2012年3月30日 星期五

利用 Google 協作平台匯整學校資料

Google Apps (及教育版) 中統整 Google 眾多產品,讓同一個機關團體中的使用者能協同作業。

如果要編輯共同行事曆,可以使用 Google 日曆共同編輯;需要線上共同編輯檔案的,可以使用 Google 文件;如果想要在團隊中共享檔案,則可以利用 Google 的協作平台 (Google sites) 進行檔案分享。

要使用 Google 協作平台很簡單,祇需登入自己的信箱,在信箱頁面的左上方就可以看到協作平台的連結,點選連結就可以開始使用。


圖、點選協作平台連結開始使用

進入協作平台頁面後,可以看到目前擁有的協作平台清單。每個人可以建立無數個協作平台,並與不同的人分享檔案。

同一個人不論建立了幾個協作平台,其總容量祇有 1GB,所以協作平台不適合放大檔案。但像學校的簡章、辦法、規定,檔案不大,但又常有人要下載參考,這就很適合放在協作平台提供眾人共用。

比方說要把我們學校的資料放在網路上供大家參考,就可以建立一個向上國中檔案櫃讓同仁們把檔案丟到這個協作平台中,與所有人共享檔案。


圖、進入向上國中檔案區

Google 協作平台可以隨意新增頁面,而這些新增的頁面都可以在左方工具列看得到相應的連結。我新增了一個『行政業務』讓同仁放置行政資料檔案,另新增一個『領域資訊』讓大家分享教材。


圖、檔案放在行政業務區與同仁分享

每一個頁面底下還可以再新增子頁面,在左邊的連結區也都會看到對應的連結。我想,如果把所有的檔案都放在行政業務區會太亂,所以底下又依處室區分,將檔案分門別類才容易尋找。


圖、每一頁面都會出現在下拉式選單

進入適合的頁面中,按『新增檔案』就可以把檔案上傳至協作平台與他人共享。


圖、新增檔案

檔案放置多了後,如果開始感覺原本的頁面太過雜亂,想要再進一步分類,那就再建立一個新頁面來放置檔案就可以了。


圖、新增子頁面

要建立一個可以放置檔案的頁面祇要填寫頁面的名稱 (這個名稱之後會出現在左邊連結中) 及幾個簡單步驟就可以完成。


圖、命名新頁面

為頁面取好名字後,記得要將頁面性質設定為『檔案櫃』,這樣子它才可以存放檔案。


圖、將頁面性質設定為檔案櫃

最後,決定這個頁面要放在哪個位置。因為我覺得教務處底下已經有太多檔案,所以我將自己的一些檔案獨立出來放在資訊組這個頁面中,但是再怎麼說,資訊組也還是屬於教務處的一部份,所以我選擇讓這個檔案放置在教務處之下。


圖、設定頁面放置位置

按下建立鈕之後,在教務處底下就多了一個新的頁面可以存放資料了。


圖、多一個頁面可以存放資料

雖然 Google 協作平台提供的空間並不多 (祇有 1GB),但是祇放置一些文件檔案的話,這 1GB 的空間還是很足夠的。大家就好好應用一下吧。:)

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