2011年2月9日 星期三

用 Dropbox 版本控制功能還原誤刪的資料

安裝 Dropbox 並且開始使用它之後,我們的資料就受到嚴密的保護。

它的即時備份功能並不祇是幫我們把檔案傳來傳去這麼簡單而已,它可以做為資源回收筒使用,更重要的是它還有版本控制功能。

就算我們偶爾做一些傻事,誤刪了重要的檔案,Dropbox 還是可以幫我們救回來 -- 當然,祇限於 Dropbox 資料夾內的檔案。

利用 Dropbox 救回誤刪的檔案

假設我不小心選擇了一個檔案,並且按到工具列上的刪除鈕,把檔案移到了資源回收筒。

誤刪檔案,將其移至資源回收筒
圖、誤刪檔案,將其移至資源回收筒

更糟的是,我根本沒發現我做的蠢事,沒來得及將誤刪的檔案給救回來,就把資源回收筒清理掉了。

將資源回收筒清理乾淨
圖、將資源回收筒清理乾淨

很好,我把檔案砍了、資源回收筒清乾淨了,清完後才發現我誤刪了資料,準備要掉眼淚了吧?不用擔心,就算我們把電腦裡面的資源回收筒清乾淨,我們還是可以從 Dropbox 把檔案救回來。

當我們在自己的電腦刪除檔案時,Dropbox 也會把在伺服器上面的同一個檔案刪除,並且將那個檔案移到 Dropbox 網站的資源回收筒裡面。不過,我們清理自己電腦的資源回收筒時,並不會影響 Dropbox 的回收筒,所以被我們清掉的檔案在 Dropbox 網站回收筒中還可以找得到。

那麼要怎麼從 Dropbox 的資源回收筒救回我們的檔案呢?這就需要進入 Dropbox 的網頁來操作了。你可以在瀏覽器中輸入 https://www.dropbox.com/ 連上 Dropbox 網頁後再登入自己的帳號,但還有更快的方法。

記得在 Dropbox 的右鍵選單還有個直接開啟 Dropbox 網頁的選項嗎?需要連至 Dropbox 網頁的話,點一下這個選項就直接連結到我們的 Dropbox 網頁去了,這樣簡單多了。

所以,點選這連結選項,開啟 Dropbox 網頁吧!

連結至 Dropbox 網頁
圖、連結至 Dropbox 網頁

連上 Dropbox 的網頁後,畫面上有個 Show deleted files (顯示被刪除的檔案) 選項,點選它就可以看到被刪除的檔案了。

顯示被刪除的檔案
圖、顯示被刪除的檔案

按下 Show deleted files 選項,在原本的檔案中會出現幾個淺灰色,並且標示著 deleted 的檔案,這些淺灰色的檔案就是已經被刪除,但是還存放在資源回收筒中,可以被救回的檔案。

選擇我們要救回的檔案,點選檔案右邊的小三角形,再選擇 Undelete 功能,準備救回檔案。

選擇要救回的檔案
圖、選擇要救回的檔案

Dropbox 會出現一個對話框,再次問我們是不是真的要將這些檔案救回來,選擇 Undelete 確定將檔案救回。

確定要將檔案救回
圖、確定要將檔案救回

檔案救回後,一會兒在我們的 Dropbox 資料夾中就可以看到被誤刪且從資源回收筒中清除的檔案又出現在我們的資料中了。

檔案重新出現在 Dropbox 資料夾中,已正確救回檔案
圖、檔案重新出現在 Dropbox 資料夾中,已正確救回檔案

利用 Dropbox,我們不需要動用 Recuva File Recovery 之類的程式,就能把已經從資源回收筒中清理掉的檔案救回來。

Recuva File Recovery 是一套好用的檔案復原軟體 (免費),不過要在硬碟還沒有寫入資料的清況下比較有可能救回檔案;Dropbox 不論硬碟是否有經過讀寫都能救回檔案,但祇能救 Dropbox 資料夾內的檔案。因此兩者各有其適用的時機。

『那麼,檔案在 Dropbox 網站的資源回收筒會存放多久呢?』

在 Dropbox 網站的資源回收筒裡面的檔案都會被存放 30 天,30 天後如果沒有把檔案救回來,Dropbox 就會認為我們是真的不需要這個檔案,那時才真正的把檔案清除掉。所以我們在誤刪檔案的 30 天之內都還能從 Dropbox 把檔案救回來 (超過 30 天才發現檔案誤刪?那就真的沒救了。)。

為了避免超過 30 天的檔案完全救不回來,三不五時連線至 Dropbox 網頁上瞄一下我們刪除的檔案,仔細看看是不是有誤刪的情況,趁著能救的時候趕緊將檔案救回來吧。

如果你覺得把 Dropbox 當作是資料備份同步軟體、網路的資源回收筒就已經很好用的話,那我要跟你說,其實 Dropbox 最好用的是它具有版本控制的能力,那才是最好用的東西

檔案版本控制

『版本控制?嘿喜蝦咪毀?以前完全沒有聽說過這種東西,怎麼可能會好用?好用的話應該我早就聽過了啊!』

是這樣子的,我們撰寫的檔案常常會修修改改,今天撰寫一些內容,存檔;明天撰寫一些內容,存檔。這樣子兩天的檔案內容就不一樣了,我們說這就是兩個不一樣版本的檔案。

比方說上次我在 Word 中撰寫一個檔案,然後把這個 Word 檔案存到 Dropbox 資料夾。

將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾
圖、將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾

這個新建的 Word 檔內容就是之前介紹 iPad 上的 Molecules 分子模型程式文章。

原始的 Word 內容
圖、原始的 Word 內容

打開 Word 的摘要資訊功能,可以看到目前的檔案是第一版。

目前的檔案是第一版
圖、目前的檔案是第一版

經過一番修修改改、存檔的動作後,這個檔案已經變成第三版了。

目前檔案是第三版
圖、目前檔案是第三版

日後打開檔案時,我發現這個第三版的檔案竟然誤刪了兩大段的內容,糟糕的是,因為已經將檔案關閉過,所以已經無法利用 Undo 功能還原了。

誤刪資料使得資料不完整
圖、誤刪資料使得資料不完整

上述的意外應該很常見吧?在我們修改檔案的過程中,將某段文字刪除後隔天才發現原本寫的內容比較好,想救卻救不回來;或是用筆電的人常常會因為不小心碰到觸控版,游標亂跑而造成誤刪,過了好久以後才發現文章被刪掉了,或是有時候把 Word 存檔,下一次竟然再也打不開了,這些意外情形很常發生。

為了避免這樣的意外,聰明的你會怎麼做?

我們為了避免誤刪文章內容,所以常常在存檔的時候會選擇『另存新檔』功能,然後在檔案名稱後面加上日期做分別。比方說 Molecules_201102051022.doc 代表 2011 年 02 月 05 日上午 10 點 22 分存的檔案;修改後,我們把檔案另存為 Molecules_201102061343.doc,表示這是 06 日 13 點 43 分儲存的檔案。如果新的檔案出現了問題,就去開啟舊版本把誤刪的內容複製回來。

可是這樣子不是很累嗎?要手動選擇另存新檔功能,還要手動輸入新的檔案名稱,然後一個檔案變成一堆內容相近的檔案,過一陣子還要把舊的檔案刪除……真是太費工了。如果這個過程能夠自動化那不是很好嗎?

嗯,所謂的版本控制就是在做這些事。

版本控制程式會幫我們把每一個版本的檔案分別儲存,我們所需要做的工作就是存檔,其他就交給版本控制程式就好了,它會幫我們把檔案編號再存檔。我們手上都祇留著最新的版本,日後如果需要舊資料,就調出較早的檔案版本,從舊檔案中複製內容即可。

版本控制不是新技術,程式設計者們已經運用在他們的工作中許多年了。

因為寫程式設計師常常要對檔案修修改改,為了避免把檔案改錯了,所以早早就發展出版本控制的技術輔助檔案編輯。我以前寫過一篇 Svn Server 安裝的文章,那就是版本控制程式,Google 協作平台也具有版本控制功能。雖然早早就有 Svn Server 與 Google 協作平台之類的技術,但一直到了 Dropbox 出現,一般使用者才有好用的版本控制程式。

當我們安裝好 Dropbox 時,就已經擁有版本控制的功能了。我們的檔案存檔後,Dropbox 將檔案自動備份至網站上,但是它做的並不祇那麼簡單,Dropbox 會依照版本的不同將檔案分別存檔於網站上,我們的電腦中祇保留最新的版本檔案,如果沒有問題的話,就繼續使用這個最新版本即可。

Dropbox 網站的版本控制功能
圖、Dropbox 網站的版本控制功能

你可能會有疑問:『存很多版本的檔案應該很耗硬碟空間吧?那 Dropbox 怎麼保留這些版本?』

嗯,又問到重點了。其實 Dropbox 也是保留近一個月來的版本而已,超過一個月的版本就刪除,以免佔用硬碟空間。雖然祇保留最近一個月的檔案版本,但也非常夠用了,一個月都沒有去調用的舊版本,日後要再調用的機會其實十分微小,大可刪除以釋出硬碟空間。

Dropbox 的檔案版本控制

那麼怎麼使用 Dropbox 的檔案版本控制調出舊版的檔案呢?其實很簡單,祇要在檔案上面按右鍵,選擇選單中的『Dropbox ==> View Previous Versions (瀏覽先前的版本)』功能就可以了。

從右鍵選單中選擇瀏覽先前檔案版本
圖、從右鍵選單中選擇瀏覽先前檔案版本

選擇觀看舊版資料後,Dropbox 會連線至網站上,我們可以一次瀏覽剛剛選取檔案的所有版本,喔,好吧,最近一個月以來的所有版本。

以 Molecules.doc 這個檔案來說,目前 Dropbox 網站上共存有三個版本,分別是 3 分鐘前存檔、5 分鐘前存檔,以及 6 分鐘前存檔的最舊版本。因為我現在想要將檔案回復為版本 1,所以我選擇要恢復至 6 分鐘前的版本,然後按下 Restore 鍵調出舊檔案。

選取想要的版本回存
圖、選取想要的版本回存

按下 Restore 鍵後,Dropbox 顯示一個訊息,告訴我們舊版回存成功。

Dropbox 網站中的舊版本已下載至我們的電腦
圖、Dropbox 網站中的舊版本已下載至我們的電腦

趕快打開 Molecules.doc 檢查一下,果然已經恢復為舊版檔案了,不小心誤刪的段落又都出現了,阿彌陀佛,阿門。

檔案回復為原始版本
圖、檔案回復為原始版本

『喂喂喂,等等,等等,我最新的檔案中還有一些想要留下的資料啊,你這樣一次回復到最原始的版本,我那些後來新增的內容怎麼辦啊?』

啊,對,也是有這種可能。有時候我們想要留下最新版本的檔案,但是還要加入舊版本的一些內容,直接 Restore 舊版本的話,新版內容就不見了啊。所以我們需要的是把舊版本下載到別的地方,然後同時開啟新舊版本,新舊檔案對照,彼此 copy & paste。

要下載舊版本 (而不是回復為舊版本),我們可以在 Dropbox 的網站上按一下像放大鏡一樣的 Preview 按鈕,就可以預覽舊版本檔案。

利用預覽功能下載舊檔案
圖、利用預覽功能下載舊檔案

按下預覽功能後,會跳出檔案下載畫面,我們把這檔案存檔到別的地方,或是改個名稱存檔,這樣不會覆蓋最新版本檔案,我們就可以同時比較新舊版本的內容,把我們需要的內容挑選出來了。

從 Dropbox 網站把舊版檔案另存為其他檔名
圖、從 Dropbox 網站把舊版檔案另存為其他檔名

版本控制功能是一個比較進階的應用,但是利用 Dropbox 這個免費的程式 & 網站服務,我們可以很容易就應用版本控制技術來保持檔案的完整。配合 Dropbox 本身的備份、同步 & 資源回收筒功能,我們的檔案可以被保護的很完善。

我自己受惠於版本控制程式已久,不小心刪掉的檔案都還能救回來。現在有了 Dropbox 這個平易近人的版本控制軟體,強烈建議你一定要立刻馬上現在就開始使用版本控制,你會發現自己的檔案管理容易多了。:)

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