2010年3月28日 星期日

記帳軟體 GnuCash 教學與使用 (一)

前幾天撰寫的 AceMoney 教學文章中有提到,因為免費版 AceMoney Lite 祇能開一個帳戶,所以對於金錢的流向比較沒辦法清楚的記錄。如果你想要看到更清楚的現金流動記錄,那麼 GnuCash 會更適合你。

GnuCash 屬於自由軟體,任何人都可以自由使用。除了你自己用,你還可以任意複製給家人、朋友使用,完全沒有違法的顧慮。

『既然 GnuCash 這麼好用,你上次為什麼介紹 AceMoney Lite,直接介紹功能完整的 GnuCasn 不就好了?』

嗯,因為 GnuCash 的功能強大,使得整體外觀顯得些許複雜,得花點時間理解它才能順利使用,所以一開始祇介紹比較簡單上手的 AceMoney,之後才介紹複雜的 GnuCash。

GnuCash 不祇可以做為個人計帳之用,它的功能還足敷中小企業的會計需求。所以花點時間理解它,日後自己要創業開公司時都可以用的上。

好消息是要理解 GnuCash 並不困難,雖然它可以做為中小企業的會計系統使用,但你不需要碰觸艱深的會計公式,祇要理解淨值借貸觀念就可以順利運用它了!

如果你對艱深的會計公式有興趣,請洽各大會計事務所,或是找安曇教授惡補一下也是可以的!XD

淨值 (Equity)

淨值指的是你這個人 (或是企業) 有多少價值?值多少錢?

你這個人值多少錢牽涉到你手頭上有多少能轉賣為現金的東西?比方說你手上有一棟房子,很好,它可以賣錢;你還有全新法拉利跑車一輛,好的,它也可以賣錢。你手上可以轉賣為現金的東西越多,你這個人就會越值錢。

這些你擁有的可以轉賣為現金的物品我們稱之為資產 (Asset)

不過,你的價值不祇與資產有關,它還與你欠了多少錢有關。

比方說你欠了隔壁小明一千元,所以在計算你的價值時,必須把房子、車子賣掉後得到的現金,拿出一千元還給小明,剩下的錢才能代表你的價值。你欠的錢越多,你的個人價值就越低。

那有哪些屬於欠錢的項目呢?比方說信用卡的刷卡費用就是。

刷卡的意思是你向銀行借一筆錢買東西,這一筆錢過一陣子要連本帶利的還給銀行,所以它是欠錢的項目。

還有房貸、車貸、抵押借款、跟家人朋友借錢……,這些錢是你先向他人借來用以購買某個產品(或服務)之用,必須在日後償還這些借入的金錢。

這類先借來購買產品,日後必須償還的錢,我們稱之為負債 (Liability)

從上面的說明我們可以瞭解,你的資產扣除掉負債就是你的淨值。

淨值 (Equity) = 資產 (Asset) - 負債 (Liability)


圖、淨值與資產負債的關係

收入與支出

前面提到,資產賣掉後扣除負債,剩下的錢就是淨值。這時候,如果你工作的薪水入帳,你手上的現金就會增加,讓你的淨值變高。

這些進入我們帳戶,可以讓淨值增加的錢,不論是薪水、獎金、發票中獎,都稱為收入 (Income)

反過來說,如果你將手上的現金拿去買東西,這樣會讓你手中剩餘的錢變少,你的淨值也隨之變少。這些拿去買東西的錢稱之為支出 (Expenses)

所以淨值不但會受到資產與負債的影響,它還會受收入與支出影響。加上收入與支出的影響後,淨值的公式可寫為:

淨值 = (資產 - 負債) + (收入 - 支出)


圖、淨值為資產、負債、收入、支出的總和

GnuCash 整個系統的目的就是記錄淨值的變化,所以在 GnuCash 中有五個子系統(會計用語稱這些子系統為:科目),分別記錄淨值,以及與淨值變化相關的資產、負債、收入與支出。

雖然五個科目聽起來有點可怕,但看了上述的說明後應該可以瞭解這一點都不困難,反而因為五個科目各司其職,因此對於你的淨值變化狀況可以很清楚的掌握,這比 AceMoney 清楚明白多了。

重點整理

資產 (Asset)

個人 (或企業) 所擁有,並可以轉賣為現金的物品稱之為資產。

例子:廠房、房子、車子、股票、古董字畫……

負債 (Liability)

向他人借來用以購買某項產品(或服務),而必須在日後償還的金錢稱之為負債。

例子:房屋貸款、汽車貸款、信用卡帳單。

收入 (Income)

因為工作或是中獎而進入我們帳戶,可以讓淨值增加的錢,稱為收入。

例子:薪水、零用錢、獎金、發票中獎、彩券中獎。

支出 (Expenses)

因為購買物品或服務而付出的金錢稱之為支出。

例子:午餐費、上網費、轉帳費、加油費、瓦斯費。

淨值 (Equity)

個人 (或是企業) 的價值。計算方式是將擁有的資產折算為現金並還清負債後,剩餘的現金即為淨值。若資產不足以支付負債,則淨值為負數。

公式為:

淨值 = (資產 - 負債) + (收入 - 支出)

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5 則留言:

  1. 好文!重要文!

    快寫快寫!巴望著看~

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  2. 呵,謝謝你的稱讚!:)

    不過我的會計知識是看 GnuCash 說明書現學現賣的,而且看英文說明書時是不是有誤會其意思也不知道。所以如果有說錯的地方請一定要指正喔!:)

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  3. 我近期有比較過記帳軟體,比來比去我覺得要有以下特色的最好:

    1. 免安裝,隨時可以帶著走
    2. 重要:是使用會計原理來做資料庫已成主流,也就是分類是以...資產、負債....五大科目做分類的
    3. 要把信用卡、股票、基金、保單整合進來...很可惜的,很多免費軟體不是沒做;就是做的很爛
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    下面推薦的Ezwork和帳務小管家是上面三點都有的:

    一、 Ezwork -我覺得做的最好的一個,可試用15天看看,值得花720元用一輩子。畢竟花時間記帳了,可是一堆功能沒有很討厭。

    我覺得最好的就是繳款功能,可以和信用卡的對帳單筆對而且一鍵就可以將所有科目自動和現金對消,很棒,就不怕多繳錢了:當然你也可以逐筆去找,有些錢還不想先付,想延後再付,當然就會有利息。目前我沒看過別的軟體有這功能。

      官網說明:在信用卡記帳區裡主要提供您三項功能:1. 刷卡  2. 刷卡分期  3. 繳款
          1. 刷卡 :普通的刷卡消費,點選《刷卡》再輸入相關資料按《完成》即可。
          2. 刷卡分期 :一次刷卡、分期付款的刷卡記帳功能。
          3. 繳款 :當您累積了數筆刷卡消費時,您只要按一下《繳款》,本軟體會將
               未繳款的記錄列出清單
    公定價付錢網址: http://www.ezwork.com.tw/
    教學網址:http://www.ezwork.com.tw/hong/study.html

    二、帳務小管家-可以免費使用,但資料筆數最多只有50筆,可贊助他們拿註冊碼。
    之前有看了一下有些小地方沒做好例如信用卡的部份,但我現在忘了是什麼了,不過還好他有在不斷的更新新版,還是很不錯的。
    贊助方式付錢網址: http://smallkjj.myweb.hinet.net/MyMoneyZeroHelp/MyMoney.htm 要進去官網論壇才看的到贊助
    教學網址:http://www.inote.tw/2009/04/blog-post.html

    三、Myab-我覺得蠻半調子的,但這軟體很有彈性-300元-要安裝,使用會計原理、信用卡分期的部份做的不好、股票基金保單都沒有,但他也是不斷在做更新
    公訂價付錢網址:http://www.devon.riceball.net/reg.php
    教學網址: http://www.devon.riceball.net/display.php?file=w04_00


    四、其它:
    1. 豬頭記帳:也很多人用
    教學下載網址: http://azo-freeware.blogspot.com/2008/09/beta-44.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed:+azo-freeware+(AZO+Freeware)

    2. Myaccountant
    教學下載網址:http://azo-freeware.blogspot.com/2010/04/myaccountant-2-ribbon-203-beta.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed:+azo-freeware+(AZO+Freeware)

    3. AceMoney Lite
    教學下載網址:http://www.google.com/reader/view/#search/%E8%A8%98%E5%B8%B3/4/feed%2Fhttp%3A%2F%2Fazo-freeware.blogspot.com%2Ffeeds%2Fposts%2Fdefault

    4. JZBen
    教學下載網址:http://azo-freeware.blogspot.com/2009/08/jzben-38.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed:+azo-freeware+(AZO+Freeware)

    5. http://jinnsblog.blogspot.com/2008/10/free-finance-tools-and-manager-part2.html

    和辛苦製作免費軟體的大大先說聲對不起,這文是我用mail介紹給我姐的,說話有點直接 & 第二人稱(你)是稱我姐,不是版大哦...如果使用者沒有很多支付習慣的話,很多免費軟體都很優秀哦,我太嚴格了....呵呵...我有學過會計...若大大不知如何記科目可以問我...我可以一起幫你解決哦

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  4. 原想介紹版大其它記帳軟體,但無法發文,是我打字打太長了嗎?

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  5. 可能是系統誤認為這是廣告文了,所以就把您的文章給隱藏起來了。

    不過沒關係,我將其解開了!:D

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