2010年9月20日 星期一

[Word] 讓列印通知單自動化:Word 合併列印 (上)

開學了,每一位教師又忙著要印製一堆通知單給家長了,從班級注意事項、校外教學通知單,到繳費通知,要印的資料還真不是普通的多。

我看過有老師將通知單印出一疊來,然後一張一張填寫家長姓名 (或是發下去請學生自己填家長姓名)。

其實這些動作是可以簡化的,祇要適當應用 Word 的合併列印功能就可以讓這個工作變的很簡單

『合併列印?那是什麼?從來沒使用過耶!會不會很難?』

不用擔心,合併列印這事還滿直覺的,所以祇要講一次應該就都會使用了!:)

合併列印是什麼?

平常我們要列印通知單的時候,如果是要一張一張用手寫受件者姓名的話,就會在通知單上預留一點空間,等待印出後用筆慢慢填寫受件者姓名。


圖、要合併的原始信件

那要填入誰的姓名做為收件者呢?以教師要發的通知單而言,應該就是學生的姓名或家長姓名吧?

每個學年開始,教師們應該都會從註冊組手上拿到一堆學生的基本資料,上面詳列了學生的姓名、家長姓名、家中電話等各式各樣的資料。


圖、學生 & 家長名單

老師們常做的事,就是把前面的原始信件印出一疊來,然後對照手中的名單,把名條上的姓名一張張填入信件之中。


圖、手工謄寫收件者

一般教師進行這個動作時是完全手動的,合併列印做的事,就是把手動填入姓名的動作自動化,讓 Word 參考名單,幫我們把一筆一筆的名單填入信件之中


圖、讓 Word 自動抓取名單、自動填入信件之中

我們所要做的就是在 Word 中設定一下:

  1. 原始文件要參考哪一個名單檔案來做合併列印?
     
  2. 合併時要把名單的哪一欄資料放進原始文件中?
    (以上面的例子是把『學生』這一欄的資料放到 Word 裡)

其餘的事情就交給 Word 自己處理吧!

快速、信件修改容易

可能有些人會想:『還要設定?好麻煩喔!我直接印出來謄寫名字就好了。』

如果通知單一次就 OK,那手動謄寫可能是沒問題的,但是我們總是會有打錯字的時候,這時候合併列印就很方便了。

比方說前面的範例中,我們把『科博館』打成『科科館』(你有注意到我故意留這個梗嗎?:D ),遇到這種情況,不論是重新印製通知單然後重新謄寫一次姓名,或是用立可白一張張把科科館塗改成科博館,那都是一件討厭的事。

但如果你使用合併列印來產生通知單,那情形就很不一樣了。我們祇需要祇需修改好文件內容,再輕輕按下合併列印的按鍵就一切完工啦。設定?不需要再設定了,之前已經設定好,直接沿用就可以了。

甚至到了新學年,祇要把新名單取代舊名單,按下合併列印就完工了,所以讓 Word 自動化,可以省下我們許多煩雜的工作,讓事情更輕鬆。所以,各位辛苦的老師們,趕緊把這一招學起來減輕工作負擔!

就讓我們開始吧!

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