利用 A4 紙張做好時間管理

這幾天常常看到 GTD 這個字眼，看了 10 - 20 次有吧 (為什麼會這麼巧，到哪邊都看到這個詞？我也不知道。) 看的次數多了，就好奇的查了一下這到底是什麼意思。

一查之下，喔，原來是我非常需要的時間管理方法。GTD 是 Getting Things Done 的簡寫，是 David Allen 提出的時間管理技術 (商智出版社有出中文書)。

不同於以往的時間管理要求『先定出目標及詳細規劃步驟，之後逐步執行』的『由上而下』規劃方式，Gavid Allen 採取『由下而上』規劃法：先列出所有手上需做的工作，然後審視列出的工作清單，將其分類，同性質的工作放在一起、一併完成。

比方將所有需要用電話聯絡的工作一起進行，避免時間的切割，讓時間的利用能夠成為一區塊、一區塊有效率的進行。因為時間使用有效率了，因而能將原本浪費掉的時間撿回來。

如果不想看書，網路上也有許多介紹 GTD 的網頁，其中，網友 twhsi 的部落格非常詳細的介紹各種 GTD 的方法，而且 twhsi 設計了一套 GTD 工具，可以印在一張 A4 紙上，折疊起來就像一本小小的萬用手冊，上面有最常用的八大項工作列表。

但是 twhsi 提供的網址檔案不易下載，所以我好不容易下載成功後，將之轉成 PDF、重新上傳至網頁空間，檔案下載後直接列印、在紅線處剪一刀，依照以下影片折疊，折好就是一本小記事本了。

不過，折好的小記事本要如何使用呢？

[@more@]

底下是 twhsi 對於八大工作列表的使用說明 (修改自 twhsi 介紹 iGTD 程式的說明內容)：

1. 電話聯絡 (電話圖案)
   有電話，手機才可以作的動作，把打電話的清單都列在一起，有時間時，一次打完，這樣就可以節省大量時間
   　
2. 電腦相關 (電腦圖案)
   安裝軟體，寫email，上網搜尋，電腦文書處理等，都需要手邊有台電腦才能執行，所以整合在一起，就可以批次處理
   　
3. 閱讀及寫作 (手寫圖案)
   我自己很喜歡閱讀，也有一個部落格，長期寫時間管理及閱讀心得的文章，並針對財務、時間管理、自我成長三方面長期寫作，所以我會在iGTD排定寫文章的次序，這樣子隨時知道自己該讀的書，該收集的資料，有時間時則努力寫作（例如這篇文章: > ）
   　
4. 規劃思考 (沉思者圖案)
   在iGTD中每一個行動（task）都有一個地方可以寫備註（note），我常常會在此寫入對這個行動的想法。當有比較複雜的狀況，我就用心智圖等軟體，當我有些時間思考時，我就會拿出規劃思考場合清單，好好思考一下一些懸而未決的事情。
   　
5. 當面聯絡 (兩個人頭圖案)
   當面聯絡需要我們或別人在某個時間到達某個地點碰面，相當浪費時間，但另一方面來說，這也是解決問題品質最好的方法。當要和人碰面前，我也會在備註（note）寫下到達碰面地點的資料，加註要談的重點，讓雙方碰面的效益提昇。
   　
6. 自己動手 (兩支鐵槌圖案)
   其實執行GTD久的人，都會避免在瑣碎的事項上，親自動手，把寶貴的時間花在沒有意義的小事上，真的是太可惜了。
   但是對於一些只有自己可以執行才可以的行動，我都會安排大塊時間，迅速完成，避免事情成為懸案。例如這篇文章，我預計寫四、五個小時刊出，所以我準備了三個時段，每次一到兩個小時，在干擾很少的時候，全力寫作，僅快完工。
   　
7. 每週計劃
   　
8. 當日計劃

這樣等於用每天用一張 A4 紙張就可以做好時間管理的工作了。

如果使用後覺得 twhsi 的八大項目不符合你的需求，那麼可以下載原始 Word 檔，修改裡面的小圖標，成為你個人的記事本。如果嫌自己修改麻煩的話，也可以到 PocketMod 自訂個人化的 A4 記事本 (不過看一看，我還是覺得 twhsi 的方便)。

我平常記事時，很困擾的就是，說要記錄在電腦上嘛，又不是隨時帶著筆電到處趴趴走；說要記錄在萬用記事本上嘛，那又太大本，不易攜帶。我現在是記錄在一本小小的記事本上，可以隨時拿在手上帶著走，可是，還是沒有 twhsi 的 A4 紙張方便。

找個辦研習時常用的狗牌護套，將折出來的小記事本放在護套中防潮 (或放在小夾鍊袋中)，一整組 (護套 & 小記事本) 可以隨身放在皮夾、上衣口袋中，隨時可以記錄、規劃八大項目需完成的事項。有機會坐到電腦前時再將小記事本的內容謄寫至電腦裡。紙筆工具加上電腦輔助，讓工作更有效率。

我愛死了這個小東西，不知道你會不會喜歡？試用看看吧！！:D

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