2008年4月16日 星期三

利用 A4 紙張做好時間管理

這幾天常常看到 GTD 這個字眼,看了 10 - 20 次有吧 (為什麼會這麼巧,到哪邊都看到這個詞?我也不知道。) 看的次數多了,就好奇的查了一下這到底是什麼意思。

一查之下,喔,原來是我非常需要的時間管理方法。GTD 是 Getting Things Done 的簡寫,是 David Allen 提出的時間管理技術 (商智出版社有出中文書)。

不同於以往的時間管理要求『先定出目標及詳細規劃步驟,之後逐步執行』的『由上而下』規劃方式,Gavid Allen 採取『由下而上』規劃法:先列出所有手上需做的工作,然後審視列出的工作清單,將其分類,同性質的工作放在一起、一併完成。

比方將所有需要用電話聯絡的工作一起進行,避免時間的切割,讓時間的利用能夠成為一區塊、一區塊有效率的進行。因為時間使用有效率了,因而能將原本浪費掉的時間撿回來。

如果不想看書,網路上也有許多介紹 GTD 的網頁,其中,網友 twhsi 的部落格非常詳細的介紹各種 GTD 的方法,而且 twhsi 設計了一套 GTD 工具,可以印在一張 A4 紙上,折疊起來就像一本小小的萬用手冊,上面有最常用的八大項工作列表。

但是 twhsi 提供的網址檔案不易下載,所以我好不容易下載成功後,將之轉成 PDF、重新上傳至網頁空間,檔案下載後直接列印、在紅線處剪一刀,依照以下影片折疊,折好就是一本小記事本了。

不過,折好的小記事本要如何使用呢?

[@more@]

底下是 twhsi 對於八大工作列表的使用說明 (修改自 twhsi 介紹 iGTD 程式的說明內容):

  1. 電話聯絡 (電話圖案)
    有電話,手機才可以作的動作,把打電話的清單都列在一起,有時間時,一次打完,這樣就可以節省大量時間
     
  2. 電腦相關 (電腦圖案)
    安裝軟體,寫email,上網搜尋,電腦文書處理等,都需要手邊有台電腦才能執行,所以整合在一起,就可以批次處理
     
  3. 閱讀及寫作 (手寫圖案)
    我自己很喜歡閱讀,也有一個部落格,長期寫時間管理及閱讀心得的文章,並針對財務、時間管理、自我成長三方面長期寫作,所以我會在iGTD排定寫文章的次序,這樣子隨時知道自己該讀的書,該收集的資料,有時間時則努力寫作(例如這篇文章: > )
     
  4. 規劃思考 (沉思者圖案)
    在iGTD中每一個行動(task)都有一個地方可以寫備註(note),我常常會在此寫入對這個行動的想法。當有比較複雜的狀況,我就用心智圖等軟體,當我有些時間思考時,我就會拿出規劃思考場合清單,好好思考一下一些懸而未決的事情。
     
  5. 當面聯絡 (兩個人頭圖案)
    當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面,相當浪費時間,但另一方面來說,這也是解決問題品質最好的方法。當要和人碰面前,我也會在備註(note)寫下到達碰面地點的資料,加註要談的重點,讓雙方碰面的效益提昇。
     
  6. 自己動手 (兩支鐵槌圖案)
    其實執行GTD久的人,都會避免在瑣碎的事項上,親自動手,把寶貴的時間花在沒有意義的小事上,真的是太可惜了。
    但是對於一些只有自己可以執行才可以的行動,我都會安排大塊時間,迅速完成,避免事情成為懸案。例如這篇文章,我預計寫四、五個小時刊出,所以我準備了三個時段,每次一到兩個小時,在干擾很少的時候,全力寫作,僅快完工。
     
  7. 每週計劃
     
  8. 當日計劃

這樣等於用每天用一張 A4 紙張就可以做好時間管理的工作了。

如果使用後覺得 twhsi 的八大項目不符合你的需求,那麼可以下載原始 Word 檔,修改裡面的小圖標,成為你個人的記事本。如果嫌自己修改麻煩的話,也可以到 PocketMod 自訂個人化的 A4 記事本 (不過看一看,我還是覺得 twhsi 的方便)。

我平常記事時,很困擾的就是,說要記錄在電腦上嘛,又不是隨時帶著筆電到處趴趴走;說要記錄在萬用記事本上嘛,那又太大本,不易攜帶。我現在是記錄在一本小小的記事本上,可以隨時拿在手上帶著走,可是,還是沒有 twhsi 的 A4 紙張方便。

找個辦研習時常用的狗牌護套,將折出來的小記事本放在護套中防潮 (或放在小夾鍊袋中),一整組 (護套 & 小記事本) 可以隨身放在皮夾、上衣口袋中,隨時可以記錄、規劃八大項目需完成的事項。有機會坐到電腦前時再將小記事本的內容謄寫至電腦裡。紙筆工具加上電腦輔助,讓工作更有效率。

我愛死了這個小東西,不知道你會不會喜歡?試用看看吧!!:D

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