記帳軟體 GnuCash 教學與使用 (四)

在第一回的 GnuCash 教學中，我們曾說到淨值 (Equity) = 資產 (Asset) - 負債 (Liability)，那時也以一張圖來表示這個式子(如下圖)，展現淨值、資產、負債三者的關係。

不過第一回教學的這一張圖有個缺點，就是我們不知道有多少淨值，所以需要將這張圖改變一下，以瞭解我們擁有淨值多寡。

圖、淨值與資產負債的關係

資產負債表

我們將上圖用另外一種方式來展現，我們將資產列在左邊，負債列在右邊，則可以看出來，資產與負債之間的差額，就是淨值。

圖、資產與負債差額為淨值

從上圖可以看出來，淨值 = 資產 - 負債，換句話說，你可以發現，其實圖左的資產等於右邊的負債加上淨值。所以，你可以將等式兩邊移項，得到資產 = 負債 + 淨值的關係。

如果我們將淨值也用框框表示，這就成了會計中最常看到的資產負債表。

圖、資產負債表

從上圖看得出來，如果左邊的資產增加了，右邊要嘛是負債，要嘛是淨值也必須隨之增加，這樣才能維持左右邊的平衡。

也就是說，當我的資產『借入』一筆金額，在右邊的負債或是淨值必須『貸出』一筆等值大小的帳款，讓金錢在資產 & 負債/淨值間進行轉帳，以維持資產負債表左右邊借貸平衡。

會計中的借與貸

1、借的意思類似於 to、貸的意思類似 from
2、借與貸同時發生在同一個人(或企業)之上
3、借與貸的款項分別記入資產負債表的左右邊

綜上，在資產負債表上，資產若有『借入』則會增加最後餘額，而負債 & 淨值則依賴『貸出』增加結餘。

圖、資產負債表餘額示意

設定 GnuCash 初始結餘

回到我們的 GnuCash 來吧！

在我們設定好一組帳號之後，GnuCash 中的所有帳戶結餘都還是 0 元，可是我手上有 1000 元，銀行中還有 5000 元，那麼要如何記入 GnuCash 呢？

圖、帳戶中尚無金額

我們手上的 1000 元是屬於資產，所以要將這筆錢輸入時，1000 元就借入資產之中 (還記得吧？在會計中的借是 to 的意思)。

資產有了增加，在資產負債表右邊也要隨之增加才行啊，那麼這筆記錄要記在負債或是淨值中呢？顯然，它應該不是負債，所以這筆記錄應該記在淨值之內，讓淨值與資產進行轉帳的動作。

有了這樣的認知之後，我們就可以開始進行設定。

首先從『動作』選單叫出轉帳功能畫面。

圖、叫出轉帳功能畫面

點選了轉帳功能後，就會出現一個設定畫面，讓我們選擇要轉帳的雙方帳戶。我們設定錢要從 Opening Balances(起始結餘) 這個屬於淨值類別的帳戶轉帳至屬於資產類別的 Cash in Wallet(手頭現金) 去，轉帳金額 1000 元。

圖、轉帳功能畫面

按下確定鍵之後，我們就完成了這一筆轉帳設定。回到 GnuCash 主畫面時，可以看到我們手頭現金有 1000 元，淨值也有 1000 元，表示我們的轉帳過程一切順利。

圖、完成第一筆資料轉帳

設定手頭現金後，可以依著相同的模式再將儲蓄存款帳戶的初始結餘 5000 元設定好，這樣子我們就完成了早期的設置。

開始購物消費

如果說我今天用手頭上的現金買了一件 570 元的衣服，我怎麼記錄這一筆花費呢？很簡單，一樣利用轉帳功能就可以進行記錄了。但需注意的是，我們之前叫出來的轉帳功能畫面祇有資產、負債與淨值三個會計科目，必須再點選底下的『顯示收入/支出』才會列出這兩個會計科目。

顯示出收入、支出後，我選擇錢從『手頭現金』轉帳至 Expenses 科目下的『服飾』帳戶，轉帳的金額為 570 元，按下確定就成功的記錄了這一筆花費。

圖、利用轉帳功能記錄消費

回到 GnuCash 主畫面，可以看到手頭現金祇剩 430 元，但總資產還有 5430 元(因為我們還有 5000 元在銀行中)，截至目前為止總支出為 570 元。

圖、手頭上剩餘的現金

如果你想要看看 Cash in Wallet 這個帳戶的詳細資料，那麼祇需在這個帳戶上點兩下，就可以看到詳細的交易記錄。

在交易記錄畫面中，可以看到有好幾個欄位，第一欄為日期，是轉帳發生日期；第二欄號碼，可以登記發票號碼、支票號碼等資訊；第三欄為轉帳的內容描述，也就是我們在轉帳畫面填寫的敘述。

再來的第四欄位表示的是，這一筆轉帳是哪個帳戶與手頭現金帳戶進行交易。以第一筆記錄而言，那是與 Equity: Opening Balances 帳戶進行的交易，交易內容是從 Equity: Opening Balances 帳戶那邊收到 1000 元。

第二筆記錄與 Expenses : Clothes 帳戶交易，將 570 元轉帳至 Expenses : Clothes 帳戶，最後結餘 430 元。

圖、Cash in Wallet 帳戶的詳細交易記錄

所以，當習慣轉帳的觀念後，我們就不必每次都從『動作 ==> 轉帳』來設定帳務了，可以改從這個帳戶畫面中輸入我們的消費記錄。比方說我晚餐買了 35 元的烙餅 & 20 元福州包，我就可以在 Cash in Wallet 帳戶直接登錄這筆花費。

在記錄帳目時，如果你覺得要心算晚餐花費 35 + 20 很麻煩，那麼可以直接在 GnuCash 的格子內做計算。GnuCash 有內附計算機，簡單的加減乘除，甚至是 (5*3)/(2+3) 這樣有括號的計算式都沒問題。

圖、利用內附計算機輸入帳目

輸入計算式後，按 Tab 鍵跳到下一格就會顯示計算結果。

圖、內附計算機的計算結果

這個計算機雖然是個方便的功能，不過有其限制。處理加減乘除是沒有問題，但是沒辦法做 int()、mod() 這類函數計算，畢竟 GnuCash 是個記帳軟體，不是 Excel 之類的試算表，所以函數功能都沒有，就祇能做簡單的加減乘除。就算是這樣，其實也已經很夠用了！:)

複式簿記

從上面的圖我們知道在 Cash in Wallet 帳戶中有一筆金額轉帳到 Expenses:Clothes 帳戶去了，如果我們打開 Expenses:Clothes 帳戶，會看到在 Expenses:Clothes 帳戶中也有記載這筆轉帳交易，金額正是 570 元沒錯。

圖、Clothes 帳戶中的相應消費記錄

這種一筆消費分別登記在對應的借、貸兩個帳戶中的記帳方式，稱之為複式簿記。在以前紙本記帳的年代，複式簿記可以用來核對帳務是否正確。

在電腦時代複式簿記可以讓我們很容易就看出某個特定帳戶(比方上圖中的 Clothes 帳戶) 的消費詳目。

在記帳記個一年、兩年之後，如果想看看花費在服飾上的金額有多少時，從 Cash in Wallet 帳戶下一筆一筆慢慢找是不太有效率的作法，因為記錄已經太多難以尋找。

有複式簿記後祇要開啟 Clothes 這個帳戶，馬上可以看到所有的服飾消費，這是 GnuCash 另一個方便的地方。

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