2010年4月21日 星期三

記帳軟體 GnuCash 教學與使用 (四)

第一回的 GnuCash 教學中,我們曾說到淨值 (Equity) = 資產 (Asset) - 負債 (Liability),那時也以一張圖來表示這個式子(如下圖),展現淨值、資產、負債三者的關係。

不過第一回教學的這一張圖有個缺點,就是我們不知道有多少淨值,所以需要將這張圖改變一下,以瞭解我們擁有淨值多寡。


圖、淨值與資產負債的關係

資產負債表

我們將上圖用另外一種方式來展現,我們將資產列在左邊,負債列在右邊,則可以看出來,資產與負債之間的差額,就是淨值。


圖、資產與負債差額為淨值

從上圖可以看出來,淨值 = 資產 - 負債,換句話說,你可以發現,其實圖左的資產等於右邊的負債加上淨值。所以,你可以將等式兩邊移項,得到資產 = 負債 + 淨值的關係。

如果我們將淨值也用框框表示,這就成了會計中最常看到的資產負債表。


圖、資產負債表

從上圖看得出來,如果左邊的資產增加了,右邊要嘛是負債,要嘛是淨值也必須隨之增加,這樣才能維持左右邊的平衡。

也就是說,當我的資產『借入』一筆金額,在右邊的負債或是淨值必須『貸出』一筆等值大小的帳款,讓金錢在資產 & 負債/淨值間進行轉帳,以維持資產負債表左右邊借貸平衡。

會計中的借與貸

1、借的意思類似於 to、貸的意思類似 from
2、借與貸同時發生在同一個人(或企業)之上
3、借與貸的款項分別記入資產負債表的左右邊

綜上,在資產負債表上,資產若有『借入』則會增加最後餘額,而負債 & 淨值則依賴『貸出』增加結餘


圖、資產負債表餘額示意

設定 GnuCash 初始結餘

回到我們的 GnuCash 來吧!

在我們設定好一組帳號之後,GnuCash 中的所有帳戶結餘都還是 0 元,可是我手上有 1000 元,銀行中還有 5000 元,那麼要如何記入 GnuCash 呢?


圖、帳戶中尚無金額

我們手上的 1000 元是屬於資產,所以要將這筆錢輸入時,1000 元就借入資產之中 (還記得吧?在會計中的借是 to 的意思)。

資產有了增加,在資產負債表右邊也要隨之增加才行啊,那麼這筆記錄要記在負債或是淨值中呢?顯然,它應該不是負債,所以這筆記錄應該記在淨值之內,讓淨值與資產進行轉帳的動作。

有了這樣的認知之後,我們就可以開始進行設定。

首先從『動作』選單叫出轉帳功能畫面。


圖、叫出轉帳功能畫面

點選了轉帳功能後,就會出現一個設定畫面,讓我們選擇要轉帳的雙方帳戶。我們設定錢要從 Opening Balances(起始結餘) 這個屬於淨值類別的帳戶轉帳至屬於資產類別的 Cash in Wallet(手頭現金) 去,轉帳金額 1000 元。


圖、轉帳功能畫面

按下確定鍵之後,我們就完成了這一筆轉帳設定。回到 GnuCash 主畫面時,可以看到我們手頭現金有 1000 元,淨值也有 1000 元,表示我們的轉帳過程一切順利。


圖、完成第一筆資料轉帳

設定手頭現金後,可以依著相同的模式再將儲蓄存款帳戶的初始結餘 5000 元設定好,這樣子我們就完成了早期的設置。

開始購物消費

如果說我今天用手頭上的現金買了一件 570 元的衣服,我怎麼記錄這一筆花費呢?很簡單,一樣利用轉帳功能就可以進行記錄了。但需注意的是,我們之前叫出來的轉帳功能畫面祇有資產、負債與淨值三個會計科目,必須再點選底下的『顯示收入/支出』才會列出這兩個會計科目。

顯示出收入、支出後,我選擇錢從『手頭現金』轉帳至 Expenses 科目下的『服飾』帳戶,轉帳的金額為 570 元,按下確定就成功的記錄了這一筆花費。


圖、利用轉帳功能記錄消費

回到 GnuCash 主畫面,可以看到手頭現金祇剩 430 元,但總資產還有 5430 元(因為我們還有 5000 元在銀行中),截至目前為止總支出為 570 元。


圖、手頭上剩餘的現金

如果你想要看看 Cash in Wallet 這個帳戶的詳細資料,那麼祇需在這個帳戶上點兩下,就可以看到詳細的交易記錄。

在交易記錄畫面中,可以看到有好幾個欄位,第一欄為日期,是轉帳發生日期;第二欄號碼,可以登記發票號碼、支票號碼等資訊;第三欄為轉帳的內容描述,也就是我們在轉帳畫面填寫的敘述。

再來的第四欄位表示的是,這一筆轉帳是哪個帳戶與手頭現金帳戶進行交易。以第一筆記錄而言,那是與 Equity: Opening Balances 帳戶進行的交易,交易內容是從 Equity: Opening Balances 帳戶那邊收到 1000 元。

第二筆記錄與 Expenses : Clothes 帳戶交易,將 570 元轉帳至 Expenses : Clothes 帳戶,最後結餘 430 元。


圖、Cash in Wallet 帳戶的詳細交易記錄

所以,當習慣轉帳的觀念後,我們就不必每次都從『動作 ==> 轉帳』來設定帳務了,可以改從這個帳戶畫面中輸入我們的消費記錄。比方說我晚餐買了 35 元的烙餅 & 20 元福州包,我就可以在 Cash in Wallet 帳戶直接登錄這筆花費。

在記錄帳目時,如果你覺得要心算晚餐花費 35 + 20 很麻煩,那麼可以直接在 GnuCash 的格子內做計算。GnuCash 有內附計算機,簡單的加減乘除,甚至是 (5*3)/(2+3) 這樣有括號的計算式都沒問題。


圖、利用內附計算機輸入帳目

輸入計算式後,按 Tab 鍵跳到下一格就會顯示計算結果。


圖、內附計算機的計算結果

這個計算機雖然是個方便的功能,不過有其限制。處理加減乘除是沒有問題,但是沒辦法做 int()、mod() 這類函數計算,畢竟 GnuCash 是個記帳軟體,不是 Excel 之類的試算表,所以函數功能都沒有,就祇能做簡單的加減乘除。就算是這樣,其實也已經很夠用了!:)

複式簿記

從上面的圖我們知道在 Cash in Wallet 帳戶中有一筆金額轉帳到 Expenses:Clothes 帳戶去了,如果我們打開 Expenses:Clothes 帳戶,會看到在 Expenses:Clothes 帳戶中也有記載這筆轉帳交易,金額正是 570 元沒錯。


圖、Clothes 帳戶中的相應消費記錄

這種一筆消費分別登記在對應的借、貸兩個帳戶中的記帳方式,稱之為複式簿記。在以前紙本記帳的年代,複式簿記可以用來核對帳務是否正確。

在電腦時代複式簿記可以讓我們很容易就看出某個特定帳戶(比方上圖中的 Clothes 帳戶) 的消費詳目。

在記帳記個一年、兩年之後,如果想看看花費在服飾上的金額有多少時,從 Cash in Wallet 帳戶下一筆一筆慢慢找是不太有效率的作法,因為記錄已經太多難以尋找。

有複式簿記後祇要開啟 Clothes 這個帳戶,馬上可以看到所有的服飾消費,這是 GnuCash 另一個方便的地方。

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