2011年5月12日 星期四

利用 Google Docs 分享 Word 檔案

以前部落格剛開始流行的時候,很多人想要將 Word、Excel、PowerPoint 檔案放上網路與他人分享卻不知道怎麼做才好。

有些人把 Word 檔的內容複製起來直接貼到部落格去,可是這樣貼 Word 檔的結果就是所有的表格、內容都亂掉了,變得難以閱讀。

也可以利用 SlideShare.net 之類的網站來分享檔案,把 Word 檔 (或是 Excel、PowerPoint 檔案) 傳到 SlideShare.net 後,以 SlideShare.net 網站的功能將 Word 檔案內容顯示在部落格中。但是 SlideShare.net 是英文網頁,許多人看到就放棄了。

後來 Google Docs (Google 文件) 也提供了類似的功能,我們可以把 Word 檔上傳至 Google Docs 再將檔案分享在網路上。2007 年時我錄製過影音教學教大家利用 Google Docs 共用、分享檔案,經過數年有些畫面選項變得不太相同,因此再重新寫一次 Word 檔分享教學。

上傳 Word 至 Google Docs

祇要有擁一個 Gmail 帳號 (我們學校的電子郵件就是使用 Gmail),在信件畫面左上角就可以看到『文件 (Google Docs)』功能,點選它吧。

選擇文件 (Google Docs) 功能
圖、選擇文件 (Google Docs) 功能

進入 Google Docs 之後,在左邊選單中可以看到『上載』的選項,選擇裡面上傳檔案的功能,就可以把我們的檔案上傳到 Google Docs 了。

選擇『上傳 ==> 檔案』
圖、選擇『上傳 ==> 檔案』

點選『上傳 ==> 檔案』後,會出現一個視窗讓我們選擇檔案上傳。找到我們想要分享、上傳的檔案後開啟它。

選擇我們想要上傳的檔案
圖、選擇我們想要上傳的檔案

Google 會再詢問一次,以確保我們真的想要上傳檔案。反正隨時可以將檔案刪除,就不用太擔心了,傳吧。:)

開始上傳檔案
圖、開始上傳檔案

過一會兒,檔案上傳成功就會出現在 Google Docs 的檔案列表中了。

上傳成功後檔案出現於列表中
圖、上傳成功後檔案出現於列表中

檔案上傳成功後,我們就可以準備將 Word 檔的內容分享在部落格上了。

將檔案內容發佈至部落格

要將檔案內容發佈至部落格,我們必須先開啟該檔案。Google Docs 是一個線上的 Word 系統,所以檔案開啟後我們可以修改文字內容、把文字加粗體,就像在操作 Word。

當然啦,如果你上傳的是 Excel 檔,或是 PowerPoint 檔,畫面就會像是在 Excel、PowerPoint 一樣了。

Google Docs 可讓我們像 Word 一樣編輯檔案
圖、Google Docs 可讓我們像 Word 一樣編輯檔案

在我們編輯的檔案右邊,有個共用的功能選項,在這個設定區中,我們祇要在『共用設定』裡填入朋友、同事的 Email,就可以與朋友、同事共同編輯這一個檔案。使用『發佈到網路』功能,就可以把檔案內容呈現在部落格之中。

選擇『共用 ==> 發佈到網路』
圖、選擇『共用 ==> 發佈到網路』

要將檔案發佈到網路前,我們還可以決定要讓全世界的人都看得到這個檔案?或是祇有特定的人才能看到檔案?比方說如果勾選了『使用者必須以向上國中帳戶登入才能檢視內容』,那麼,不是我們學校的人就無法觀看這個檔案內容了。

進行發佈的細項設定後發佈內容
圖、進行發佈的細項設定後發佈內容

發佈後會拿到兩種不同的代碼,分別是文件連結代碼 & 嵌入程式碼,可以依照自己的需求,copy 需要的代碼放到部落格之中。

發佈文件後取得連結網址 & 嵌入程式碼
圖、發佈文件後取得連結網址 & 嵌入程式碼

那個文件連結的網址可以利用 Email 傳給朋友,收信者祇要點選連結就可以看得到從 Word 轉出來變成的網頁內容。或是在部落格的文章中插入文件連結網址,有興趣的人點選連結就看得到內容,就像這樣

點選連結後即可看到發佈出來的檔案內容
圖、點選連結後即可看到發佈出來的檔案內容

我們在 Google Docs 中將檔案更新,網頁內容最慢 5 分鐘後也會隨之更新。

如果你以『嵌入程式碼』的方式將文件發佈到部落格,那麼看到的樣子就像底下例子,像是一個完整的 Word 檔放在部落格上面一樣,連 word 檔四周的留白都保留下來了。

所以 Google Docs 提供一個很方便的工具,讓我們能快速的將 Word 檔案內容發佈至部落格中分享他人。如果有檔案分享需求的人 (比方說要將教案放上部落格,卻不知道怎麼辦),可以試著使用 Google Docs 來完成工作。發佈的結果絕對比單純將檔案內容複製起來貼到部落格美觀的多。:)