2011年2月17日 星期四

利用 Dropbox 與朋友分享資料

之前在各領域教老師們利用 HFS 與辦公室的同事分享檔案時,大家最好奇的就是要怎麼突破 HFS 祇能在同一個區域內分享檔案的限制?因為大家都希望能把家裡的檔案與朋友分享。

要使用 HFS 與遠方的朋友分享檔案不是做不到,但是你得會設定家裡的 IP 分享器的一些選項,這可能會難倒平常比較少接觸電腦的人。所以要與遠方朋友共享檔案的話,HFS 不是一個好選擇。

不過,我們倒是可以利用 Dropbox 與遠方朋友分享檔案。

與全世界分享 Public 資料夾

為什麼可以用 Dropbox 分享檔案呢?當我們把桌上型電腦中的檔案備份到 Dropbox Server 去之後,這些檔案就放在網路上了,我們可以在別的地方利用筆電下載這些放在網路上的檔案。

既然我們可以下載檔案,那麼朋友們應該也可以啊。不過目前這些檔案都祇有我們自己可以利用 Dropbox 這套軟體來下載,如果我們知道檔案傳到 Dropbox Server 的哪個位置,並且將這個位置告訴朋友,那麼朋友不需要安裝 Dropbox 程式也可以下載檔案了。

好,那現在我們面臨的問題就是:『我哪知道檔案傳到哪邊去啊?我哪有辦法知道檔案在 Dropbox 的哪個位置?』

這倒是不用擔心!因為 Dropbox 也知道很多人有分享檔案的需求,所以它乾脆將『找出檔案在網路上的位置』的功能都做進程式裡面了,祇要按一下按鈕,就可以與朋友分享檔案了。

但是這樣子又太危險了點,一個不小心把自己的所有檔案都開放給大家下載就糟了。針對這個問題,Dropbox 的做法是設定祇有 Public 這個資料夾裡面的檔案可以與其他人分享,其他資料夾中的檔案不讓別人下載,這樣子就兼顧方便分享 & 檔案安全。

Public 資料夾與全世界分享資料
圖、Public 資料夾與全世界分享資料

要試試這個分享功能的話,就打開我們的 Dropbox 資料夾吧!

在 Dropbox 資料夾裡面有一個叫做 Public 的資料夾,祇要是把檔案放在 Public 資料夾裡面,等到檔案出現綠色勾勾就可以與朋友共享檔案了。

Dropbox 中的 Public 資料夾
圖、Dropbox 中的 Public 資料夾

進入 Public 資料夾後,在我們想要讓朋友下載的檔案按右鍵,選擇右鍵功能中的『Dropbox ==> Copy Public Link』,這樣我們就獲得了這個檔案在 Dropbox 網站的存放位置。

獲取 Dropbox 上的檔案連結位置
圖、獲取 Dropbox 上的檔案連結位置

取得檔案位置後,我們可以利用 Email 或是 MSN 等方式把檔案連結位置傳給朋友;朋友收到 Email 時,點選信件中的連結就可以下載檔案了。

HFS 祇能與同一個區域內的朋友分享檔案;利用 Email 傳檔案會有檔案大小的限制,比方說 Gmail 祇能傳 25MB 以下的檔案,大於 25MB 就沒辦法傳了。

使用 Dropbox 就可以與遠方的朋友共享檔案,也沒有大小限制,祇要免費的 2GB 空間還沒用完,要傳多大的檔案都可以,這是 Dropbox 比較方便的地方。當然,使用 Dropbox 分享檔案速度就沒有用 HFS 這麼快了。

『呣,聽起來是不錯啦,但是放在 Public 資料夾裡面,有心人士總是可以找到檔案位置然後下載,我並不想要與全世界的人共享我的檔案啊!!我祇想要與少數幾個朋友共享檔案耶。』

嗯,要與少數幾個朋友共享檔案也是做的到,不過前題就是你的朋友也要有 Dropbox 的帳號才行。

祇與 Dropbox 上的好朋友分享資料

要與少數幾個好友分享檔案,我們可以先建立一個資料夾,專門用來放要分享的檔案。

建立一個要與好友分享的資料夾
圖、建立一個要與好友分享的資料夾

選取我們要分享的資料夾,按右鍵,選擇『Dropbox ==> Share This Folder』,準備要開始分享檔案。

選擇 Dropbox 選項中的分享資料夾功能
圖、選擇 Dropbox 選項中的分享資料夾功能

選擇 Share This Folder 功能後,會跳出瀏覽器詢問我們要把這個資料夾分享給哪些人。祇要把好友的 Dropbox 帳號 (就是他的 Email) 填進去就可以了。

你可以一次填入好幾個朋友的帳號,每個帳號之間用半型的逗號區隔開來就可以了。比方說輸入『abc@gmail.com, xyz@hotmail.com』這樣就可以邀請兩位朋友來共享檔案。

輸完朋友的 Dropbox 帳號後,底下有一欄讓我們填寫訊息。我們把朋友列進共享名單後,Dropbox 並不是直接就把朋友拉進來,而會先發一封 Email 詢問他是否有意願加入,底下這個欄位就是讓我們撰寫 Email 內容用的。

寫個:『我是 Yukie,請你同意我來跟你共享檔案。』之類的簡短內容,你的好友才不會收到一封英文信搞不清楚狀況下就將邀請函刪除。

輸入要共享檔案的朋友名單
圖、輸入要共享檔案的朋友名單

寫完信按下確認後,我們在桌面上的資料夾圖示就變了。從原本黃色單調的資料夾圖示,變成有人頭的圖示,表示這個資料夾已經與朋友共同擁有。

人頭圖示表示資料夾已與朋友共享
圖、人頭圖示表示資料夾已與朋友共享

我們的好友收到邀請信後,祇要答應與我們共享檔案,在他的 Dropbox 資料夾中就會多出這個名為『與朋友分享的資料夾』,我們丟到這個資料夾的檔案都會出現在朋友的電腦中。他們如果開啟這個檔案,並予以修改,我電腦中的檔案也會隨之改變。

傳統上我們習慣用 Email 來分享檔案,但是利用 Email 分享檔案沒辦法即時更新,常常會發生團隊中的每個人所持有的檔案內容不同的狀況。利用 Dropbox 的資料夾共享功能,可以讓一個團隊共同編輯、修改檔案,而且每個人手上的檔案都能是即時更新。有人在這個資料夾中新增檔案也是所有人立刻就收取到檔案,非常方便。

這種群組共享的功能在 Google sitesGoogle 文件也都有提供,不過 Dropbox 做的更加便利、更容易上手,有需要的人可以好好應用。:)

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