2021/10/10

排課重點 -- 以欣河排課軟體為例

相隔 10 多年竟然又接手了排課的工作,包含 2007 在開學前 3 天接手排課工作,這次是第 4 次排課了,算是比較得心應手。趁著記憶還新,趕緊將排課注意事項寫下來,方便以後接手的組長們參考。

  1. 排課前需查明的資料
  2. 排課前需查明的資料

排課前需查明的資料

打開欣河排課軟體輸入資料之前,手上總要有些資料才能進行輸入對吧?以下的資料記得要準備好:

  1. 全校教師名單
  2. 每位教師的職務:行政、導師 (哪一班)、專任
  3. 請假教師名單 (侍親、育嬰、調府、長期病假)
  4. 國高中專輔名單
  5. 全校各年級班級數
  6. 代理教師名單
  7. 短期代課教師名單
  8. 社團教師名單
  9. 鎖課群組 (資源班、跑班課程、上下學期互換課程)
  10. 全校共同課程時間 (本土語言、班級自治、班週會、適性發展)
  11. 各年級共同課程時間 (高中多元選修、充實/補強、校定必修)
  12. 體育班專長訓練時間

有些資料無法一次就全部獲得,比方說代理教師可能尚未聘到,這時候就先在系統裡面以『代理一』、『代理二』這樣的名稱先處理,或是外聘社團教師一直聘不到,一樣可用『社團一』、『社團二』先處理,等聘到教師後再將資料更正即可。

不排課時段

  1. 各領域時間 (國高中不同)
  2. 各主任、組長業務不排課時段
  3. 國高中專輔不排課時段
  4. 國教輔導團團員名單及不排課時段
  5. 高中課程輔導員名單及不排課時段數
  6. 進修教師及進修不排課時段
  7. 短代教師不排課時段 (他可能祇能來兩個半天)

減授節數

  1. 最新的各領域教師基本鐘點
  2. 國教輔導團減授時數
  3. 高中課程輔導員減授時數
  4. 協助行政教師及減授節數
  5. 技藝職群負責教師及減授節數

排課前設定

  1. 刪除原所有資料
  2. 輸入基本資料
  3. 設定教師編號
  4. 設定科目代碼
  5. 避免教師同天在同一個班出現太多次
  6. 注意體育課的場地限制
  7. 優先排第八節輔導課
  8. 將第八節輔導課單獨設一個課程
  9. 分組上課及單雙週上課
  10. 分組上課及特教鎖課

刪除原所有資料

系統維護(一) ==> c. 清除檔案內容 ==> 全選 ==> 刪除

『刪除的話還要重新輸入所有資料,好煩。可不可以不要全刪?會怎樣嗎?』

運氣好的時候不會怎樣,運氣不好就可能因為資料庫錯誤而使課表完全排不出來。

我 2009 & 2021 年都遇到排完課之後有上千筆錯誤的情況,無論怎麼調整排課條件都還是有上千筆的錯誤,最後祇好將資料全部刪除重來才正常 (錯誤筆數約 90 筆,可以人工調整)。

因為相隔了12年,我已經忘記之前發生的錯誤,直到刪除全部資料重排,確認問題在於資料庫錯誤時才想起 2009 年也遇到相同的問題,白白浪費了寶貴的一個星期時間。

輸入基本資料

刪除所有資料後,原本的資料包含教師編號、班級、課程名稱、全校共同科目、手排課程、每天節數、開課及教師配課,還有排課條件 (科目不排課時段、教師不排課時段、特別教室最多使用班級數、體育場地最多班級數) 等都要再重新輸入一次。

如果覺得前組長編排教師編號、課程編號的方式跟自己工作習慣不合,剛好可以趁著這時候修改。

設定教師編號

教師編號的編排方式會影響日後許多工作,所以要想一個比較好的編排方式,事關日後工作是否能順暢進行。 以前我們學校是依行政、導師、專任教師來編教師編號,我今年接手後則是依照教師任教科目來編排教師編號。這兩種方式各有優缺點,底下說明:

  • 依行政、導師、專任教師編號
    優點:編製學期兼代課統計表時非常方便,因為行政、導師都排列在同一區;另外要排校外教學兼代課時也方便,在欣河中一直按下一個就可以續繼排代了。

  • 依教師任教科目編號
    優點:大家會記得某個教師是任教哪一科的,但很難記得他是哪一班的導師,所以依照教師任教科目編號查閱教師課表時會快很多,尤其暑假排完課,開始要利用紙本調課時,翻閱教師課表會輕鬆很多。

    而且因為教師任教科目很少有變動,所以教師編號不太需要變動,擔任教學組久了 (如果不幸一直下不來) 要查閱某個老師的課表可以直接用編號查詢。

    缺點:在編製學期兼代課統計表時比較麻煩,導師分散到各個領域去,不好查對。不過這好解決,祇要 Excel 中多一個職務欄,依據職務欄排序,就可以讓行政、導師全都排在一起,一次輸入基本鐘點 & 超鐘點節數。

    比較麻煩的大概是校外教學遺留課務排代要一直跳號找人,不過一學期校外教學也沒幾次是還好。

你可能會覺得很奇怪:「欣河不是已經有調課功能了嗎?直接在欣河裡面調課祇要看系統告訴我哪一節可以調就好,為什麼前面說『尤其暑假排完課,開始要利用紙本調課時,翻閱教師課表會輕鬆很多』?」

我第一次排課時也直接在欣河裡面調課,但是事後要回想當初是怎麼調課的?為什麼這麼調?都完全沒辦法回溯。而且在電腦上能看到的課表少,很難進行三角、四角或更多角調課,因此調課作業會拉的很長、很痛苦。

第二次排課改用鉛筆、紙本課表進行調課效率提昇很多,而且日後可以回溯,如果覺得調得不好用橡皮擦擦掉重來就行。等到全部調課完成,覺得沒問題了再輸入欣河系統即可。

鉛筆紙本調課
圖、鉛筆紙本調課

設定科目代碼

在設定科目代碼時要費點心思,我希望科目代碼要有邏輯且容易區別,一看就知道這是什麼課程。有些人會 001 國文、002 英文、003 數學、004 自然、005 美式生活這樣想到什麼就寫什麼,我覺得這樣很難檢錯。

我的科目代碼有 4 位數,第 1 碼用來區分國中部、高中部;第 2 碼區分一般課程、體育班課程、彈性課程、第八節;第 3 碼是科目;第 4 碼是相關課程,比方 0031 是地理、0032 是歷史、0033 是公民,它們都是 0030 社會科這個大項的相關科目。

唯一的例外是國文課,因為欣河不接受 0000 這個代碼,所以國文的代碼我設為 0001。

避免教師同天在同一個班出現太多次

注意同一個教師授課的科目最好不要同一天上課,例如英語、外師協同教學的國際溝通(就算有外師協同,但還是有原本的英語老師在)、第八節英語輔導課不要排在同一天,這可以利用『科目不可排同天』達成。

將各個年級開的課程調查清楚,做好科目群規劃就可以避免同一個教師授課的科目排在同一天的情況發生。

事先規劃不可排同天的科目
圖、事先規劃不可排同天的科目

規劃完成後在欣河的『科目不可排同天』中設定哪些科目不可同天上課。

將科目不可排同天的規劃輸入欣河系統
圖、將科目不可排同天的規劃輸入欣河系統

注意體育課的場地限制

體育課要特別注意場地的問題 & 上課不要連天。將全校的體育課 (科目代號 0062 & 1062) 都設為一個科目群,在『場地使用班數設定』設定這個科目群最多祇能有 9 個班級上課 (因為學校祇有 9 個體育場地),並且設定該科目群上課不可連天。

注意,體育班的專長課程不要放進這個科目群中,體育班有自己的訓練場地

優先排第八節輔導課

第八節可以變動的範圍祇有星期一第八節到星期五第八節這 5 個空間,所以一定要優先排第八節。先排第八節比較容易避免連三、連四的情形出現。

如果沒有先排第八節,那麼 1~7 節排好後要將第八節塞入就很容易出現連三連四,但卻怎麼樣也避不掉的情況,尤其 1~7 節如果有鎖課的,課一排入就很難調動,這時明知連三連四對老師很不好卻也祇能硬著頭皮排下去了。

但如果先排第八節,系統發現某個第七節的課程排入後會造成連三、連四,它就可以選擇排到別的地方去,1~7 節的課程有 35 個空格,比較好調動。

將第八節輔導課單獨設一個課程

為了能先排第八節,必須將第八節輔導課單獨設一個課程。例如我設定我們學校的課程編號:

0001 為國文課,0801 為第八節國文輔導課;
1001 是高中部國文,1801 是高中部國文輔導課。

然後設定 0001~0799 & 1001~1799 的課程不排第八節;0801~0899 & 1801~1899 的課程不排 1~7 節,再至『排課條件 2 ==> 先排科目』設定 0801~0899 & 1801 ~ 1899 要先排,這樣就可以讓欣河自動排第八節了,不用自己手排第八節再輸入欣河中。

讓電腦排第八節第一個是比較輕鬆,第二個讓電腦自動排也比較不會出錯。如果是手排,常常排完才發現排出一堆衝堂,那時要調課就很麻煩,利用電腦自動排可以省去這些困擾。

分組上課及單雙週上課

『排課條件 1 ==> 4.共同上課班級』可以用在分組上課以及第八節單雙週上課,比方社會科第八節是單雙週不同科上課的話,就可以用這個功能來處理。

使用『共同上課班級』時要注意,在這邊輸入班級 & 任課教師後,就不要在『基本資料 ==> 8.開課及教師配課』中再輸入資料了,否則會看到有重覆的課程出現。在欣河的資料結構中:

基本資料 ==> 5.全校共同科目
基本資料 ==> 6.班級手排課
基本資料 ==> 8.開課及教師配課
排課條件 1 ==> 4.共同上課班級

等四組設定會將資料填入相同的資料庫中,所以課程祇要在上述四個設定的其中一個設定過即可,否則會造成課程重覆。

比方說星期四下午第 6 節是班週會時間,祇要在『基本資料 ==> 5.全校共同科目』設定就好,不要『基本資料 ==> 8.開課及教師配課』又設定了一次,否則會看到班級開課統計是 36 節課,但找不到問題在哪邊。

此外,記得將單雙週上課的第八節輔導課設定為最優先排課,如果被其他第八節輔導課佔用時段那就排不出課表了。

分組上課及特教鎖課

前面提到用『共同上課班級』可以進行分組上課設定,但是那有侷限性,就是你必須事先決定哪一個班要上什麼課,比方說數學跑班上課,你可以確定所有班級這一節都要上數學,就可以利用『共同上課班級』讓欣河去找時間排入。

但特教生抽離輔導室會希望將數個班的國、英、數都排在同一時段上課,這種要求不適合使用前面提到的『排課條件1 ==> 4.同時上課班級』來達成,因為你不確定課程要怎麼組合。

假設 101、102、103 三個班都有安置特教生,輔導室希望星期一第 2、3 節都排國、英、數,方便將特教生抽離教學,這時下列三種情況都可以滿足輔導室的需求:

配合特教抽離的分組上課
圖、配合特教抽離的分組上課

如果利用『共同上課班級』來進行分組設定就失去了彈性,因此這種情況要利用不排時段來達成。

利用不排時段讓欣河自動排鎖課課程的優點是自由度比較大,設定一個區間讓欣河去排就好,比起手排,讓程式自動排課比較不會衝堂,手排再輸入欣河的話,常會衝堂衝的亂七八糟。

缺點是設定繁瑣,比方說國文、英文 & 數學要鎖課在星期一第二、三節,那得設定:

  • 國文、英文、數學不排星期一第一節
  • 國文、英文、數學不排星期一第四節至第八節
  • 歷史、地理、公民、音樂……不排星期一第二三節

班級多的時候會設定到很想死,我今年設定不排時段設定了 7129 組資料 (Excel 到第 7130 行,但第 1 行是標題,要扣掉)。

設定科目不排時段
圖、設定科目不排時段

超級排課

設定好上述條件後就可以開始進行排課。我習慣直接用『超級排課』,可以一開始就將教師不排課時段考慮進去,否則排好後才要來調整會很麻煩。

  1. 先設定超級排課參數
  2. 輸入密碼:zzzz
  3. 請輸入條件選擇參數:(直接按 Enter 跳過)
  4. 輸入排課難度:1
    (1 就好。我們學校國高中部加起來 97 班,每週近 3500 節課要排,經過多次實驗,將難度分別設為 1 & 4,排出的錯誤筆數相差約 10 筆,但時間差異非常多。因此難度設為 1 即可。)
  5. (1)高難度 (2)低難度:2
    (一樣,高低難度的結果差異不大,先用低難度以節省時間)
  6. RETRY(y/n):n (不再繼續嘗試)

重排失敗資料

  1. 輸入密碼:zzzz
  2. 請輸入條件選擇參數:0
  3. 輸入排課難度: 2
    (第一次排課用難度 1,現在重排失敗資料時提高難度再試一次,難度 2 還排不出來的就直接手動處理了。而且實驗結果發現設 2 的話每筆錯誤資料最多卡 7 分鐘,設為 5 大概開學前課表出不來。 )
  4. (1)高難度 (2)低難度:1
    (重排時提高難度,此時資料筆數少,比較不會浪費太多時間)
  5. RETRY(y/n):n (不再繼續嘗試)

捨棄部份條件後重排

叫出第二次嘗試的結果,看看排不出的課表裡面是否有『一定要排出來的課 (領域時間、公務會議時間……)』,以手排方式將這些課程處理掉。

剩下的錯誤筆數可能是因為教師設定了不排時段所造成的,可以將這個條件捨棄再重排一次。

  1. 輸入密碼:zzzz
  2. 請輸入條件選擇參數:0 3
    • 0:叫入前次錯誤資料繼續嘗試
    • 3:捨棄『教師不排時段』限制
  3. 輸入排課難度:1
  4. (1)高難度 (2)低難度:1

超級排課的條件選擇參數

超級排課的條件選擇參數一共有 7 個,除了前面提到的『直接按 Enter』,以及重排錯誤資料時『按 0 叫入錯誤資料重排』這兩個選項,還有其他 5 個選項。完整的 7 個選項如下:

  • Enter:不設定條件選擇參數,直接排課
  • 0:叫入前次錯誤資料繼續嘗試
  • 1:捨棄『最多班數』限制
  • 2:捨棄『科不時段』限制
  • 3:捨棄『教師不排時段』限制
  • 4:捨棄『教師節數』限制
  • 5:捨棄『科可同天』限制

條件選擇參數可以多個參數組合,祇要在各個參數之間用空白區隔開來即可。比方說輸入 0 3 代表要叫入前次錯誤資料繼續排課,但是排課時要捨棄『教師不排時段』限制

標註兼代課

調整好課表後記得標註兼代課時間,標註時如果遇到導師有兼課,優先將兼課標註在班級自治課(班週會)上。因為一學期上 8 次社團,其他週次都是導師看班,標註在班級自治或班週會課上,可以給導師比較多的兼課鐘點費。

4 則留言:

  1. 超棒的經驗分享,感謝您的無私!

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  2. 無意間看到~好棒~可以借我存檔之後備用嗎

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    1. 文章嗎?當然沒問題啊。希望能幫上忙。 :)

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