2019年4月4日 星期四

Excel 期中考成績登記簿分享

擔任教師這個工作免不了要登錄學生的成績、製作成績單,為了減輕自己的工作量,所以我都用 Excel 來登錄成績 & 列印個別學生的成績單。

有同事覺得我的成績登記表好像還不錯,希望我能分享,所以我把我的 Excel 成績登記簿分享給大家。如果你下載後不知道如何使用,那麼就看我底下的說明吧。

打開我的 Excel 成績登記簿,第一眼看到的是空白的表格,不過別緊張,成績不是登記在這裡,這是要印成紙本給各科小老師使用的。

因為學校發的成績登記表格子很小一個,雖然我沒有近視,但看到所有東西都擠成一團就感覺很阿雜,所以自己畫一個成績登記簿印給各科小老師用。這個登記表我有加上深淺不同顏色,小老師不用尺對照也不太會寫錯格子。

給小老師的成績登記表
圖、給小老師的成績登記表

切換到 01-01 這個分頁,這才是真正登錄期中考各科成績的工作表。

解釋一下工作表命名的原則,第一個 01 代表上學期,後面的 01 代表第一次期中考,工作表 01-02 是上學期第二次期中考成績,02-01 是第二學期第一次期中考成績。

瞭解工作表命名原則後,仔細一看,姓名欄位怎麼都有個數字 0?

空白的期中考分數一覽表
圖、空白的期中考分數一覽表

是這樣子的,我是很一個很懶的人,我不想要一直做重覆的動作,所以我讓 Excel 去抓取最開始要印出紙本給小老師的成績登記表的資料,祇要那邊輸入姓名,後面的登記表就會自動出現姓名。不過現在才開始,都還沒有輸入資料,所以呈現數字 0。

所以,我們切換到最開始的工作表,填入學生姓名吧!對了,除了填入學生姓名外,在這一頁最上方的學校名稱 & 班級也記得要改,之後的表格都會參考這邊的資料顯示學校 & 班級。

在成績登記表填入學生姓名
圖、在成績登記表填入學生姓名

在成績登記表裡修改學校、班級 & 填入學生姓名後,後面的登記表也都跟著修改好了。

期中考分數表也出現姓名
圖、期中考分數表也出現姓名

輸入期中考各科成績

有了學生姓名之後,可以開始登錄分數了。有些學校有學務系統,直接從學務系統複製成績貼上就好,如果是小學校,沒有學務系統的就祇好手動輸入了。為了避免輸入錯誤,一樣有顏色深淺之別。

為了看出哪些學生成績較好、哪些學生成績該示警,我設定超過 90 分顯示為藍色;低於 60 分顯示為紅色。如果你是從其他地方複製成績過來貼上的,請記得利用『右鍵 ==> 貼上數值』的方式貼上成績,否則這些格式都會被清除。

至於總分 & 平均的計算公式,因為每個學校計算方式不一樣,所以請記得改變一下計算公式。

為了避免爭議,底下所有圖片的成績都是用亂數函式產生的,不是真實的學生成績。

填入各科成績
圖、填入各科成績

成績輸入完下方就有成績分布統計表 & 平均值、標準差,可以對成績的分布有個大致瞭解。

各科成績分布統計與平均、標準差
圖、各科成績分布統計與平均、標準差

上面的總表是給導師參考的,不能印給學生,要印給學生要用個別的成績單。拉動一下顯示範圍,就可以看到學生個別成績單也都做好了。

拉動顯示範圍
圖、拉動顯示範圍

學生個別成績單裡有學生各科分數 & 班級成績分布。

仔細看的話還可以發現我有附上名次 & 前次成績。教育部規定不可以呈現學生的排名,但很多家長不諒解:『有些家長不想要用成績給孩子壓力,所以要求不可以公布全班排名,這我可以理解。但連我祇想知道自己孩子在班上的排名都不可以?這是什麼不合理的規定?』

為了滿足想知道自己孩子排名的家長,所以留下名次這個欄位,不過請小心使用。

在個人成績表上還有前次的分數,可以讓學生 & 家長自己比較一下成績是進步還是退步。如果是一年級上學期第一次期中考,因為沒有前一次的分數,這邊就會顯示 00。

如果覺得名次 & 前次分數這兩欄不重要,按下 Delete 直接清除就好。但因為標題跨欄置中,所以沒辦法標記 L、M 兩欄直接刪除這兩欄的資料,祇能一個學生一個學生慢慢刪除。

個別學生成績
圖、個別學生成績

看一下成績輸入都沒問題,按下列印,裁切後就可以把成績單發給學生了。列印的時候祇會印出學生個人成績,班級總表不會列印。

列印個別學生成績單
圖、列印個別學生成績單

第二次 & 之後的期中考

有些老師的 Excel 成績表祇有一個工作表,第二次期中考時就把上一次的資料清空,再填入新的成績。但我喜歡留下所有資料,之後要查詢、對照都比較容易,反正現在硬碟容量夠大,資料能留下來總是比日後想查卻查不到來得好。

切換到 01-02 就可以登錄第二次期中考成績,而且會自動抓取前一次期中考成績來做比較。

自動抓取前一次期中考成績做比較
圖、自動抓取前一次期中考成績做比較

如果導師有做分組競賽,成績登錄表上也有預留空間可以讓導師填入組別號碼,之後會自動進行分數統計。最多可以有 6 組。

可以進行分組競賽
圖、可以進行分組競賽

一旦填入組別號碼後,Excel 會自動統計各組的進退步結果,底下這張圖可以看到第一組的學生平均退步 10 分,第二組平均進步 29 分。

統計各組組員平均進退步分數
圖、統計各組組員平均進退步分數

前面提過,我喜歡留下每次的成績可以查詢,但是每次要在不同的工作表之間切換也很累,所以我將一整學年的成績都彙整在一個工作表中,方便比較學生在不同考試中分數與名次的改變。

因為每次考試的難易度並不相同,所以祇看分數是沒有意義的,加上名次後就比較能獲得有意義的對照。

全年期中考分數與名次一覽表
圖、全年期中考分數與名次一覽表

從成績也能看出學生生活發生了一些變化。不過一般來說,導師應該都是學生生活發生變動後沒幾天就會有感覺,不太可能要依賴期中考成績來判斷學生是否生活出狀況,這裡祇是來用舉例而已。

可能生活出了一些狀況致使成績劇烈變動
圖、可能生活出了一些狀況致使成績劇烈變動

進入一個新的學年

你可能在前面會覺得很奇怪:『明明第一次期中考就沒有前一次的資料可以對照,為什麼還要保留這個欄位?』

因為學生升上二年級之後,第一次期中考就可以拿一年級的期末考來做比較了,所以那個欄位我還是保留。導師祇要把前一個學年的成績輸入就可以做對照。

Excel 是可以自動抓取不同檔案裡的資料,但是每個人檔案存放位置可能不同,所以我設定自動抓取資料的話可能會有不少問題發生。為了減少這些問題的產生,這一欄就讓大家手動輸入吧!反正也祇是把另一個檔案的成績複製,貼到這裡來就好了。

手動填入上學年期末考成績
圖、手動填入上學年期末考成績

這個期中考成績登記表我用了幾年,覺得還算方便,分享給大家,希望你也喜歡。

沒有留言:

張貼留言