在 Excel 中自動排序資料 (下)

上一次利用 Row()、Large()、Match()、Index() 這四個函數，我們讓 Excel 也能夠自動排序。

祇不過 Match() 與 Index() 並不是那麼直覺，如果比較少用的話，臨時使用時會想不起來要怎麼寫公式。

後來我想到，利用 Right() & Indirect() 函數來代替 Match() 和 Index() 應該會更容易一些。

原理說明

上回我們把 E 欄原始資料複製到 G 欄時，為了讓日後得以反查回去，所以在複製時特地加上了 ROW()*0.000001 做為特徵碼，排序後再用 Match() 反查資料。

因為後面加的特徵碼不一樣 (每個學生擁有獨立的一列，既然所在的列不相同，那麼 ROW()*0.000001 的結果一定不一樣)，就算是遇到了總分相同的情況，我們還是能夠正確反查。

如果偷懶沒加特徵碼，遇到同分狀況，我們的反查就永遠祇能查到第一筆資料。比方說小黑 & 小昕都是 159 分，不加特徵碼的情況下，我們會看到 Excel 列了兩筆小黑的資料，但是沒有小昕的資料，祇有加了特徵碼才能免除這個錯誤。

我們利用 Match() 反查時，因為加了特徵碼後的每筆資料都是獨一無二的，可以查到排序後的資料在 G 欄的位置，然後再從這個位置找出最原始資料。

但是何必這麼麻煩呢？

既然我們加的特徵碼是原始資料所在的列號，那麼我祇需看一下後面的特徵碼，就知道這筆資料原本是在哪裡了啊。比方說我看到其中一筆資料是 166.000009，最後面加的數字是 .000009，表示它來自於第 9 列，馬上可以找出原始資料。就是這麼簡單，不必再用複雜的 Match() 來比對了。

Excel 自動排序更新版

雖然新的方法比較簡便，但是一開始的資料複製 & Large() 排序還是得做，所以前兩個步驟與上一回的教學是相同的。

圖、複製資料並用 Large 函數排序

排序後，我們要看看這些資料原本是來自於哪裡。這時我們可以用 Right( ) 函數抓出最後的幾位數，就可以知道資料來源。

Right( ) 函數：

功能：找出字串最右邊數回來的 N 個字元
用法：Right(字串, N)

因為我們加的特徵碼是整個數值的最右邊 6 碼，所以我下 =Right(H2, 6) 這樣的指令就能把 H2 這一格資料的最後 6 位數截取下來。

圖、利用 Right( ) 函數截取最後 N 個字元

其實用 =Right(H2, 2) 截取 2 個字元就可以了，因為一個班級的學生頂多就是 30~40 位，所以祇截取最後 2 位數就好了。截取 6 位數完全祇是做一下示範而已。

截取下來的 6 位數字是 000007，表示 H2 這個總分排名第一的資料是來自於第 7 列。

圖、以 Right( ) 截取的 6 個字元

OK，我已經知道第一名的學生是第 7 列的學生，所以我看 B 這一欄的第 7 列，就可以知道考第一名的是小健。所以我輸入 ="B"&I2 ，因為 I2 現在是 000007 ，我這樣寫希望是希望 Excel 幫我顯示 B7 的資料，就像我們一開始在 G2 這一格寫 =E2 一樣。

但是我錯了，我輸入 ="B"&I2 之後顯示的是 B000007 ，變成了一串文字，這跟我要的答案完全不一樣啊！

& 符號：

功能：將 & 符號前後的字串連接起來
用法："字串"&"字串" ，字串前後要加上引號
範例：="32"&"45"&"13" 會串成 324513 這樣的字串；="你"&"好" 會變成你好

後來找了一下，Indirect( ) 函數可以達到我想要的結果。

Indirect( ) 函數：

功能：顯示文字串所對應的儲存格
用法：Indirect(字串)

既然 Indirect( ) 可以把一串文字解讀要對應的儲存格，那麼我就把剛剛的 "B"&I2 寫在 Indirect 的括號裡面，讓 Indirect 顯示 & 符號組合出來的字串所對應的儲存格資料吧。

圖、利用 Indirect( ) 函數顯示其他儲存格的資料

好，正確的找到總分 175 分的考生小健了！再來是要顯示小健的總分。

因為在原始資料中總分是放在 E 這一欄，所以我祇要用 "E" 串上 Right( ) 找到的列號，再用 Indirect( ) 就可以得到總分資料。

圖、再利用 Indirect( ) 函數查總分

結果相當讓人開心，我們用簡單的 Right( ) 與 Indirect( ) 同樣能找到排名第一的學生以及他的考試分數。

圖、利用 Right( ) 與 Indirect( ) 查得原始資料

既然公式正確的幫我們找到排名第一的學生了，那麼就把公式複製到其他格，依序排列第二名、第三名的學生吧。

圖、將公式複製至其他儲存格得到完整的排序結果

這次我們利用 Right( )、Indirect( ) 得到了與上回使用 Match( )、Index( ) 時相同的結果。換用 Right( ) 與 Indirect( ) 讓我們的做法變的比較直覺，很容易理解。

更重要的是，我們要輸入的公式變得簡短很多，不用擔心儲存格要不要加 $ 的問題，所以用新的公式出錯的機會應該會大大降低。希望這個新的方法能讓你更快速的解決問題。

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在 Excel 中自動排序資料 (上)

我們利用 Excel 的排序功能時，每一次想要看到排序資料，就得手動點選排序功能 Excel 才會幫忙排序。

如果希望 Excel 自動排序，每打一筆資料就顯示即時的排序結果，目前 Excel 並沒有提供直接的工具讓我們使用。要嘛就是得寫 VBA 程式，要嘛就是得轉幾個彎來達成這個目的。

以下的方法是我在 How to Sort with Formula 這個網頁所學到的。不過原作者寫的比較簡略，可能不是那麼容易就看懂，所以我試著從他的基礎出發再寫得更詳細一些，希望能幫助理解。

Excel 自動排序的原理解說

假設現在有三個數字 77、32、58，請問一下，這三個數字當中最大的是哪個數字？77？很好。那第二大的數字呢？58？不錯。第三大是哪個呢？32？很好。

現在我們把最大的數字、第二的數字以及第三大的數字連著一起看，77、58、32，ㄟ，這樣是不是等於已經將前面這三個數字由大至小排序排好了？

在 Excel 中，我們可以用 Large(N) 這個函數幫我們找出排行第 N 大的數字；所以上述的例子，我們可以用 Large(1) 找出最大的數字；Large(2) 找出排行第二的數字；Large(3) 找到第三大的數字，間接幫我們把數字由大排到小。

有 Large 就有 Small，Small(1) 會找出最小的數字 32；Small(2) 找出排行第二小的數字 58；Small(3) 找到第三小的數字 77，把這三個數字連著一起看，32、58、77，這就完成從小到大的排序。

因此利用 Large & Small 這兩個會自動更新的函數我們可以做出自動排序功能，解決 Excel 沒有提供自動排序功能的困擾。

加工原始資料

在開工之前我們得要做一些設定。為了不要動到原始資料，我們將資料移往其他的格子再繼續處理。我在 G2 這一格輸入 =E2，之後祇針對 G 這一欄做處理，這樣就不會改動到原始的資料了。

不過我們把資料移到其他地方去排序，順序亂了之後想要與原始資料對照的話可能會有點麻煩。為了方便日後與原始資料相對照，我們要在原始資料的最後方加上一個值，讓所有的資料都是唯一的，日後要尋找原始資料比較簡單。

我們可以在原始資料的最後方加上 ROW( )*0.000001 ，這樣加的值很小，不會影響排序的結果，但是加上它之後，日後要找原始資料會容易的多。

ROW( ) 函數說明

功能：傳回括號中格子位於第幾列。
用法：ROW(儲存格)
例子：ROW(E3) 會顯示 3；ROW(D44) 會顯示 44。括號中不填任何資料時，顯示目前位於第幾列。

小幫手：搞不清楚什麼是行？什麼是列嗎？喵凡告訴你！

因為要加上 ROW() * 0.000001 這個特徵碼，所以 G2 這一格要輸入的是 =E2 + ROW() * 0.000001 。

圖、利用 ROW( ) 函數將原始資料加上特徵碼

按下 Enter 鍵之後，G2 這一格顯示的數值……ㄟ，與原本 E2 沒有兩樣啊？！

不用擔心，那是因為我們加的數字實在是太小了，所以沒有顯示出來。

圖、新資料看起來與原始資料完全相同

雖然我們加上的微小值沒有顯示出來，不過完全不影響 Excel 的計算，所以不用管它。

如果你堅持要看到完整的資料才能安心，那麼也很簡單，祇要設定一下儲存格格式就可以讓它顯示出來了。

首先，將 G 這一整欄都標記起來，然後按右鍵，選擇『儲存格格式』，就可以設定這一整欄的顯示方式。

圖、設定儲存格格式

在儲存格格式的設定畫面中，設定這一整欄的資料都是數值，而且要顯示出 6 位小數。

圖、設定儲存格格式為 6 位小數

按下確定鍵之後，畫面上顯示的就是完整具有 6 位小數的數值了。

圖、儲存格格式已設定顯示 6 位小數

把 G2 的公式複製好之後我們要開始來排序了，先假設我們要從大排到小好了，所以這就要用到 Large( ) 功能。

Large( ) 函數：

功能：找出在某一範圍中第 N 大的數值
用法：Large(範圍, N)

假設我們要排序 G2:G9 這個範圍的資料，所以就把這個範圍填入 Large 函數中。但是如果祇寫 G2:G9，那麼公式複製到下一格時範圍會自動變成 G3:G10，這樣就錯了。為了避免 Excel 自動改變範圍，記得要加 $ 字號，變成 $G$2:$G$9，這樣複製公式時資料就不會錯了 (不懂為什麼要加 $ 字號？請看 Excel 定位：$ 字號的功用)。

解決了範圍，我們還要提供 N 值給 Large 函數。你要手動輸入 1、2、3、4 也是可以，不過我們還可以應用一下 ROW()。

我在 H2 這一格輸入的完整公式是： =Large($G$2:$G$9, ROW()-ROW($H$1))

H1 是標題，輸入 ROW(H1) 會得到 1；而我現在位在 H2 這一格，輸入 ROW()-ROW(H1) 會變成 2-1 = 1；在 H3 這一格輸入 ROW()-ROW(H1) 變成 3-1 = 2。

利用 $ 字號固定住 $H$1，再把 ROW()-ROW($H$1) 複製到底下的格子就可以依序查詢第 1 大、第 2 大……的資料了。

圖、利用 Large & Row 函數找排名第 N 大的數值

輸完公式，按下 Enter 就立即找到最大值 175。

圖、立即找到第 1 大的數值

把公式往下複製，馬上就依照數值大小依序排好。

圖、利用 Large 函數排序數字

現在已經利用 Large 函數將 G 欄數字排好次序了，但是有個小問題，就是我怎麼知道這些數字原本在哪邊呢？比方說，現在我知道總分 175 是最高分，但是這個 175 原本是在 G 欄的哪個位置啊？

當然利用工人智慧，以肉眼一一比對還是找的到，但這太辛苦了，有沒有快一點的方法？

有，我們可以利用 Match 函數找出它原本的位置。

Match( ) 函數：

功能：找出在特定範圍中是否有我們想要的值
用法：Match(想要查詢的值, 查詢範圍, 比較的方式)

比較方式：
1：找比較小的值；
0：找完全相同的值；
-1：找比較大的值

我想找的是 H2 這一格現在的 175 到底原本排在 G2:G9 的哪邊，利用 =Match(H2, $G$2:$G$9,0) 就可以得到 6 這個答案。表示說 175 這個數字排列在 G2:G9 這個範圍的第 6 個位置。

G 欄的資料是從 E 這一欄一對一的複製過來的，所以在 G2:G9 這個範圍的第 6 個位置，那麼也會在 E 這一欄的第 6 個位置。知道這一點，我們就可以更進一步的利用 Index 函數查詢原始資料。

Index( ) 函數：

功能：找出在某一範圍中第 N 列，第 M 欄的數值
用法：Index(範圍, N 列, M 欄)

剛剛找到 175 是第 6 列的資料，所以我輸入 =Index($B$2:$E$9, 6, 1) 就會去找 B2:E9 這個範圍的第 6 列，第 1 欄的資料，得到『小健』。好，把 Match() 及 Index() 組合起來，輸入：

=Index($B$2:$E$9, Match(H2, $G$2:$G$9,0), 1) 可以得到最高分學生的名字

圖、利用 Index() 及 Match() 查詢原始資料

按下 Enter 鍵，果然把第一名的榮耀歸給了小健。

圖、利用 Index() 及 Match() 回推原始資料姓名

好，現在公式都不變，祇把最後的 1 改成 4，代表我要查詢的是 $B$2:$E$9 這個範圍的第 4 欄，也就是總分的資料

圖、利用 Index() 及 Match() 查詢原始資料的特定欄位

按下 Enter 鍵，我們把第 1 名的小健的總分給查出來了。

圖、利用 Index() 及 Match() 查詢原始資料的特定欄位

接著把公式複製下來就完成了。

圖、複製公式至其他儲存格

隱藏不需要的欄位

截至目前為止，我們已經可以讓 Excel 依據原始資料自動排序了，不過中間有幾個輔助欄，讓我們要看排序結果時不太方便。其實這是小問題，我們把這些輔助欄隱藏掉就是了。

假設你想要把 G & H 這兩欄隱藏起來，利用滑鼠在 G 上面按一下，滑鼠不放，拉動至 H 欄再放開滑鼠，這樣就把這兩欄都選取起來了。接著按滑鼠右鍵，選擇隱藏，這兩欄資料就暫時看不到了。

圖、標記欄位後選擇隱藏

執行後 G & H 兩欄就不見了。把這兩欄隱藏後，我們可以一眼就看到原始資料以及排序後的資料，方便多了。

圖、輔助欄位被隱藏看不見了

終於全部完工。從此之後，我們祇要更動了左邊的原始資料，右邊就會立即排序，可以看到即時的排序結果。

比方說小王的國文成績輸錯了，應該 99 分才對；小芬的國文、英文分別是 74、86，我們之前也都輸入錯誤。把資料更正過來後，右邊的排序資料馬上幫小王 & 小芬的排名往上提，太棒了！

圖、改變原始資料，Excel 立即更新排序

利用 Row()、Large()、Match()、Index() 這四個函數，我們達成了 Excel 沒有提供的自動排序功能，讓我們可以知道一群資料間的『即時戰況』，解決了我們一些困擾。

『不不不，一點也沒有解決！這四個函數好複雜，我記不起來！每次都還要查，真不方便。』

ㄟ，如果你有這樣的困擾的話，那，我還有個稍微簡便一點點的方法啦！我下次再教你，期待一下吧！:)

參考資料：

• How to Sort with Formula
• 行與列
• Excel 的定位方式：$ 字號有什麼用？

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使用 Excel 的排序功能為資料排序

寫這篇 Excel 的排序功能其實是為了更進一步的自動排序鋪路。

雖然不知道怎麼使用 Excel 排序的人可能很少了，但是為了確保每個人都在相同的起點，還是先寫一篇文章介紹一下。

利用 Excel 做簡單的排序

常利用 Excel 登錄資料的人大概都會有將資料排序的需求吧？比方說要底下的 8 個數字要將它們從小到大依序排好，這就是很常見需求。

圖、Excel 原始資料

你當然可以很豪氣的說：『ㄘㄟˊ，才 8 個數字，手動排序一下就好了啊，這有什麼困難的！』

話是沒錯，不過如果今天是 80 筆、800 筆、8 萬筆資料，那光是靠手動排序可就吃不消了吧？而且一定會有錯誤。其實 Excel 本身就能排序，而且做的又快又好。既然人工處理又慢又容易出錯，那麼能夠讓電腦自動做的事就儘量不要手動。

要讓 Excel 排序很簡單，祇要選擇排序功能，再選擇要從小排到大 (A 到 Z) 或是要由大排到小 (由 Z 到 A) 即可。讓我們試試由小排到大吧。

圖、在 Excel 中選擇圖示為漏斗的排序功能

按鈕按下去的瞬間，排序已經完成。就算 8 筆資料可以用手排，但是讓 Excel 幫我們排序還是快的多。

圖、Excel 已將數字由小至大排序完成

Excel 排序的實際應用

Excel 的排序功能在學校中最常的應用大概就是排列學生成績。其實要將學生的成績排序用 Rank 會更好，不過不管，那個以後有機會再說，我們先說排序功能就好。

圖、未排序的原始成績

學生的成績最上面一行通常是座號、姓名等資訊，這一行不要排序。剛剛選擇 A 排到 Z 或是 Z 排到 A 的排序功能沒有這功能，所以我們要選擇『自訂排序』，告訴 Excel 要把第一行忽略掉。

圖、使用 Excel 的自訂排序功能

進入自訂排序功能畫面，我們設定使用總分來做為排序依據，還有，剛剛提到的，不要把標題也排下去了。

圖、設定標題不排序

按下確定，學生就依照總分大小排序整齊嘍。

圖、以總分排序完成

設定 Excel 的第二個排序條件

不過且慢，有兩個學生總分相同，哎啊，我想要總分相同時再依照國文分數來排列耶，這樣行不行？

當然可以，祇要在自訂排序的畫面中再加設定就可以了。在自訂排序畫面中有個新增層級的按鈕，這就是你所需要的功能，按下它吧。

圖、新增次要的排序需求

次要的排序方式設定為依照國文分數排列，這樣子，一旦總分相同，就會再依國文來排列次序了。

圖、設定次要排序方式

按下確定看看結果，嗯，果然同分的學生會再依國文分數來排列，符合我們的需要。

圖、總分相同再依國文排序

利用 Excel 的排序功能可以很快速的幫我們把一些雜亂的數據排列整齊，方便我們理解，是一個很好用的功能。

『不過，每次都要手動去按排序也很討厭，有沒有辦法讓 Excel 自動把成績排列好啊？』

有的，利用 Excel 的一些功能函數是可以做到自動排列。不過，如果這一篇介紹的等級是幼稚園級的，自動排序可能是高中程度，所以給我一點時間想想怎麼介紹比較好。

放心，不用等很久，我圖已經抓好，也加註圖說了，祇是文章內容還要再讓我想一下。請稍候嘿！:D

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更改功能區讓 Office 2010 變得順手、方便

Microsoft Office 從 Office 2007 開始大幅改變操作界面，之後 Office 2010 也是繼續沿用這個操作模式。

雖然操作方式改變這麼多年了，不過還是有一大群人完全無法接受新的操作界面而持續使用 Office 2003。前幾天我把 Office 2010 的功能區調整的還滿便利，底下就要教你怎麼去調整它，你也可以在文章最後下載我調整的 Office 2010 功能區檔案。

如果你已經很習慣使用 Office 2010，實在不瞭解為什麼有一大群人討厭 Office 2010，那麼我就以插入表格來說明一下好了。

難用的 Office 2010

在 Office 2010 中要插入表格，必須先切換到『插入』標籤，然後選取表格功能。

圖、至『插入』標籤選擇表格功能

表格插入後，工具列 (現在改名叫功能區) 會出現兩個新的選項，是專門修改表格相關設定用的。每次要修改表格，就必須先在表格上面點選一下，讓這兩個表格標籤出現，然後切換到這邊來修改表格的選項設定。

圖、插入表格後出現兩個新的功能標籤

在表格中輸入文字後，如果想要改變文字格式，比方說從新細明體改為標楷體，那麼又要再切換回『常用』功能區，才能改變字型。

圖、回到『常用』功能區中改變文字格式

當然，你也可以直接使用新版 Office 所提供的蹦現選單，直接在這個選單中改變文字格式。

圖、利用蹦現選單改變文字格式

老實說，我覺得蹦現選單是一個很新的概念，但是它現在還不太好用，滑鼠稍微動到一下它就消失了，所以我寧可切換回『常用』功能區來改變文字格式。

可是不論是切換回『常用』功能區還是使用蹦現選單，都會覺得插入個表格竟然要在這麼多個地方切換來切換去，實在很煩耶！在忙的時候還得這樣切換實在是浪費生命。

你看 Office 2003 以前，所有的功能都在同一頁顯示出來不是很好嗎？根本不需要在不同的功能選單裡面跳來跳去，操作起來非常直覺，而且很方便。

圖、Office 2003 所有功能都在同一頁面

正因為 Office 2010 是如此的不方便，所以我安裝它勉強用了一個月之後，還是受不了的把它給拆了。直到前幾天，覺得還是應該給它一個機會，所以重新將 Office 2010 安裝起來使用，然後耐著性子將 Word 2010 的選項調整一下，ㄟ，似乎變得還不錯了，所以底下就要來教大家怎麼讓 Office 2010 變得順手、方便。

快速存取工具列與功能區

Office 2010 和 Office 2003 的差別在於它把工具列分為『快速存取工具列』&『功能區』兩大部份。快速存取工具列會是永遠保持在畫面中，方便我們使用。安裝好 Office 2010 時，這個工具列會出現在最上方 (當然你也可以把它移到底下)。

圖、Office 2010 的快速存取工具列

除了快速存取工具列，讓我們改變文字格式、插入表格的這個部份，以前叫做工具列，現在改名為『功能區』。

圖、Office 2010 的功能區

不論是快速存取工具列或是功能區，我們都可以調整的更適合自己的使用習慣。要調整功能區或是快速存取工具列，祇要在功能區上按右鍵選擇自訂功能就可以調整了。

如果你懶得自己調整功能區的話，放心，最後面會提供我調整過的選單，所以還是請你繼續看下去吧。

圖、在功能區按右鍵調整功能區與工具列

選擇自訂功能區後，就進入功能區調整畫面。

圖、自訂功能區

不過在自訂功能區的畫面中，有個『主要定位點』，那是什麼呢？其實『主要定位點』你早已經看過了，就是一開始的各個功能標籤，比如說『常用』、『插入』這些標籤，是 Office 2010 一開始內附的功能選項。

圖、主要定位點

讓我們回到自訂功能中調整一下功能區吧，把需要的功能調整在同一個頁面，方便取用。一打開主要定位點所含群組內容，嗯？所有的選項都是灰色的，不能變更？

確實如此，在 Microsoft 的說明中就有提到，這些選項都不能變動，所以我第一次使用 Office 2010 時被這個不近人情的設定弄得萬分挫折，十分懷念可以任意修改工具列的 Office 2003，撐了一個月就換回 Office 2003 了。

圖、Office 2010 的預設功能表無法做任何修改

雖然無法修改預設的功能區，我們倒是可以自建個人功能區，把需要的功能都收納在個人功能區之中，這樣使用起來就便利多了。

新建個人功能區

不過 Microsoft 在這裡讓人很頭大，我想要在功能區中新增一個主要定位點，但是卻找不到『新增主要定位點』的功能，原來，MS 這時候把它取名為『新增索引標籤』。

!#$%#(&*，在同一頁的同一個功能竟然有兩種名稱，這真的是讓人覺得莫名奇妙……

好吧，『新增索引標籤』就『新增索引標籤』，反正給它按下去就對了。一按下按鈕，上方馬上出現新的標籤。

圖、新增一個索引標籤

這時候按確定，就可以回到前一頁觀看我們新增的索引標籤是否正確出現。

圖、在功能區中出現了最新加入的索引標籤

看起來新增的索引標籤已經正確的出現了，所以回到自訂功能區的畫面，繼續完成我們的工作。

剛剛按『新增索引標籤』後出現的項目名稱看起來很不討喜，過一陣子可能就難以想像這個標籤到底是要做什麼的，因此，我們最好幫它取個適當的名稱。

在標籤上按右鍵就可以重新命名標籤。

圖、為標籤 & 群組重新命名

為標籤改名後，記得幫群組也改個名稱。為群組改名稱時 Office 2010 會要求我們為這個群組選個符號，你可以選一個你喜愛的圖示符號，不選也沒關係。

圖、為群組選圖示 & 更改群組名稱

然後我們就可以開始在左邊挑選需要的功能，逐一新增到我們的新標籤 (群組) 之中。

圖、將所需要的功能加入新標籤

比方說，我覺得 Office 2010 的編輯功能分散在不同的標籤中，讓我很不方便，那麼我就可以自建一個『編輯』的群組，然後將用得到的編輯功能都放在這一區，方便日後使用。

圖、將常用的編輯功能都放在同一區

按下確定，就可以看到新增的標籤名稱已經改變，而且已經有一些編輯的按鈕出現在這個標籤中了。

原本『段落』設定按鈕是被分配到『版面配置』那個標籤中，要設定個段落實在不方便，現在把它拉來跟自己常用的編輯功能放在一起，這樣就方便了。

圖、段落按鈕與其他編輯功能置於同一群組

我們新建的標籤還有很多空白區域，還可以繼續新增群組、功能按鈕，直到常用的功能都放進來為止。祇是，花了這麼久的時間做設定，下次重灌時還要重來一次豈不是累死人？

還好 Office 2010 提供了自訂功能區匯出、匯入的功能，所以我們設定好的標籤與群組可以直接匯出，下一次 Office 2010 重灌時再把這個檔案匯入就可以了，不用每次重灌就重新做一次工。

圖、自訂功能區可以匯入、匯出

自訂功能區的缺點

Office 2010 的自訂功能區功能不是完美的，對我而言它還是有個缺點。如果你選用了一個下拉式選單的功能進來，比方說選擇字形、選擇字形大小 & 選擇樣式這一類的功能選項都是利用下拉式選單進行的，一旦你選了這樣的功能，它底下的按鈕就會與其他按鈕距離很遠。

圖、下拉選單下的按鈕距離很遠

但是看一下 Office 2010 預設的標籤就沒有按鈕距離過遠的問題，我猜想 MS 是利用一些偷吃步把按鈕間距給拉近的，也因為是用偷吃步，所以預設選單就不能修改了。

圖、預設的標籤按鈕距離正常

去除下拉選單造成按鈕距離過遠的問題，新增個人標籤可以讓 Office 2010 變得順手便利許多。不過從零開始建立個人的標籤實在是有點麻煩，不嫌棄的話，你可以下載我設定好的標籤，匯入 Office 2010，再從我的設定去修改會比較快。

圖、我設定好的標籤

上圖就是我設定好的標籤，我自己常用的功能都加進來了，不需要在多個標籤中切換就可以完成我的工作。如果你覺得不足，還可以在這個基礎上繼續新增、修改，希望對你有幫助。

附註：

• 下載 Yukie 設定好的 Word2010 標籤

Technorati : Office, 電腦密技