2012年8月5日 星期日

使用 Excel 的排序功能為資料排序

寫這篇 Excel 的排序功能其實是為了更進一步的自動排序鋪路。

雖然不知道怎麼使用 Excel 排序的人可能很少了,但是為了確保每個人都在相同的起點,還是先寫一篇文章介紹一下。

利用 Excel 做簡單的排序

常利用 Excel 登錄資料的人大概都會有將資料排序的需求吧?比方說要底下的 8 個數字要將它們從小到大依序排好,這就是很常見需求。

Excel 原始資料
圖、Excel 原始資料

你當然可以很豪氣的說:『ㄘㄟˊ,才 8 個數字,手動排序一下就好了啊,這有什麼困難的!』

話是沒錯,不過如果今天是 80 筆、800 筆、8 萬筆資料,那光是靠手動排序可就吃不消了吧?而且一定會有錯誤。其實 Excel 本身就能排序,而且做的又快又好。既然人工處理又慢又容易出錯,那麼能夠讓電腦自動做的事就儘量不要手動。

要讓 Excel 排序很簡單,祇要選擇排序功能,再選擇要從小排到大 (A 到 Z) 或是要由大排到小 (由 Z 到 A) 即可。讓我們試試由小排到大吧。

在 Excel 中選擇圖示為漏斗的排序功能
圖、在 Excel 中選擇圖示為漏斗的排序功能

按鈕按下去的瞬間,排序已經完成。就算 8 筆資料可以用手排,但是讓 Excel 幫我們排序還是快的多。


圖、Excel 已將數字由小至大排序完成

Excel 排序的實際應用

Excel 的排序功能在學校中最常的應用大概就是排列學生成績。其實要將學生的成績排序用 Rank 會更好,不過不管,那個以後有機會再說,我們先說排序功能就好。

未排序的原始成績
圖、未排序的原始成績

學生的成績最上面一行通常是座號、姓名等資訊,這一行不要排序。剛剛選擇 A 排到 Z 或是 Z 排到 A 的排序功能沒有這功能,所以我們要選擇『自訂排序』,告訴 Excel 要把第一行忽略掉。

使用 Excel 的自訂排序功能
圖、使用 Excel 的自訂排序功能

進入自訂排序功能畫面,我們設定使用總分來做為排序依據,還有,剛剛提到的,不要把標題也排下去了。

設定標題不排序
圖、設定標題不排序

按下確定,學生就依照總分大小排序整齊嘍。

以總分排序完成
圖、以總分排序完成

設定 Excel 的第二個排序條件

不過且慢,有兩個學生總分相同,哎啊,我想要總分相同時再依照國文分數來排列耶,這樣行不行?

當然可以,祇要在自訂排序的畫面中再加設定就可以了。在自訂排序畫面中有個新增層級的按鈕,這就是你所需要的功能,按下它吧。

新增次要的排序需求
圖、新增次要的排序需求

次要的排序方式設定為依照國文分數排列,這樣子,一旦總分相同,就會再依國文來排列次序了。

設定次要排序方式
圖、設定次要排序方式

按下確定看看結果,嗯,果然同分的學生會再依國文分數來排列,符合我們的需要。

總分相同再依國文排序
圖、總分相同再依國文排序

利用 Excel 的排序功能可以很快速的幫我們把一些雜亂的數據排列整齊,方便我們理解,是一個很好用的功能。

『不過,每次都要手動去按排序也很討厭,有沒有辦法讓 Excel 自動把成績排列好啊?』

有的,利用 Excel 的一些功能函數是可以做到自動排列。不過,如果這一篇介紹的等級是幼稚園級的,自動排序可能是高中程度,所以給我一點時間想想怎麼介紹比較好。

放心,不用等很久,我圖已經抓好,也加註圖說了,祇是文章內容還要再讓我想一下。請稍候嘿!:D

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