了 Dropbox 的安裝檔後,點按兩下執行程式,按下 Install 就開始安裝 Dropbox 程式。

按 Install 安裝 Dropbox
圖、按 Install 安裝 Dropbox

開始安裝時 Dropbox 會問我們是否有 Dropbox 網站的帳號,因為我們還沒用過 Dropbox 的服務,所以就選擇要註冊一個新帳號吧 (以後再到別台電腦安裝 Dropbox 時,就選擇已經有帳號的選項)。

選擇註冊新帳號
圖、選擇註冊新帳號

註冊帳號的頁面最重要的就是 Email & Password 一定要填對,Dropbox 是以 Email 做為帳號,這地方填錯了就得重新申請一次。其他兩欄 First name (名字) & Last name (姓氏) 可以任意填,不會有什麼影響。

以 Email 做為帳號
圖、以 Email 做為帳號

按下一步後,畫面會等一下子,再出現的畫面就是要我們登入 Dropbox,這個登入畫面出現就表示帳號申請成功了。就用我們剛剛申請的帳號 & 密碼來登入吧。

以新註冊的帳號 (Email) 登入 Dropbox
圖、以新註冊的帳號 (Email) 登入 Dropbox

第一次登入,Dropbox 會問我們要不要將帳號昇級。免費的 Dropbox 可以擁有 2GB 的空間,如果覺得 2GB 不夠用,那麼可以購買 50GB 或是 100GB 的空間,不過都不便宜就是了,以 50GB 的空間來說,每個月要價美金 $9.99,約台幣 300 元。一般人的資料應該都在 2GB 以下,所以這個錢就先省下來吧 (而且 Dropbox 還有其他方式可以免費升級到 16GB 的空間)。

選擇 2GB 的免費服務
圖、選擇 2GB 的免費服務

選擇免費服務後,按下一步進行設定。一般來說祇要以 Dropbox 的內定值 (Typical) 就可以了,不過我還是喜歡自己設定一下 Dropbox 的資料夾要放在哪邊,這樣會更好用,所以選擇 Advanced 吧。

選擇 Advanced 調整個人設定
圖、選擇 Advanced 調整個人設定

按下一步之後,我們就可以調整 Dropbox 的資料夾位置。

Dropbox 的工作原理是這樣子的:Dropbox 會在『我的文件』中建立一個叫做 Dropbox 的資料夾,祇要是存在 Dropbox 資料夾中的檔案,它都會自動即時備份。不過放在『我的文件』中,要開啟時還要點好幾下滑鼠,比較麻煩,所以我習慣把它移到桌面上。

所以就選擇要改變 Dropbox 資料夾位置吧!

選擇要更改資料夾位置
圖、選擇要更改資料夾位置

要把 Dropbox 資料夾移到哪邊呢?為了方便我們開啟檔案,就移到桌面上吧。

將 Dropbox 資料夾置於桌面
圖、將 Dropbox 資料夾置於桌面

日後祇要是儲存於『桌面 \ Dropbox』這個資料夾中的資料都要自動備份了 (不需要備份的檔案就不要放在這個資料夾,以免佔用寶貴的 2GB 空間)。

設定所有資料都要自動備份
圖、設定所有資料都要自動備份

到這裡就已經安裝 & 設定完畢,Dropbox 會以幾個畫面教導我們怎麼使用 Dropbox,直接按下一步,甚至是 Skip tour 都可以。

Dropbox 的歡迎畫面,直接下一步即可
圖、Dropbox 的歡迎畫面,直接下一步即可

安裝好 Dropbox 程式之後,在畫面右下角會出現一個小小的盒子圖案,告訴我們可以把檔案丟到盒子裡去了 (Dropbox)。

Dropbox 的系統區圖示
圖、Dropbox 的系統區圖示

一路按 Next 完成安裝之後,Dropbox 就待在右下角默默的工作,下次開機它也會自動執行,隨時注意是否有檔案需要備份。

第一次安裝時,Dropbox 會從網站下載一些範例資料,之後會出現一個小小的框框告訴我們已經下載完成 (因為我之前研習時有放一些資料做示範,所以我這邊下載了 7 個檔案,你的 Dropbox 下載的範例檔案會少一點)。

這些下載的檔案都放在桌面的 Dropbox 資料夾中,祇要打開資料夾就可以看到檔案了。

自動從 Dropbox 網站下載資料
圖、自動從 Dropbox 網站下載資料

如果所有的檔案都上傳、下載完成,右下角的 Dropbox 圖示會有一個勾勾,否則就是一個旋轉的箭頭。

Dropbox 檔案同步完成
圖、Dropbox 檔案同步完成

沒有安裝在桌面也不用擔心

你可能會想:『糟了,糟了,看你在桌面上直接開啟 Dropbox 資料夾很方便,可是我之前安裝 Dropbox 時沒有把它的資料夾移到桌面上,現在怎麼辦啊?』

其實不用擔心,祇要在右下角的圖示按右鍵,選擇 Open Dropbox folder 也可以快速開啟 Dropbox 資料夾,祇是沒有放在桌面上那麼直接方便就是了。

從右下角選單開啟 Dropbox 資料夾
圖、從右下角選單開啟 Dropbox 資料夾

在 Dropbox 的右鍵選單還有個直接開啟 Dropbox 網頁的選項,需要連至 Dropbox 網頁的話,點一下這個選項就直接連結到我們的 Dropbox 網頁去了,有時候我們要救檔案的時候這個選項會很方便。

連結至 Dropbox 網頁
圖、連結至 Dropbox 網頁

在 Dropbox 資料夾中新增檔案

安裝好 Dropbox,也自動下載了範例檔案,再來呢?我要怎麼樣把要備份的資料傳到 Dropbox 網站呢?

很簡單,前面有提過,祇要是把檔案加入 Dropbox 的資料夾,就會自動上傳到網站去了。所以,我祇要把我要備份的檔案用拖拉的方式拉到 Dropbox 資料夾去,就備份完成了。

將檔案拖拉至 Dropbox 資料夾
圖、將檔案拖拉至 Dropbox 資料夾

新增檔案後,右下角的 Dropbox 圖示箭頭轉啊轉,轉了一會兒變成綠色勾勾,檔案已經上傳到 Dropbox 嘍。

出現綠色勾勾檔案就備份至 Dropbox 完成
圖、出現綠色勾勾檔案就備份完成

已經存在電腦中的檔案可以拖拉到 Dropbox 進行備份,我們也可以把新的檔案存到 Dropbox 去,它也會自動備份。

比方說我在 Word 中撰寫一個檔案,然後把這個 Word 檔案存到 Dropbox 資料夾。

將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾
圖、將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾

Word 檔存入 Dropbox 資料夾後,關掉 Word 程式,這個新增的檔案就備份到 Dropbox 網站去了 (一定要關閉 Word 才會備份。如果 Word 還開著,Word 程式會說:『嘿,這個檔案我還在編輯,別人都不能跟我搶!』這個時候是沒辦法備份的)。

關閉 Word 程式後,新增的 Word 檔案自動備份完成
圖、關閉 Word 程式後,新增的 Word 檔案自動備份完成

利用 Dropbox 來備份資料,祇要申請一次帳號,安裝一下程式,然後就都不需要我們再煩惱了,所以我覺得這是一個很棒的服務。我想,再怎麼懶惰,還是可以花個 5 分鐘來做一下這個設定,這 5 分鐘的時間可以換來檔案的安全,真的很值得!所以我推薦大家安裝 Dropbox,它的自動備份真的很好用。

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