新年該做的第一件事：用 Gmail 寫遺囑

人難免一死，如果能在死前將自己掛念的事情交待清楚，那麼就算臨時出了狀況，至少親友還能有一些依循的方向不致亂了套。但寫遺書還要公證之類的感覺很麻煩，在科技時代我想到的是利用 Gmail 寫遺書。

簡單三步驟讓你有用不完的 Dropbox 容量

一申請完 Dropbox 我們就會有 2GB 的使用空間，如果祇是放個人的文書資料，這樣的容量是很足夠了。

不過有了這個方便的檔案同步、備份、分享工具之後，人類的惰性會讓我們慢慢的把其他類別的檔案，比方說相片，比方說音樂，也放進這個資料夾之中讓 Dropbox 自動備份。沒多久，本來看起來好像很多的 Dropbox 的空間竟然不夠用了。

怎麼辦呢？嗯，你可以花錢昇級容量 (不便宜)，或是多申請幾個帳號 (使用時不便)，要不然就是把 Dropbox 推薦給朋友，每多一個朋友申請 Dropbox，我們的 Dropbox 空間就多一些容量可以使用。

要把 Dropbox 推薦給朋友可以有兩種方式：

1. 請朋友經由特定連結申請 Dropbox
2. 經由 Twitter、Facebook 等社群網站邀請朋友使用 Dropbox

利用第一種方法，每推薦一個朋友申請 Dropbox 可以增加 250MB 容量，最多可以額外增加 8GB 容量 (推薦 32 個朋友)；利用第二種方式最多可以增加 768MB 的容量。

值得注意的是，如果具有教師或是學生的身份，那麼利用第一個方式推薦朋友可以增加 500MB 容量，最多可以額外增加 16GB 容量 (推薦 32 個朋友)。所以，如果你具教師或是學生身份，就一定要好好利用這個優勢啊。

步驟一、請朋友利用推薦連結申請 Dropbox

登入 Dropbox 的網頁後，可以在網頁的左下角發現有 Get extra space free 的連結，想要免費增加容量就從這邊來吧。

圖、免費獲得額外空間

點進連結之後，Dropbox 告訴我們，每當推薦一個朋友來使用 Dropbox，我們就可以得到額外的 250MB 空間。聽起來還滿誘人的，不過怎麼做呢？

圖、邀請朋友就可以獲得額外空間

喔，不要緊張，祇要把畫面拉到最下方，就可以看到一個 use this link with friends 的連結，將這個連結複製起來寄給朋友，請朋友們利用這個連結來申請 Dropbox 帳號就可以了。

圖、請朋友利用推薦連結申請 Dropbox 帳號

好，我們手上已經有了推薦連結了，祇要將這個連結用 email 寄給朋友，請他們申請帳號就可以增加額外空間。不過慢著寄信，如果具有學生或是教師身份，那不利用這個身份就太可惜了。

步驟二、驗證學生 & 教師身份 (可跳過此步驟)

Dropbox 驗證學生 & 教師身份的方式很簡單，不需要學生證影印本之類的，祇要我們的 email 的網域屬於 edu 層級就可以了。一般學生的 email 不都是 edu.tw 結尾的嗎？這樣就夠了。

要驗證身份請點選 https://www.dropbox.com/edu 連結，在這個頁面的左下角輸入我們的 email -- 要確定是 edu.tw 結尾的 email 才有用喔。比方說我的 email 是 yukie@nmail.hsjh.tc.edu.tw ，最後幾個字是 edu.tw 無誤，所以就勇敢的將 email 填進去。

圖、輸入教育單位 email 信箱

為了確認這個信箱是真的，Dropbox 會發一封確認信到剛剛填寫的 email address 去，所以請登入信箱中按連結確認。

圖、至信箱中確認連結

確認為學生或教師的身份後，每推薦一人所增加的容量就變大為 500MB 了，而且增加的上限從 8GB 變為 16GB。另外，使用我們的推薦連結申請 Dropbox 的朋友也可以多得到 250MG 的容量，彼此都有利。

圖、學生與教師推薦朋友可以增加 500MB 容量

步驟三、連結社群網站增加容量

如果有使用 Twitter 或是 Facebook ，那麼將 Dropbox 與 Twitter & Facebook 做連結的話，每個可以額外得到 128MB 容量。四個連結都做到的到，還會出現另外兩個隱藏關卡 (好像打電動)，再加以連結的話又可以各加 128MB，所以最多可以加到 128MB * (4+2) = 768MB 的容量。

要利用連結社群網站增加容量的話，先點擊 https://www.dropbox.com/free 這個連結，然後就將每個社群網站與 Dropbox 連結吧。不過我想很多學校老師沒有 Twitter 帳號，所以這一部份我就不細說了！:P

圖、連結 Twitter & Facebook 等社群網站增加容量

與 Dropbox 共同合作的程式

好吧，將 Dropbox 容量增加到 10 幾 GB 後，我們該怎麼應用呢？好像沒有那麼多重要的檔案要放，但容量空著也是很可惜，如果能應用到其他地區的話，那就棒極了。

關於這一點，確實有許多行動裝置能利用 Dropbox 做出更多的應用。

比方說，之前曾提過可以利用 Dropbox 傳檔到 iPad 中，省去每次都要接一條 USB 尾巴才能傳檔案的麻煩；GoodReader 這個 iPad 的閱讀程式也可以利用 Dropbox 讀取電腦中的電子書檔案。

不單是 iPad/iPhone 能利用 Dropbox，其他的智慧型手機也都有記事管理、音樂播放等類別軟體能與 Dropbox 共同合作，所以不論是使用 iPad/iPhone 或是使用其他智慧型手機，都會發現 Dropbox 是一個非常便利的服務。

『可是我不知道哪些軟體能與 Dropbox 合作啊，有沒有哪個網頁有這樣的訊息呢？』

ㄟ，有的，在 Dropbox 網站上就有列出合作的軟體清單，祇要連結至 http://www.dropbox.com/apps 就可以看到所有支援 Dropbox 的程式，並可以依據自己的智慧型手機 (Android、iPhone……) 來觀看程式清單。

圖、各種與 Dropbox 合作的行動裝置程式

擁有各種不同的應用是 Dropbox 最強力優勢。有不少網站提供與 Dropbox 類似的服務，而且容量往往數十 GB 起跳，但是因為缺少像 Dropbox 那麼豐富的應用軟體，所以暫時還沒有哪個網站能捍動 Dropbox 的地位。

如果真有哪個網站能打敗 Dropbox，呃，我們那時候再說吧！:P

附註：

• 驗證學生 (教師) 身份： https://www.dropbox.com/edu
• 利用連結社群網站增加容量： https://www.dropbox.com/free
• Dropbox 合作軟體清單： http://www.dropbox.com/apps

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Dropbox 使用教學懶人包

Dropbox 是使用上非常便利的檔案備份服務，完全擺脫了以前要備份檔案時要設定一堆選項的困擾。

我們祇需至 Dropbox 網站註冊一個帳號，就提供 2GB 的網路空間讓我們備份資料、還原誤刪的檔案，與朋友分享檔案，甚至還可以與 iPad、Android 手機互傳檔案，應用範圍非常廣泛。

要使用 Dropbox 備份資料非常簡單，註冊完帳號、安裝好程式就可以備份資料了，不必任何教學大家都會。不過要還原誤刪的檔案，或是要與朋友分享檔案的話，就需要稍微做一些設定才行。為了讓大家都能發揮 Dropbox 最大的效用，前一陣子我寫了幾篇 Dropbox 的教學文章，底下是教學文章懶人包。

Dropbox 教學整理

1. Dropbox 讓檔案自動備份
   我們在做資料備份時，都是希望能備份在越多地方越好。如果祇把檔案備份在另一顆硬碟，哪天火災將電腦燒壞了，或是地震時電腦從桌上摔下來，或是打雷把電腦燒了，甚至是家裡遭小偷，不論是前面哪一種狀況，即使檔案備份在不同的硬碟中還是可能一次全滅。
   
   將檔案備份至 Dropbox 就是要避免這樣的狀況。位處在美國的 Dropbox 機房與我家同時發生災難的機會不太大，即便是我家的資料毀了，我還是很有可能可以從 Dropbox 下載備份資料，所以我會建議定時備份與即時備份兩個都做，這樣資料會更有保障。(繼續閱讀：Dropbox 讓檔案自動備份)
   
   
2. 用 Dropbox 版本控制功能還原誤刪的資料
   在 Dropbox 網站的資源回收筒裡面的檔案都會被存放 30 天，30 天後如果沒有把檔案救回來，Dropbox 就會認為我們是真的不需要這個檔案，那時才真正的把檔案清除掉。所以我們在誤刪檔案的 30 天之內都還能從 Dropbox 把檔案救回來。(繼續閱讀：用 Dropbox 版本控制功能還原誤刪的資料)
   
   
3. 利用 Dropbox 與朋友分享資料
   當我們把桌上型電腦中的檔案備份到 Dropbox Server 去之後，這些檔案就放在網路上了，我們可以在別的地方利用筆電下載這些放在網路上的檔案。
   
   既然我們可以下載檔案，那麼朋友們應該也可以啊。不過目前這些檔案都祇有我們自己可以利用 Dropbox 這套軟體來下載，如果我們知道檔案傳到 Dropbox Server 的哪個位置，並且將這個位置告訴朋友，那麼朋友不需要安裝 Dropbox 程式也可以下載檔案了。(繼續閱讀：利用 Dropbox 與朋友分享資料)
   
   
4. Dropbox 做為電腦與 iPad 傳檔的橋樑
   Dropbox 能做到幾台電腦之間檔案同步，所以很適合用來同步 iPad 與電腦間的檔案 (也可以用來進行 HTC 等 Android 智慧手機 & 電腦間的同步 )。
   
   我們在桌上型電腦上祇要把檔案丟進 Dropbox 資料夾，過一會兒 iPad 上就已經擁有這些檔案；反之，我們在 iPad 上把檔案丟進 Dropbox 資料夾中，過一會兒桌上型電腦中也會出現這些檔案。整個過程不必填寫收件人等資料，我們所需要做的就祇是把檔案存到 Dropbox 資料夾，之後就一切自動、不勞我們煩惱。 (繼續閱讀：Dropbox 做為電腦與 iPad 傳檔的橋樑)
   
   
5. 簡單三步驟讓你有用不完的 Dropbox 容量
   有了 Dropbox 這個方便的檔案同步、備份、分享工具之後，我們會逐漸將相片、音樂之類的檔案，也放進這個資料夾之中，讓 Dropbox 自動備份。沒多久，本來看起來好像很多的 Dropbox 的空間竟然不夠用了。
   
   怎麼辦呢？嗯，你可以花錢昇級容量 (不便宜)，或是多申請幾個帳號 (使用時不便)，要不然就是把 Dropbox 推薦給朋友，每多一個朋友申請 Dropbox，我們的 Dropbox 空間就多一些容量可以使用。 (繼續閱讀：簡單三步驟讓你有用不完的 Dropbox 容量)
   
   
6. 利用 Dropbox 同步 iPad 圖片
   iPad & iPhone 具有拍照的功能，不過拍好的相片要傳到電腦上，好像除了接上那條尾巴之外，也沒其他的方法。
   
   之前介紹過利用 Dropbox 傳檔到 iPad 去，但是那時候 Dropbox 沒辦法把 iPad & iPhone 拍的相片傳回電腦來，遇到相片時還是得找出尾巴來接上去。所幸這個情況已經改變，現在 Dropbox 可以傳圖片了。(繼續閱讀：利用 Dropbox 同步 iPad 圖片)

因為 Dropbox 真的很棒，希望這幾篇文章能讓你更加善用 Dropbox，讓資料更安全、檔案分享更方便。:)

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利用 Dropbox 與朋友分享資料

之前在各領域教老師們利用 HFS 與辦公室的同事分享檔案時，大家最好奇的就是要怎麼突破 HFS 祇能在同一個區域內分享檔案的限制？因為大家都希望能把家裡的檔案與朋友分享。

要使用 HFS 與遠方的朋友分享檔案不是做不到，但是你得會設定家裡的 IP 分享器的一些選項，這可能會難倒平常比較少接觸電腦的人。所以要與遠方朋友共享檔案的話，HFS 不是一個好選擇。

不過，我們倒是可以利用 Dropbox 與遠方朋友分享檔案。

與全世界分享 Public 資料夾

為什麼可以用 Dropbox 分享檔案呢？當我們把桌上型電腦中的檔案備份到 Dropbox Server 去之後，這些檔案就放在網路上了，我們可以在別的地方利用筆電下載這些放在網路上的檔案。

既然我們可以下載檔案，那麼朋友們應該也可以啊。不過目前這些檔案都祇有我們自己可以利用 Dropbox 這套軟體來下載，如果我們知道檔案傳到 Dropbox Server 的哪個位置，並且將這個位置告訴朋友，那麼朋友不需要安裝 Dropbox 程式也可以下載檔案了。

好，那現在我們面臨的問題就是：『我哪知道檔案傳到哪邊去啊？我哪有辦法知道檔案在 Dropbox 的哪個位置？』

這倒是不用擔心！因為 Dropbox 也知道很多人有分享檔案的需求，所以它乾脆將『找出檔案在網路上的位置』的功能都做進程式裡面了，祇要按一下按鈕，就可以與朋友分享檔案了。

但是這樣子又太危險了點，一個不小心把自己的所有檔案都開放給大家下載就糟了。針對這個問題，Dropbox 的做法是設定祇有 Public 這個資料夾裡面的檔案可以與其他人分享，其他資料夾中的檔案不讓別人下載，這樣子就兼顧方便分享 & 檔案安全。

圖、Public 資料夾與全世界分享資料

要試試這個分享功能的話，就打開我們的 Dropbox 資料夾吧！

在 Dropbox 資料夾裡面有一個叫做 Public 的資料夾，祇要是把檔案放在 Public 資料夾裡面，等到檔案出現綠色勾勾就可以與朋友共享檔案了。

圖、Dropbox 中的 Public 資料夾

進入 Public 資料夾後，在我們想要讓朋友下載的檔案按右鍵，選擇右鍵功能中的『Dropbox ==> Copy Public Link』，這樣我們就獲得了這個檔案在 Dropbox 網站的存放位置。

圖、獲取 Dropbox 上的檔案連結位置

取得檔案位置後，我們可以利用 Email 或是 MSN 等方式把檔案連結位置傳給朋友；朋友收到 Email 時，點選信件中的連結就可以下載檔案了。

HFS 祇能與同一個區域內的朋友分享檔案；利用 Email 傳檔案會有檔案大小的限制，比方說 Gmail 祇能傳 25MB 以下的檔案，大於 25MB 就沒辦法傳了。

使用 Dropbox 就可以與遠方的朋友共享檔案，也沒有大小限制，祇要免費的 2GB 空間還沒用完，要傳多大的檔案都可以，這是 Dropbox 比較方便的地方。當然，使用 Dropbox 分享檔案速度就沒有用 HFS 這麼快了。

『呣，聽起來是不錯啦，但是放在 Public 資料夾裡面，有心人士總是可以找到檔案位置然後下載，我並不想要與全世界的人共享我的檔案啊！！我祇想要與少數幾個朋友共享檔案耶。』

嗯，要與少數幾個朋友共享檔案也是做的到，不過前題就是你的朋友也要有 Dropbox 的帳號才行。

祇與 Dropbox 上的好朋友分享資料

要與少數幾個好友分享檔案，我們可以先建立一個資料夾，專門用來放要分享的檔案。

圖、建立一個要與好友分享的資料夾

選取我們要分享的資料夾，按右鍵，選擇『Dropbox ==> Share This Folder』，準備要開始分享檔案。

圖、選擇 Dropbox 選項中的分享資料夾功能

選擇 Share This Folder 功能後，會跳出瀏覽器詢問我們要把這個資料夾分享給哪些人。祇要把好友的 Dropbox 帳號 (就是他的 Email) 填進去就可以了。

你可以一次填入好幾個朋友的帳號，每個帳號之間用半型的逗號區隔開來就可以了。比方說輸入『abc@gmail.com, xyz@hotmail.com』這樣就可以邀請兩位朋友來共享檔案。

輸完朋友的 Dropbox 帳號後，底下有一欄讓我們填寫訊息。我們把朋友列進共享名單後，Dropbox 並不是直接就把朋友拉進來，而會先發一封 Email 詢問他是否有意願加入，底下這個欄位就是讓我們撰寫 Email 內容用的。

寫個：『我是 Yukie，請你同意我來跟你共享檔案。』之類的簡短內容，你的好友才不會收到一封英文信搞不清楚狀況下就將邀請函刪除。

圖、輸入要共享檔案的朋友名單

寫完信按下確認後，我們在桌面上的資料夾圖示就變了。從原本黃色單調的資料夾圖示，變成有人頭的圖示，表示這個資料夾已經與朋友共同擁有。

圖、人頭圖示表示資料夾已與朋友共享

我們的好友收到邀請信後，祇要答應與我們共享檔案，在他的 Dropbox 資料夾中就會多出這個名為『與朋友分享的資料夾』，我們丟到這個資料夾的檔案都會出現在朋友的電腦中。他們如果開啟這個檔案，並予以修改，我電腦中的檔案也會隨之改變。

傳統上我們習慣用 Email 來分享檔案，但是利用 Email 分享檔案沒辦法即時更新，常常會發生團隊中的每個人所持有的檔案內容不同的狀況。利用 Dropbox 的資料夾共享功能，可以讓一個團隊共同編輯、修改檔案，而且每個人手上的檔案都能是即時更新。有人在這個資料夾中新增檔案也是所有人立刻就收取到檔案，非常方便。

這種群組共享的功能在 Google sites 或 Google 文件也都有提供，不過 Dropbox 做的更加便利、更容易上手，有需要的人可以好好應用。:)

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用 Dropbox 版本控制功能還原誤刪的資料

安裝 Dropbox 並且開始使用它之後，我們的資料就受到嚴密的保護。

它的即時備份功能並不祇是幫我們把檔案傳來傳去這麼簡單而已，它可以做為資源回收筒使用，更重要的是它還有版本控制功能。

就算我們偶爾做一些傻事，誤刪了重要的檔案，Dropbox 還是可以幫我們救回來 －－ 當然，祇限於 Dropbox 資料夾內的檔案。

利用 Dropbox 救回誤刪的檔案

假設我不小心選擇了一個檔案，並且按到工具列上的刪除鈕，把檔案移到了資源回收筒。

圖、誤刪檔案，將其移至資源回收筒

更糟的是，我根本沒發現我做的蠢事，沒來得及將誤刪的檔案給救回來，就把資源回收筒清理掉了。

圖、將資源回收筒清理乾淨

很好，我把檔案砍了、資源回收筒清乾淨了，清完後才發現我誤刪了資料，準備要掉眼淚了吧？不用擔心，就算我們把電腦裡面的資源回收筒清乾淨，我們還是可以從 Dropbox 把檔案救回來。

當我們在自己的電腦刪除檔案時，Dropbox 也會把在伺服器上面的同一個檔案刪除，並且將那個檔案移到 Dropbox 網站的資源回收筒裡面。不過，我們清理自己電腦的資源回收筒時，並不會影響 Dropbox 的回收筒，所以被我們清掉的檔案在 Dropbox 網站回收筒中還可以找得到。

那麼要怎麼從 Dropbox 的資源回收筒救回我們的檔案呢？這就需要進入 Dropbox 的網頁來操作了。你可以在瀏覽器中輸入 https://www.dropbox.com/ 連上 Dropbox 網頁後再登入自己的帳號，但還有更快的方法。

記得在 Dropbox 的右鍵選單還有個直接開啟 Dropbox 網頁的選項嗎？需要連至 Dropbox 網頁的話，點一下這個選項就直接連結到我們的 Dropbox 網頁去了，這樣簡單多了。

所以，點選這連結選項，開啟 Dropbox 網頁吧！

圖、連結至 Dropbox 網頁

連上 Dropbox 的網頁後，畫面上有個 Show deleted files (顯示被刪除的檔案) 選項，點選它就可以看到被刪除的檔案了。

圖、顯示被刪除的檔案

按下 Show deleted files 選項，在原本的檔案中會出現幾個淺灰色，並且標示著 deleted 的檔案，這些淺灰色的檔案就是已經被刪除，但是還存放在資源回收筒中，可以被救回的檔案。

選擇我們要救回的檔案，點選檔案右邊的小三角形，再選擇 Undelete 功能，準備救回檔案。

圖、選擇要救回的檔案

Dropbox 會出現一個對話框，再次問我們是不是真的要將這些檔案救回來，選擇 Undelete 確定將檔案救回。

圖、確定要將檔案救回

檔案救回後，一會兒在我們的 Dropbox 資料夾中就可以看到被誤刪且從資源回收筒中清除的檔案又出現在我們的資料中了。

圖、檔案重新出現在 Dropbox 資料夾中，已正確救回檔案

利用 Dropbox，我們不需要動用 Recuva File Recovery 之類的程式，就能把已經從資源回收筒中清理掉的檔案救回來。

Recuva File Recovery 是一套好用的檔案復原軟體 (免費)，不過要在硬碟還沒有寫入資料的清況下比較有可能救回檔案；Dropbox 不論硬碟是否有經過讀寫都能救回檔案，但祇能救 Dropbox 資料夾內的檔案。因此兩者各有其適用的時機。

『那麼，檔案在 Dropbox 網站的資源回收筒會存放多久呢？』

在 Dropbox 網站的資源回收筒裡面的檔案都會被存放 30 天，30 天後如果沒有把檔案救回來，Dropbox 就會認為我們是真的不需要這個檔案，那時才真正的把檔案清除掉。所以我們在誤刪檔案的 30 天之內都還能從 Dropbox 把檔案救回來 (超過 30 天才發現檔案誤刪？那就真的沒救了。)。

為了避免超過 30 天的檔案完全救不回來，三不五時連線至 Dropbox 網頁上瞄一下我們刪除的檔案，仔細看看是不是有誤刪的情況，趁著能救的時候趕緊將檔案救回來吧。

如果你覺得把 Dropbox 當作是資料備份同步軟體、網路的資源回收筒就已經很好用的話，那我要跟你說，其實 Dropbox 最好用的是它具有版本控制的能力，那才是最好用的東西。

檔案版本控制

『版本控制？嘿喜蝦咪毀？以前完全沒有聽說過這種東西，怎麼可能會好用？好用的話應該我早就聽過了啊！』

是這樣子的，我們撰寫的檔案常常會修修改改，今天撰寫一些內容，存檔；明天撰寫一些內容，存檔。這樣子兩天的檔案內容就不一樣了，我們說這就是兩個不一樣版本的檔案。

比方說上次我在 Word 中撰寫一個檔案，然後把這個 Word 檔案存到 Dropbox 資料夾。

圖、將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾

這個新建的 Word 檔內容就是之前介紹 iPad 上的 Molecules 分子模型程式文章。

圖、原始的 Word 內容

打開 Word 的摘要資訊功能，可以看到目前的檔案是第一版。

圖、目前的檔案是第一版

經過一番修修改改、存檔的動作後，這個檔案已經變成第三版了。

圖、目前檔案是第三版

日後打開檔案時，我發現這個第三版的檔案竟然誤刪了兩大段的內容，糟糕的是，因為已經將檔案關閉過，所以已經無法利用 Undo 功能還原了。

圖、誤刪資料使得資料不完整

上述的意外應該很常見吧？在我們修改檔案的過程中，將某段文字刪除後隔天才發現原本寫的內容比較好，想救卻救不回來；或是用筆電的人常常會因為不小心碰到觸控版，游標亂跑而造成誤刪，過了好久以後才發現文章被刪掉了，或是有時候把 Word 存檔，下一次竟然再也打不開了，這些意外情形很常發生。

為了避免這樣的意外，聰明的你會怎麼做？

我們為了避免誤刪文章內容，所以常常在存檔的時候會選擇『另存新檔』功能，然後在檔案名稱後面加上日期做分別。比方說 Molecules_201102051022.doc 代表 2011 年 02 月 05 日上午 10 點 22 分存的檔案；修改後，我們把檔案另存為 Molecules_201102061343.doc，表示這是 06 日 13 點 43 分儲存的檔案。如果新的檔案出現了問題，就去開啟舊版本把誤刪的內容複製回來。

可是這樣子不是很累嗎？要手動選擇另存新檔功能，還要手動輸入新的檔案名稱，然後一個檔案變成一堆內容相近的檔案，過一陣子還要把舊的檔案刪除……真是太費工了。如果這個過程能夠自動化那不是很好嗎？

嗯，所謂的版本控制就是在做這些事。

版本控制程式會幫我們把每一個版本的檔案分別儲存，我們所需要做的工作就是存檔，其他就交給版本控制程式就好了，它會幫我們把檔案編號再存檔。我們手上都祇留著最新的版本，日後如果需要舊資料，就調出較早的檔案版本，從舊檔案中複製內容即可。

版本控制不是新技術，程式設計者們已經運用在他們的工作中許多年了。

因為寫程式設計師常常要對檔案修修改改，為了避免把檔案改錯了，所以早早就發展出版本控制的技術輔助檔案編輯。我以前寫過一篇 Svn Server 安裝的文章，那就是版本控制程式，Google 協作平台也具有版本控制功能。雖然早早就有 Svn Server 與 Google 協作平台之類的技術，但一直到了 Dropbox 出現，一般使用者才有好用的版本控制程式。

當我們安裝好 Dropbox 時，就已經擁有版本控制的功能了。我們的檔案存檔後，Dropbox 將檔案自動備份至網站上，但是它做的並不祇那麼簡單，Dropbox 會依照版本的不同將檔案分別存檔於網站上，我們的電腦中祇保留最新的版本檔案，如果沒有問題的話，就繼續使用這個最新版本即可。

圖、Dropbox 網站的版本控制功能

你可能會有疑問：『存很多版本的檔案應該很耗硬碟空間吧？那 Dropbox 怎麼保留這些版本？』

嗯，又問到重點了。其實 Dropbox 也是保留近一個月來的版本而已，超過一個月的版本就刪除，以免佔用硬碟空間。雖然祇保留最近一個月的檔案版本，但也非常夠用了，一個月都沒有去調用的舊版本，日後要再調用的機會其實十分微小，大可刪除以釋出硬碟空間。

Dropbox 的檔案版本控制

那麼怎麼使用 Dropbox 的檔案版本控制調出舊版的檔案呢？其實很簡單，祇要在檔案上面按右鍵，選擇選單中的『Dropbox ==> View Previous Versions (瀏覽先前的版本)』功能就可以了。

圖、從右鍵選單中選擇瀏覽先前檔案版本

選擇觀看舊版資料後，Dropbox 會連線至網站上，我們可以一次瀏覽剛剛選取檔案的所有版本，喔，好吧，最近一個月以來的所有版本。

以 Molecules.doc 這個檔案來說，目前 Dropbox 網站上共存有三個版本，分別是 3 分鐘前存檔、5 分鐘前存檔，以及 6 分鐘前存檔的最舊版本。因為我現在想要將檔案回復為版本 1，所以我選擇要恢復至 6 分鐘前的版本，然後按下 Restore 鍵調出舊檔案。

圖、選取想要的版本回存

按下 Restore 鍵後，Dropbox 顯示一個訊息，告訴我們舊版回存成功。

圖、Dropbox 網站中的舊版本已下載至我們的電腦

趕快打開 Molecules.doc 檢查一下，果然已經恢復為舊版檔案了，不小心誤刪的段落又都出現了，阿彌陀佛，阿門。

圖、檔案回復為原始版本

『喂喂喂，等等，等等，我最新的檔案中還有一些想要留下的資料啊，你這樣一次回復到最原始的版本，我那些後來新增的內容怎麼辦啊？』

啊，對，也是有這種可能。有時候我們想要留下最新版本的檔案，但是還要加入舊版本的一些內容，直接 Restore 舊版本的話，新版內容就不見了啊。所以我們需要的是把舊版本下載到別的地方，然後同時開啟新舊版本，新舊檔案對照，彼此 copy & paste。

要下載舊版本 (而不是回復為舊版本)，我們可以在 Dropbox 的網站上按一下像放大鏡一樣的 Preview 按鈕，就可以預覽舊版本檔案。

圖、利用預覽功能下載舊檔案

按下預覽功能後，會跳出檔案下載畫面，我們把這檔案存檔到別的地方，或是改個名稱存檔，這樣不會覆蓋最新版本檔案，我們就可以同時比較新舊版本的內容，把我們需要的內容挑選出來了。

圖、從 Dropbox 網站把舊版檔案另存為其他檔名

版本控制功能是一個比較進階的應用，但是利用 Dropbox 這個免費的程式 & 網站服務，我們可以很容易就應用版本控制技術來保持檔案的完整。配合 Dropbox 本身的備份、同步 & 資源回收筒功能，我們的檔案可以被保護的很完善。

我自己受惠於版本控制程式已久，不小心刪掉的檔案都還能救回來。現在有了 Dropbox 這個平易近人的版本控制軟體，強烈建議你一定要立刻馬上現在就開始使用版本控制，你會發現自己的檔案管理容易多了。:)

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Dropbox 讓檔案自動備份

現在電腦科技發達，許多人都已經離不開電腦。把網路線拔掉，再把電腦關掉，這許多人 (包含我在內) 當場變成什麼也不會的廢人。

電腦這麼方便的工具用久了就會有檔案一大堆的後遺症，檔案多了之後分類困難、備份很煩，多數人就懶得去備份資料了。祇是這樣賭運氣的結果沒事就沒事，哪一天硬碟爆掉恐怕眼淚會落下來。備份雖煩，但還是不得不做。

以前我曾介紹過國人自製的資料備份精靈，可將資料定時自動備份到其他硬碟 (依照我們設定的時間備份)。國外的 Dropbox 服務則可以將我們的資料即時自動備份到 Dropbox 網站 (祇要檔案有修改，幾秒鐘之內就會自己上傳到 Dropbox 的網站)。同時運用定時與即時的兩種備份方式，可以確保我們的檔案安全。

利用 Dropbox 異地備份資料

圖、Dropbox 將檔案備份至網站上

將檔案備份到 Dropbox 的網站有個好處，我們可以在任何有網路的地方連上 Dropbox 的網站下載檔案，將檔案備份在自己的硬碟中就沒有這樣的優勢 (我指一般的使用者啦，會自己架站的網友當然可以連回自己的電腦)。

這樣一來我在家裡上傳至 Dropbox 的檔案，也可以再下載回來筆電中繼續修改，等於我們多了一個免費的網路硬碟可以使用。

圖、在其他地方下載網站上的檔案

要將檔案備份到 Dropbox 非常簡單，祇要到它們的網站註冊一個帳號，再安裝 Dropbox 程式，然後就一切自動了，不需要我們再做其他設定。如果在桌上電腦 & 筆電上都安裝 Dropbox 程式，那麼前一張圖片的『從 Server 下載檔案』也是自動進行，不需要我們再費心。

而且，一旦筆電也安裝了 Dropbox 程式，它也就擁有『檔案一修改就自動備份』的優點，可以將我們的檔案即時備份到 Dropbox 網站去。

圖、在筆電修改的檔案也能自動備份

我們在筆電中修改的檔案自動備份至 Dropbox 的網站後，等到我們回到家，打開桌上電腦，ㄟ，檔案又自動的從 Dropbox 網站下載到桌上型電腦了。這完全是懶人的福音啊！

圖、檔案的備份與下載都是自動進行

所以，利用 Dropbox 的免費服務，我們很容易就可以做好資料備份 (如果是在不同台電腦中讓檔案互通，那就不祇是備份，而是做到資料同步了)。

『可是，把檔案上傳到人家的電腦裡去，我的秘密不就都被看光光了嗎？』

確實是這樣子沒錯，把檔案上傳到別人的電腦就是會有這樣的顧忌。所以個人的私密資料就不要傳到它的網站，至於讀書計劃、下載的論文、已發表的論文、辦公室的一般文件這類不具私密性的檔案就可以放心的備份到 Dropbox 網站去。

不怕一萬，祇怕萬一

『我祇要用之前介紹的那個資料備份精靈把檔案備份到其他硬碟就好了啊，何必這麼麻煩？』

嗯，我們在做資料備份時，都是希望能備份在越多地方越好。如果祇把檔案備份在另一顆硬碟，哪天火災將電腦燒壞了，或是地震時電腦從桌上摔下來，或是打雷把電腦燒了，甚至是家裡遭小偷，不論是前面哪一種狀況，即使檔案備份在不同的硬碟中還是可能一次全滅。

不要說這些都是不太可能發生的事，我有好幾個朋友的電腦被雷擊，我的學弟還被雷擊過兩次；我爸服務的公司有次一百多台電腦一起被雷打爆，辦公室炸的亂七八糟。我住的地方遭過小偷，也有朋友的電腦放車上被偷，這些意外其實不少見。

呣，講『我的學弟』可能大家沒什麼感覺……在網路上混的生物老師們應該都看過陽光貝貝拉的胎盤吧？我們這位偉大的貝貝拉小姐坐著輪椅趕到產房拍自己產出的胎盤當教材……，嗯，這位學弟就是貝貝拉的先生，這樣有沒有比較有感覺？搞不好你也曾見過貝貝拉的先生……，所以雷擊不是那麼少見的。

將檔案備份至 Dropbox 就是要避免這樣的狀況。位處在美國的 Dropbox 機房與我家同時發生災難的機會不太大，即便是我家的資料毀了，我還是很有可能可以從 Dropbox 下載備份資料，所以我會建議定時備份與即時備份兩個都做，這樣資料會更有保障。

Dropbox 相關資訊

Dropbox 網站：https://www.dropbox.com/
語言版本：英語
程式下載處：下載檔案

安裝 Dropbox 程式

下載了 Dropbox 的安裝檔後，點按兩下執行程式，按下 Install 就開始安裝 Dropbox 程式。

圖、按 Install 安裝 Dropbox

開始安裝時 Dropbox 會問我們是否有 Dropbox 網站的帳號，因為我們還沒用過 Dropbox 的服務，所以就選擇要註冊一個新帳號吧 (以後再到別台電腦安裝 Dropbox 時，就選擇已經有帳號的選項)。

圖、選擇註冊新帳號

註冊帳號的頁面最重要的就是 Email & Password 一定要填對，Dropbox 是以 Email 做為帳號，這地方填錯了就得重新申請一次。其他兩欄 First name (名字) & Last name (姓氏) 可以任意填，不會有什麼影響。

圖、以 Email 做為帳號

按下一步後，畫面會等一下子，再出現的畫面就是要我們登入 Dropbox，這個登入畫面出現就表示帳號申請成功了。就用我們剛剛申請的帳號 & 密碼來登入吧。

圖、以新註冊的帳號 (Email) 登入 Dropbox

第一次登入，Dropbox 會問我們要不要將帳號昇級。免費的 Dropbox 可以擁有 2GB 的空間，如果覺得 2GB 不夠用，那麼可以購買 50GB 或是 100GB 的空間，不過都不便宜就是了，以 50GB 的空間來說，每個月要價美金 $9.99，約台幣 300 元。一般人的資料應該都在 2GB 以下，所以這個錢就先省下來吧 (而且 Dropbox 還有其他方式可以免費升級到 16GB 的空間)。

圖、選擇 2GB 的免費服務

選擇免費服務後，按下一步進行設定。一般來說祇要以 Dropbox 的內定值 (Typical) 就可以了，不過我還是喜歡自己設定一下 Dropbox 的資料夾要放在哪邊，這樣會更好用，所以選擇 Advanced 吧。

圖、選擇 Advanced 調整個人設定

按下一步之後，我們就可以調整 Dropbox 的資料夾位置。

Dropbox 的工作原理是這樣子的：Dropbox 會在『我的文件』中建立一個叫做 Dropbox 的資料夾，祇要是存在 Dropbox 資料夾中的檔案，它都會自動即時備份。不過放在『我的文件』中，要開啟時還要點好幾下滑鼠，比較麻煩，所以我習慣把它移到桌面上。

所以就選擇要改變 Dropbox 資料夾位置吧！

圖、選擇要更改資料夾位置

要把 Dropbox 資料夾移到哪邊呢？為了方便我們開啟檔案，就移到桌面上吧。

圖、將 Dropbox 資料夾置於桌面

日後祇要是儲存於『桌面 \ Dropbox』這個資料夾中的資料都要自動備份了 (不需要備份的檔案就不要放在這個資料夾，以免佔用寶貴的 2GB 空間)。

圖、設定所有資料都要自動備份

到這裡就已經安裝 & 設定完畢，Dropbox 會以幾個畫面教導我們怎麼使用 Dropbox，直接按下一步，甚至是 Skip tour 都可以。

圖、Dropbox 的歡迎畫面，直接下一步即可

安裝好 Dropbox 程式之後，在畫面右下角會出現一個小小的盒子圖案，告訴我們可以把檔案丟到盒子裡去了 (Dropbox)。

圖、Dropbox 的系統區圖示

一路按 Next 完成安裝之後，Dropbox 就待在右下角默默的工作，下次開機它也會自動執行，隨時注意是否有檔案需要備份。

第一次安裝時，Dropbox 會從網站下載一些範例資料，之後會出現一個小小的框框告訴我們已經下載完成 (因為我之前研習時有放一些資料做示範，所以我這邊下載了 7 個檔案，你的 Dropbox 下載的範例檔案會少一點)。

這些下載的檔案都放在桌面的 Dropbox 資料夾中，祇要打開資料夾就可以看到檔案了。

圖、自動從 Dropbox 網站下載資料

如果所有的檔案都上傳、下載完成，右下角的 Dropbox 圖示會有一個勾勾，否則就是一個旋轉的箭頭。

圖、Dropbox 檔案同步完成

沒有安裝在桌面也不用擔心

你可能會想：『糟了，糟了，看你在桌面上直接開啟 Dropbox 資料夾很方便，可是我之前安裝 Dropbox 時沒有把它的資料夾移到桌面上，現在怎麼辦啊？』

其實不用擔心，祇要在右下角的圖示按右鍵，選擇 Open Dropbox folder 也可以快速開啟 Dropbox 資料夾，祇是沒有放在桌面上那麼直接方便就是了。

圖、從右下角選單開啟 Dropbox 資料夾

在 Dropbox 的右鍵選單還有個直接開啟 Dropbox 網頁的選項，需要連至 Dropbox 網頁的話，點一下這個選項就直接連結到我們的 Dropbox 網頁去了，有時候我們要救檔案的時候這個選項會很方便。

圖、連結至 Dropbox 網頁

在 Dropbox 資料夾中新增檔案

安裝好 Dropbox，也自動下載了範例檔案，再來呢？我要怎麼樣把要備份的資料傳到 Dropbox 網站呢？

很簡單，前面有提過，祇要是把檔案加入 Dropbox 的資料夾，就會自動上傳到網站去了。所以，我祇要把我要備份的檔案用拖拉的方式拉到 Dropbox 資料夾去，就備份完成了。

圖、將檔案拖拉至 Dropbox 資料夾

新增檔案後，右下角的 Dropbox 圖示箭頭轉啊轉，轉了一會兒變成綠色勾勾，檔案已經上傳到 Dropbox 嘍。

圖、出現綠色勾勾檔案就備份完成

已經存在電腦中的檔案可以拖拉到 Dropbox 進行備份，我們也可以把新的檔案存到 Dropbox 去，它也會自動備份。

比方說我在 Word 中撰寫一個檔案，然後把這個 Word 檔案存到 Dropbox 資料夾。

圖、將 Word 檔存於 Dropbox 資料夾

Word 檔存入 Dropbox 資料夾後，關掉 Word 程式，這個新增的檔案就備份到 Dropbox 網站去了 (一定要關閉 Word 才會備份。如果 Word 還開著，Word 程式會說：『嘿，這個檔案我還在編輯，別人都不能跟我搶！』這個時候是沒辦法備份的)。

圖、關閉 Word 程式後，新增的 Word 檔案自動備份完成

利用 Dropbox 來備份資料，祇要申請一次帳號，安裝一下程式，然後就都不需要我們再煩惱了，所以我覺得這是一個很棒的服務。我想，再怎麼懶惰，還是可以花個 5 分鐘來做一下這個設定，這 5 分鐘的時間可以換來檔案的安全，真的很值得！所以我推薦大家安裝 Dropbox，它的自動備份真的很好用。

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