告別繁瑣！學習單填充題製作技巧，讓你的教學準備更加高效

教師在教學時為了讓學生有更好的學習效果，通常都會製作學習單做輔助，讓學生除了聽講，還能謄寫重點、延伸思考，有些內容還能做為小組討論的題綱。當一份學習單的重點是讓學生謄寫聽講重點時，填充題就成了教師們常用的選項。

製作填充題學習單時通常會製作教師版 & 學生版，上課時學生拿到的學習單有些空格要填寫；課程結束後老師把含有解答的教師版張貼在公布欄，讓學生可以對照答案。

製作兩個不同的版本，這說起來簡單，做起來很討厭。當你想要增刪內容時，就得兩邊同時進行，一旦遇到跨頁、跳頁，或新增內容後會讓版面大幅改動的情形，就會覺得自己的時間都浪費在微調版面的這些瑣事上面，很討厭。

利用 Word 的隱藏文字功能

我後來偷懶祇做一個版本，但可以印出教師解答版 & 學生版學習單。我當時想到的方法是將解答版的解答在 Word 中設為隱藏文字，列印時勾選『列印隱藏文字』就成為解答版，將『列印隱藏文字』的選項取消就變成學生版學習單。

(點小圖可看大圖)

圖、在 Microsoft Word 中將解答設為隱藏文字

但隱藏文字這一個方法有個很大的缺點，就是印出來的教師版 & 學生版的版面、頁次會不一樣。畢竟教師版多列印了一些文字，所以頁次會跑掉也是必然的，但這樣一來公告答案就變得麻煩，學習單的頁數多時頁次會跳得很嚴重，學生得前後翻來翻去對照答案。

前一張圖片裡，印出隱藏文字時酵素在第 17 頁，整個學習單總頁數 62 頁；底下的圖片不列印隱藏文字，酵素這個單元變成在第 16 頁，總頁數剩 58 頁，這變動實在很大，對我是個困擾。

圖、不列印隱藏文字造成頁數縮減

調整文字顏色製作學習單

後來想想，其實祇要調整文字顏色，將解答版的答案部份改成白色字體後列印，就可以印出學生版學習單。

圖、原始教師解答版

將解答調整為白色的原理跟前面的隱藏文字是相同的，就是把答案隱藏起來不印，教師祇要編修一個檔案就可以應付教學需求，而且版面、頁次還不會產生變化，更符合教師需求。

圖、字體調整為白色即為學習單

祇不過，要將答案改成白色文字，千萬不要手動一格一格調整文字顏色，就算是使用複製格式功能還是太累了。

『將填充題解答部份設定為特定格式，要列印時使用搜尋取代功能，將符合特定格式的部份調整顏色？』

圖、解答設為特定格式再用取代功能改變顏色

這樣子可以，不過每次要列印時都還要重新設定要搜尋、取代的特定格式，還是有點煩，可以更簡單一些就好了。

嗯，我們可以利用樣式功能來簡化我們的工作。

XMind 與 Word 的整合

四年前我曾經寫過一篇文章，教大家把 XMind 的心智圖匯出至 Word 中。

但是那時並沒有提到把心智圖匯出至 Word 之後要怎麼進行後續的處理，因為那等於還要寫一連串的 Word 教學文章，才能把 XMind & Word 間的整合說明清楚。

前一陣子參加研習時，答應了同場的老師們要錄 XMind 教學影片給他們，既然發下豪語，那就得完成這項工作啊！

所以昨天趁著放假就錄了一些影片，從 Word 的格式設定到 Word 樣式再到最後的樣式管理，中間結合 XMind 的教學，把兩者整合起來一起教學。幾分鐘前還補上了一位德國網友的插件教學，讓整個系列更完整。

我把這幾個教學檔案收集成為一個 Playlist，歡迎大家使用。如果我講的某些內容是你不曾聽過的，比方我在 XMind 中提到 Word 樣式，但你從沒聽過樣式這個東西，那麼你可以往前面幾集觀看。總之，你該懂的內容我都錄好了，祇要在這個 Playlist 中翻一翻，就能找到你需要的內容。

希望大家學習愉快！:)

[進階資訊檢測] Word 文書處理問題

臺中市進階資訊能力檢測分為兩部份，第一部份是選擇題，共 15 題，每題兩分；第二部份是實作題，共 7 題，每題十分，總分 100 分。

剛開始進行進階資訊能力檢測時，那些實作題有的真的難到爆，得事先在家裡做好久的功課才會。要不然臨時到那邊可能看到題目就傻了。幸好這一兩年實作題的難度減少了，比較符合一般的使用情況 (否則好多合併列印的功能我也不會啊，要一般的老師考那樣的題目實在是太折騰了)。

實作題變簡單了，但是選擇題部份還是滿難的。雖然選擇題有題庫背一背就好，但可能很多老師背了老半天不知道為什麼要選這個答案，所以我想我就針對選擇題的題庫做個題解好了。

我將收集到的選擇題依照題目屬性分類為文書處理 (Word)、試算表 (Excel)、簡報 (PowerPoint)、圖形、壓縮程式、作業系統、其他軟體、資訊安全這幾部份來做題解，首先上場的是 Word 操作相關問題。

現學現賣的解說員

Word 的問題我收集到的共有 25 題，主要是在詢問合併列印 & 功能變數的運用。其實這些功能變數的運用我也是一個一個查 Word 的說明 (有看沒有懂) & 實際操作才知道怎麼用的，算是現學現賣啦，說錯的話，煩請指正。:)

底下就是 Word 相關問題，最後面有答案 & 題解，作答後可以對一下答案 & 參考題解。

		文書處理相關問題
(　)	01	以下哪個功能變數會在合併列印時提示使用者輸入資訊？ (1)Set Bookmark (2)Next Record (3)If…Then…Else (4)Ask
(　)	02	已知 EXCEL 檔案內有三筆資料，且此 WORD 文件僅含有下列功能變數 {SET name "A"}{ASK name " Enter name:" \d "A" \o}{REF name} 而無任何其他的文字，上述功能變數在執行時會出現一次 Enter name: 的對話方塊，假設使用者輸入 "網路中心" 4 個字，請問印出的第二頁實際內容是？ (1) A (2)REF name (3)name (4)網路中心
(　)	03	合併列印沒有下列哪個功能？ (1)合併到 ACCESS (2)合併到電子郵件 (3)合併到印表機 (4)合併到新文件
(　)	04	在 Word 中，欲使螢幕上的文字以直寫方式（左轉 90 度的效果）顯示，應由哪一個選項設定 (1)預覽列印 (2)列印 (3)直書/橫書 (4)版面設定
(　)	05	在 Word 製作文件時，欲設定每個段落前縮排兩個中文字，以何種方法最佳 (1)按空白鍵 (2)設定「格式/段落」的左邊縮排 (3)設定「格式/段落」的第一行位移 (4)按 Tab 鍵
(　)	06	在 Word 中，資料輸入至表格的最後一個儲存格時，發現列數不足，按 [Tab] 鍵可 (1)新增一空白欄 (2)清除儲存格 (3)新增一空白列 (4)新增一儲存格
(　)	07	在 Word 中，欲將剛完成的表格置於文件版面的正中央，可使用哪一個選項設定 (1)表格/插入表格 (2)表格/跨頁標題重覆 (3)表格/表格內容 (4)表格/表格自動設定
(　)	08	在 Word 表格中，使儲存格寬度隨文字多寡自動調整，是設定表格的哪一項功能 (1)平均分配欄寬 (2)表格自動設定 (3)自動調整成內容大小 (4)固定欄寬
(　)	09	合併列印時若要在一頁中印出連續兩筆資料，需要插入哪個功能變數？ (1)Merge Record # (2)Next Record (3)Merge Sequence # (4)Skip Record If
(　)	10	在 Word 中，下列哪一個選項可設定強迫資料分頁 (1)插入/頁碼 (2)插入/分隔設定 (3)檢視/頁首/頁尾 (4)檔案/版面設定
(　)	11	欲使用 Word 的中文直打直排功能，只要選取哪一項功能，即可進入直式編輯環境 (1)格式/項目符號及編號 (2)格式/字型 (3)格式/段落 (4)格式/直書
(　)	12	在 Word 中，欲自定文件紙張大小，可由哪一個選項設定 (1)預覽列印 (2)定位點 (3)版面設定 (4)列印
(　)	13	在 Word 中，若想要加入?的標誌，應如何操作？ (1)格式/亞洲配置方式/圍繞字元 (2)格式/亞洲配置方式/橫向文字 (3)插入/圖片 (4)插入/註腳
(　)	14	合併列印中有一個功能稱為符合欄位，其作用是？ (1)與 Next Record If 功能相同 (2)與 Skip Record If 功能相同 (3)僅在資料的某個欄位等於特定值時才將此筆資料印出 (4)可將資料庫的某個欄位對應到 WORD 的某個地址欄位
(　)	15	如果要顯示目前的資料在EXCEL檔案中是第幾筆資料，應該插入哪個功能變數？ (1) Next Record (2)Merge Sequence # (3)Merge Record # (4)Skip Record If
(　)	16	下列何種方法不能在 Word 裡頭畫出表格？ (1)選取檔案功能表裡頭的開新檔案功能 (2)點選表格裡頭的插入表格 (3)點選工具列上的插入表格圖形 (4)點選表格裡頭的手繪表格
(　)	17	在 Word 中，下列何項功能可設定文件的紙張大小和列印方向 (1)插入/分隔符號 (2)檢視/頁首/頁尾 (3)格式/直書/橫書 (4)檔案/版面設定
(　)	18	在 Word 中，欲設定第一頁不顯示頁碼，可由哪一選項設定？ (1)檢視/頁首/頁尾 (2)格式/樣式 (3)插入/頁碼 (4)版面設定/配置
(　)	19	在 Word 中，想要改變某儲存格網底樣式，應如何操作 (1)「格式/段落 (2)「表格/插入表格」 (3)「格式/框線及網底」 (4)「表格/跨頁標題重覆
(　)	20	關於功能變數的敘述何者正確？ (1)功能變數就是 Visual Basic for Application 的簡稱 (2)合併列印需要使用功能變數 (3)功能變數是一種程式語言 (4)功能變數就是巨集程式
(　)	21	{SET unicost 1} 以上的功能變數之作用是？ (1)將 unicost 書籤設在本文件的第一頁 (2)將 unicost 這個書籤的值設為數字 1 (3)將 unicost 這個 VBA 的整數變數設為 1 (4)跳到本文件的第一個 unicost 書籤
(　)	22	在 Word 中，欲取消【繪圖畫布】，要使用哪一個設定？ (1)按下[Esc]鍵 (2)按下[Ctrl]鍵 (3)按下[Del]鍵 (4)使用「格式/框線及網底」選項
(　)	23	在 Word 中，欲畫出表格的對角線時，應如何操作 (1)表格/表格自動格式設定 (2)表格/合併表格 (3)表格/插入儲存格 (4)表格/手繪表格
(　)	24	使用合併列印時，下列哪一個功能變數和提示使用者輸入資訊無關？ (1)Ask (2)Fill-in (3)Merge Record # (4)Set Bookmark
(　)	25	如果在合併列印時需要請使用者輸入資料，並將此資料使用在一個頁面的多個不同位置，不需使用哪一個功能變數？ (1) Ask (2)Set Bookmark (3)Fill-in (4)REF

Word 文書問題題解

		文書處理相關問題題解
(4)	01	利用 Ask 功能變數可以在合併列印時提示使用者輸入資訊，讓每次印出來的資料都不相同。
(1)	02	{Ask name "Enter name:"} 這一段的用意是跳出一個 Enter name: 的視窗請使用者輸入資料。因為 Excel 有三筆資料，這個視窗一共會跳出三次。 最後面加上 \o 之後指令變成：{ASK name " Enter name: \o}，\o 的用意是要求 Word 祇有在第一筆資料時跳出視窗；其他兩筆資料就不再詢問。 那麼其他兩筆沒有詢問視窗的會印出什麼呢？這就是 \d "A" 的作用。\d "A" 的用意是告訴 Word 直接以 A 這個字代替輸入的資料。 所以整個句子 {ASK name " Enter name:" \d "A" \o}會跳出一次視窗讓我們填入資料。填入的『網路中心』四個字就印在第一頁；第二、三頁要印的資料因為沒有跳出視窗詢問使用者，所以就直接印出 A。
(1)	03	合併列印沒有把資料合併至 Access 資料庫的功能
(3)	04	藉由『格式 ==> 直書/橫書』可以選擇文字的方向
(2)	05	從『格式 ==> 段落 ==> 左邊縮排』來設定每個段落前面縮排兩個中文字是最好的。
(3)	06	當游標移至表格最右下角的那一格，此時按 Tab 鍵，就會在表格最下方新增一列，這是新增空白列的最簡易方式。
(3)	07	從『表格 ==> 表格內容』可以選擇表格要置於版面的哪個位置
(3)	08	要讓儲存格寬度可以自動調整，用的是『自動調整成內容大小』的功能。『表格自動設定』功能設定的是整個表格顏色與外觀，而不是設定儲存格寬度。
(2)	09	利用 Next Record 功能變數，可以強制要求 Word 印出下一筆資料。
(2)	10	利用『插入 ==> 分隔設定』可以插入分頁符號，強制進行分頁。許多人習慣一直按 Enter 鍵來將資料移至下一頁，但利用 Enter 分頁，祇要有調整段落內容，常常就會整個頁數都亂掉。 因此利用『插入 ==> 分隔設定』進行分頁是比較安全 & 方便的。
(4)	11	利用『格式 ==> 直書』可以進行中文直打直排。
(3)	12	為了設定文件的紙張大小，可以從『檔案 ==> 版面設定』進行調整。
(1)	13	先輸入數字 1，然後將 1 反白選取，最後利用『格式 ==> 亞洲配置方式 ==> 圍繞字元』可以在數字 1 外面加圓框而成為 ?。這個圍繞字元功能不限於數字，甚至中文字也可以加圓框。
(4)	14	在 Word 中有一些預設的地址欄位，可以利用『符合欄位』功能把我們自己的欄位與 Word 的預設欄位一一對應。
(3)	15	利用『Merge Recode #』功能變數可以顯示目前的資料是 Excel 的第幾筆資料。
(1)	16	開新檔案功能會產生一個新的檔案，我們無法利用這個功能來畫表格。
(4)	17	同第 12 題
(3)	18	使用『插入 ==> 頁碼』功能時，可以設定第一頁不顯示頁碼。
(3)	19	要設定儲存格的網底，從『格式 ==> 框線及網底』功能進行調整。
(2)	20	功能變數就是在 Word 中點擊一些字時，它會自動以淺灰色顯示的部份。比方說合併列印時，我們插入的合併欄位就是功能變數。當我們的滑鼠點到插入的合併欄位時，那些字會自動以淺灰色呈現，以表示那是有特別功能的。
(2)	21	SET 功能是用以設定書籤，它的用法是：『{SET 書籤名 "書籤值"}』，比方說 {Set 第一個 "這是我在閱讀這個檔案的第一個書籤，點選這個書籤可以跳回第三頁"}。設定好後，在『插入 ==> 書籤』中，就可以看到一個叫做『第一個』的書籤。 題目中 {SET unicost 1} 的意義就是設定一個叫做 unicost 的書籤，而且這個書籤的值是『 1 』。
(1)	22	在電腦中 [Esc] 鍵常常是用來取消某個功能用的，『繪圖畫布』也可以利用 [Esc] 鍵來取消。
(4)	23	在 Word 中要畫對角線時，利用『表格 ==> 手繪表格』就可以依我們所需來繪製對角線。
(3)	24	Ask、Fill-in 都可以提示使用者輸入資訊，用在合併列印時，可以讓每一頁印出的資料不同；Set Bookmark 也可以依使用者需要輸入資訊。祇有 Merge Record # 與使用者輸入資訊無關，而是印出目前在印的是 Excel 第幾筆資料。
(3)	25	要在合併列印時輸入資料，可用 Ask、Fill-in 詢問要輸入的資料，再配合 Set Bookmark & REF 來達成需求。 Ask 與 Fill-in 間的差異是，Ask 所問的資料可以在多個地方印出來；而 Fill-in 所獲得的資料祇能在一個地方印出來。因為題目要求要在多個位置印出我們所輸入的資料，因此 Fill-in 不適用，祇能用 Ask。

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[Word] 調整文字格式

有時候我們會拿到一些沒有任何字形變化的檔案 (或許你也寫過這樣的檔案)，那真的不太容易閱讀。

利用 Windows 內附『記事本』程式寫出來的檔案就是沒有任何字形變化的，我們說這個叫做『純文字檔案 (副檔名常常是 .txt)』，如果你曾經從古騰堡計畫網站下載過純文字檔案，你就會知道那檔案有多難閱讀。

適當的字形變化有助於理解

如果你要閱讀的檔案祇有一頁那倒還好，但如果要閱讀的檔案超過三頁，你就會發現自己常常讀到後面忘了前面，回去重新閱讀時又要重頭來一次。

圖、全篇沒有字形變化的文章不易閱讀

我們的大腦短期記憶區的工作容量祇有 7±2 個字元大小，要閱讀一篇完全沒有加註重點的文章對我們的大腦是很大的負擔。

所以我們喜歡把手上的書本劃上標記一樣，有了一些字形的變化讓我們瞭解這些地方是重點，必須多加注意，也方便我們回去翻閱時可以很快抓到重點。

調整章名格式

一般來說，我們會做字形變化的地方大概就是章、節的名稱，還有就是一些關鍵字會需要做字形變化，且讓我們先將章名做點調整吧！

首先，章名一般來說都是置中對齊的，有些人可能會不斷的按空白讓這個章標題排到中間去，但其實祇要按一下段落置中對齊的按鈕，整個章名就自動排到中間位置去了。

然後我們再將章名的大小變為 24 號字。這可以從工具列的字形大小那邊選擇，我們直接選擇 24 就可以將章名變為 24 號字。

圖、調整章名位置、字形大小

再來，我們可以選擇字型，讓章名的字型與文章內容的字型不同，這樣可以突顯章節標題。

文章內容的字型最好使用細明體，因為經過研究，這是看起來最舒服、最不容易累的字型。

例圖中的文章內容使用了標楷體，這其實是在找讀者的麻煩，因為標楷體並不利閱讀。不信的話，找一個都是用標楷體撰寫內文的部落格看一下，就知道還是細明體閱讀起來舒服了。

標題的話，可以考慮楷體、黑體、圓體這幾種字型，這三種字型與細明體的搭配都還不錯，不會感覺突兀。

圖、將標題改用粗圓體字型

我們剛剛把章名調整了位置、字體大小與字型的設定，這些關於文字的設定，在 Word 中稱之為『格式』。在 Word 中可以設定的格式共有 7 種類型，不過我們最常設定的還是字體大小、字型 & 對齊方式這三種。

圖、格式是文字的大小、字型等設定

設定了章名的格式後，章名與文章內容的格式就有所區別了，一眼就可以看出這個部份與其他部份的不同。

圖、利用格式突顯重點

設定好章名格式後，習慣上我們還會把節次標題設定為不一樣的格式。因為章名 & 節次名稱都是一篇文章的重點，具有提綱契領的作用，所以我們再來將節次標題調整格式。

圖、節次標題也是需要調整格式的部份

與調整章名相同的，我們祇要選擇要調整格式的文字，然後調整相關的設定即可。

圖、調整每一節的格式

眼尖的你是否有發現上圖有點蹊蹺？好像每一個節次標題的大小都不太一樣耶！！

沒錯！第一節我用了 16 號字；第二節用 18 號字；第三節用了 20 號字。

這種情況很常發生，因為節次標題常常在不同的頁面，所以在第一節設定為 16 號字，到了要設定第二節標題時，已經忘了第一節的確切的格式是什麼，結果就設的與第一節不同了。

到了第三節，又忘了第二節的格式設定，所以又弄出一個不一樣的格式來，弄得三個節次的標題格式都不一樣。

理論上三個節次名稱應該都用相同的格式才對，這樣才不會讓讀者陷入五里霧中：『ㄟ，這個地方的字體怎麼那麼大，所以這是新的一章 (chapter) 嗎？』

但是實際上要設定節次名稱的格式時，又會因為它在不同的頁面，所以忘了前一個設定的格式為何，而弄出不一樣的格式來，這實在是滿困擾人的。

所幸，我們有比較簡單的方法來一次設定多個文字的格式。

利用格式複製工具設定格式

在 Word 中，不祇是文字本身可以複製，文字的格式也是可以複製的。平常我們把『第一章 緒論』這幾個字標記起來按複製，是把『第一章 緒論』這幾個字放入剪貼簿中；按貼上時也是把這幾個字貼出來。

但是複製格式時，是把『第一章 緒論』這幾個字的格式 (24 號字、粗圓體、置中對齊等設定) 複製起來，然後把這些格式設定到其他文字去，將那些文字也變成24 號字、粗圓體、置中對齊的模樣。

有了複製格式這個工具，我們就不用擔心三個節次名稱出現不一樣的格式了，反正祇要複製第一節的格式，然後應用到其他兩節去，這樣三節的格式就都完全統一了。

那麼要怎麼複製格式呢？很簡單，首先選取要被複製格式的文字，以本例來說是第一節標題，然後按工具列上外形像個刷子的複製格式按鈕。

圖、將格式複製起來

按下『複製格式』按鈕後，游標會變成一個刷子的模樣，表示 Word 已經準備好要將反白區的格式套用到別的地方去了。

圖、複製格式時游標變成刷子狀

這時祇要拿著刷子，將它輕輕刷過想要套用反白區格式的地方即可。

圖、將複製格式的刷子刷過要套用格式的也方

放開滑鼠後被刷子刷過的地方就會與剛剛的反白區擁有相同的格式外觀了。

圖、複製格式工具讓第一、二節格式相同

不過實際使用複製格式這個功能時，會發現它祇能用一次。就是反白 ==> 按複製格式按鈕 ==> 刷過某些文字，之後刷子就不見了，游標回復正常模式。

祇能用一次就消失，這樣子複製方法實在不太方便，如果我們需要複製格式到許多文字上面的話，這種不便會更為明顯。

還好這個問題也是有解決的方法。

複製格式至多個文字

要將格式複製到多個文字去，一開始也是先將文字先反白，再來也是要按工具列上的複製格式按鈕。

不過，我們這次不是『按一下』按鈕，而是在按鈕上快點兩下。

圖、在複製格式鈕上快按兩下

點了兩下複製格式按鈕之後，游標同樣是變成一把刷子的模樣，我們可以利用刷子刷過第二節標題，讓它與第一節的格式相同。

刷完之後，你會發現，哇，游標還是保持在刷子的模樣，我們可以繼續利用這刷子去刷其他文字，把那些文字都變得與第一節的格式一樣。

圖、刷過文字後，游標仍然為刷子模樣

利用多個文字的複製格式工具，我們很容易就可以讓節次標題格式統一，不會發生前面那種三個標題格式都不一樣的糗事。

這個工具在我們要到不同頁面去設定某些文字的格式時特別有用，因為是 Word 自動幫我們把格式套用到其他文字去，不會有套錯的狀況發生，即使要套用格式的文字在不同頁面，我們還是很輕易就完成工作。

想要改變格式的文字都變更完成後，再用滑鼠點一下『複製格式』的按鈕，就能把游標恢復正常。

圖、利用複製格式功能讓所有節次標題格式統一

除了章、節標題外，我們還可以針對文章內一些關鍵字做格式調整，讓它們看起來與其他部份內容有所不同。這些被特別標示出來的關鍵字我們常稱為『黑體字』，因為在印刷時常常就是將它們用不同字型印的比較黑一點。

當然黑體字不見得是要黑色的，祇要能與文章內容區分開來就好了。這些黑體字同樣具有指示讀者重點所在位置的功能，所以能標出黑體字的話，對於讀者是很有助益的。

要標註這些黑體字，我們同樣祇要先設定好第一個黑體字的格式，之後大量複製格式就完成了。

圖、利用複製格式功能標註關鍵字

利用複製格式功能我們可以很快速調整文字的格式，不用再一一進行調整，不但減少了手工調整的困擾，也減少前後風格不同的困擾，所以這是一個非常實用的功能，請一定要好好使用它。

附註：

• 臺中市進階資訊能力檢測的『文書處理 ==> 格式設定』實作題可以參考本文進行實作。

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[Word] 讓列印通知單自動化：Word 合併列印 (下)

前一篇文章提到，使用合併列印功能可以將『名單中的名字一一填入 Word 中』的工作自動化以減輕工作負擔，而且還有修改容易的好處，所以值得花 5 分鐘來學習一下。

那要怎麼進行合併列印呢？

叫出合併列印功能

以 Word 2003 為例，要使用 Word 的合併列印功能，我們要從工具列上『工具 ==> 信件與郵件 ==> 合併列印』叫出這個功能。

圖、叫出合併列印選項

從工具列選擇了這個功能後，在右手邊就會出現合併列印的操作面板，讓我們選擇文件的類型，一般來說，我們比較常用的是信件與目錄這兩種文件類型。

圖、選擇文件類型

整個合併列印最困難的就是弄清楚什麼是信件、什麼是目錄這樣子而已，弄懂了接下來的步驟就水到渠成了。而要弄懂它們的差別也不難，30 秒你就懂了。

信件與目錄

在前一篇文章中我們提過要列印通知單給家長。像通知單這種文件，每一張通知單的文章內容都是相同的，祇有前面的稱謂不同，而且印完一張通知單後就跳到下一頁印另一張通知單。

這種印完一份內容，就跳到下一頁再印的，我們稱為信件。

圖、合併為信件

但有時候我們希望印完後不要跳到下一頁，而是接續在這一頁繼續印啊。比方說信封上的名字貼條，我們就希望它們全部印在一起，之後手工裁切就好。

這種不跳頁就接續著印的，我們稱為目錄。

祇要一開始，我們將文章類型選擇為目錄，合併列印時就會將資料接續著印下去。

圖、合併為目錄

知道信件與目錄的差別後，我們現在想要做的是將姓名填入通知單中，然後就跳到下一頁繼續進行，所以選擇『信件』類型吧。

把通知單合併為信件

接下來 Word 會問我們要以哪一個文件進行合併。是要用現在開啟的檔案來合併呢？還是要開一個新檔案？或是以存在硬碟上的舊檔案來合併？

既然我們檔案都開啟了，所以就選擇『使用目前文件』來進行合併吧。選好後按下一步。

圖、設定以目前的檔案進行合併列印

再來就要選擇要與哪個名單進行合併列印。先選擇『使用現有清單』，告訴 Word ：『我手上已經有名單了啦！』，再選取存有名單的檔案。

圖、選擇要合併的名單來源

點選『瀏覽』後，選擇存有名單的檔案。

圖、選取名單檔案

因為我的名單存在 Excel 檔案中，所以 Word 還會問我要選擇哪一個工作表當作名單來源。我的名單存在 Sheet1，就選取它。

圖、選取名單所在的工作表

再來，選取收件者。

一般來說通知單都是寄給所有人的，所以不需要設定，直接全選，按確定就好了。

圖、設定要把通知單寄給名單中的所有人

選取好收件者的名單檔案後，按『下一步』開始寫信。

圖、選取名單後開始寫信

其實我們的信件內容早已寫好，所以就不需要再寫什麼了。我們現在祇要設定要把 Excel 中的哪一個欄位合併進來就可以了。

叫出合併列印工具列

以下的動作你還是可以繼續用右手邊的合併列印面板來進行，但是我覺得叫出合併工具列來會比較方便工作。

要叫出合併列印工具列祇要先在工具列上按滑鼠右鍵，然後選擇『合併列印』，就可以將工具列叫出來。

圖、叫出合併列印工具列

插入要合併的欄位

有了工具列後，我們就可以直接從工具列上進行列印設定。按一下『插入合併欄位』，就可以告訴 Word 要把 Excel 檔中的哪個欄位的資料來列印通知單。

圖、插入合併欄位

按下『插入合併欄位』鈕後，會跳出一個小視窗，裡面詳列剛剛選取的 Excel 檔案的各個欄位。選取我們要的欄位，按插入，就會在滑鼠所在的地方插入欄位。

以我們目前的通知單來說，應該插入學生的姓名會比較合適，所以就選擇學生這一欄按插入吧！

圖、設定將學生這一欄的資料插入 Word 文件中

關掉剛剛的小視窗後，會發現《學生》這幾個字是淺灰色的。

這是 Word 貼心的地方。它告訴我們這幾個字並不是由我們手動 Keyin 的，這淺灰色的地方有特殊功能，是要自動插入姓名的地方。有了這個提醒，我們就不會把自己輸入的《學生》與要插入的欄位名稱給弄錯了。

沒問題的話，就按下『合併至新文件』按鈕，把合併結果存成一個新的檔案。

圖、合併至新文件

因為我們要針對所有人寄發通知單，所以在跳出來的視窗選擇『全部』，按確定。

圖、將通知單寄給名單中的所有人

接下來你就可以看到 Word 產生一個新文件，而且已經將學生姓名合併列印完成。

修改原始文件後重新合併列印

不過，我們再仔細看一下這個檔案，哎啊，科科館忘了改成科博館，『○○○的家長您好』這樣的用詞也怪怪的，應該直接用家長姓名比較好。所以這個檔案我們不要！不存檔直接關掉！

圖、合併列印後發現信件內容需要再調整

回到原始的文件中，我們調整一下段落的位置，利用合併列印工具列的按鈕插入家長 & 稱謂這兩欄，並將錯字修正。為了提醒家長，我們再把科博館這三個字設定為不同的字體、並且放大一些。

圖、調整原始信件內容

調整好後，按一下『合併至新文件』，噹噹，我們要的結果就完成了。

圖、修正後的合併文件

如果覺得這個檔案已經很完美了，那麼就把通知書印出來交給學生吧。如果覺得還需要修改，比方說你覺得姓名 & 稱謂中不要加空格比較好，那就再回去原始文件中修正，再合併列印一次即可。

這個合併列印出來的新文件是否要貯存就看你自己的需求了，我是懶得存啦！反正需要時按一下『合併至新文件』就又產生出來了，所以我懶得把合併出來的結果存檔，佔空間而已！:)

喔，對了，還有一件事。

印出地址貼條

如果通知單是要請學生帶回家的，那是已經 OK 了。但如果我們是要透過郵局將通知單寄至學生家裡，那就要記得印出地址貼條才行。

怎麼印？開一個新文件，設定為『目錄』類型，然後插入地址、家長姓名 & 稱謂，再合併列印出來就完成啦！

圖、以『目錄』類型列印信封貼條

輕而易舉的工作吧？:)

使用了合併列印這個功能後，真的可以減少一些教師負擔，如果你以前從未用過合併列印，趕緊開始使用它吧！！真的很方便的。

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[Word] 讓列印通知單自動化：Word 合併列印 (上)

開學了，每一位教師又忙著要印製一堆通知單給家長了，從班級注意事項、校外教學通知單，到繳費通知，要印的資料還真不是普通的多。

我看過有老師將通知單印出一疊來，然後一張一張填寫家長姓名 (或是發下去請學生自己填家長姓名)。

其實這些動作是可以簡化的，祇要適當應用 Word 的合併列印功能就可以讓這個工作變的很簡單。

『合併列印？那是什麼？從來沒使用過耶！會不會很難？』

不用擔心，合併列印這事還滿直覺的，所以祇要講一次應該就都會使用了！:)

合併列印是什麼？

平常我們要列印通知單的時候，如果是要一張一張用手寫受件者姓名的話，就會在通知單上預留一點空間，等待印出後用筆慢慢填寫受件者姓名。

圖、要合併的原始信件

那要填入誰的姓名做為收件者呢？以教師要發的通知單而言，應該就是學生的姓名或家長姓名吧？

每個學年開始，教師們應該都會從註冊組手上拿到一堆學生的基本資料，上面詳列了學生的姓名、家長姓名、家中電話等各式各樣的資料。

圖、學生 & 家長名單

老師們常做的事，就是把前面的原始信件印出一疊來，然後對照手中的名單，把名條上的姓名一張張填入信件之中。

圖、手工謄寫收件者

一般教師進行這個動作時是完全手動的，合併列印做的事，就是把手動填入姓名的動作自動化，讓 Word 參考名單，幫我們把一筆一筆的名單填入信件之中。

圖、讓 Word 自動抓取名單、自動填入信件之中

我們所要做的就是在 Word 中設定一下：

1. 原始文件要參考哪一個名單檔案來做合併列印？
   　
2. 合併時要把名單的哪一欄資料放進原始文件中？
   (以上面的例子是把『學生』這一欄的資料放到 Word 裡)

其餘的事情就交給 Word 自己處理吧！

快速、信件修改容易

可能有些人會想：『還要設定？好麻煩喔！我直接印出來謄寫名字就好了。』

如果通知單一次就 OK，那手動謄寫可能是沒問題的，但是我們總是會有打錯字的時候，這時候合併列印就很方便了。

比方說前面的範例中，我們把『科博館』打成『科科館』(你有注意到我故意留這個梗嗎？:D )，遇到這種情況，不論是重新印製通知單然後重新謄寫一次姓名，或是用立可白一張張把科科館塗改成科博館，那都是一件討厭的事。

但如果你使用合併列印來產生通知單，那情形就很不一樣了。我們祇需要祇需修改好文件內容，再輕輕按下合併列印的按鍵就一切完工啦。設定？不需要再設定了，之前已經設定好，直接沿用就可以了。

甚至到了新學年，祇要把新名單取代舊名單，按下合併列印就完工了，所以讓 Word 自動化，可以省下我們許多煩雜的工作，讓事情更輕鬆。所以，各位辛苦的老師們，趕緊把這一招學起來減輕工作負擔！

就讓我們開始吧！

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以 XMind 心智圖整理重點並匯至 Word 運用

以前用過一套很簡陋的心智圖軟體，因為太簡陋用沒多久就砍掉它，時隔久遠我已經完全忘記它的名字了，祇記得它的每個節點都是立體浮動的，可以轉來轉去，而且每個節點都可以寫註解。最重要的是這個註解就顯示在側邊欄，非常的方便。

後來改用 Freemind / XMind 時就覺得它們沒有這個註解欄真是太遺憾了。Freemind 是完全沒有註解功能，所以你看到很多人用 Freemind 時，都會寫很長很長的文字來當作註解(包含它自己的說明檔)，結果畫面變的很亂很不容易閱讀。

使用 XMind 的備註功能

XMind 好一點，可以按 F4 加註解。我就以前幾天為暑輔的資訊課程編寫的一個簡單 Scratch 心智圖做例子好了。在第一節課時，我想要先介紹一下 Scratch 是什麼，所以稍微想了幾個可以介紹給學生的點。

圖、一個介紹 Scratch 的心智圖

第一個項目我寫了『導演好威風』，但我怕我過幾天就忘了當時為什麼要這樣寫：『Scratch 與導演有什麼關係呢？我當時在想什麼啊？』所以希望能有個備註讓我加一些說明進去。

OK，這是可以達成的，祇要點選一下『導演好威風』這個項目，再按一下工具列上的備註按鈕 (或是 F4)，就可以叫出備註框來加註解了。

圖、工具列上的備註按鈕

備註框出現後，在裡面加上我個人的想法，提醒自己寫下『導演好威風』這個關鍵字詞的原因是在於我們可以指揮裡面的角色動來動去，就像導演一樣，所以可以用這樣子的梗來讓學生感到有趣。

圖、在備註框內加入備註

加入備註後，在心智圖上點一下，這個備註框框就會關閉，祇在『導演好威風』這個項目上留下一個黃色的便條紙圖示，提醒我們這個項目有加過備註。要看備註時就再按一次工具列上的按鈕，叫出備註框就可以看得到。

圖、有備註的項目上多了一個黃色便條紙圖示

這也是我覺得 XMind 很不方便的地方！

為什麼不能像我記憶中的那個軟體一樣，就直接把備註顯示在側邊欄呢？那不是方便得多嗎？每次還要點選工具列才能再叫出備註框，很麻煩的耶！！

好，後來我發現我自己是白痴，人家有這個功能！是我誤會 XMind 了。

固定 XMind 備註欄的位置

在前面備註框的畫面中，你可以看到備註框底下還有一行小字：『按 F4 來編輯備註文字內容』，我原本想說我都知道按 F4 可以叫出備註框了，幹嘛還在這邊提醒一次？不過後來有天手癢，再多按一下 F4，發現這樣可以叫出固定式的備註欄，這正是我要的功能啊！

圖、固定式的備註欄

所以，直接快按兩下 F4 就可以叫出固定式的備註欄了，它再也不會消失掉，我們要觀察備註時就方便的多。不用一個個項目點選，再按 F4；再選下一個項目，再按 F4……真是省事非常多。

如果不喜歡備註框在下方，也可以將它拉動到左右邊，方便提醒我們。

圖、將備註框拉至右邊固定

這個固定式的備註欄還有個好處，就是可以選字型並插入圖片。原本浮動式的備註框祇能加入簡單的文字，固定式的備註欄則多了字型與圖片選項，所以可以撰寫的備註就更豐富了。

圖、在備註中加入圖片

為現在寫心智圖，為未來寫備註

你可能會有疑問：『幹嘛用備註啊？就加一些子項目就好了啊，把想要記的東西都直接寫在心智圖上不是更快？用備註，要看的時候還得打開備註欄才看得到，多麻煩？』

不要忘了，心智圖的作用除了要用圖像思考，另一方面，我們撰寫心智圖還希望用最少的文字來提綱挈領，用少少幾個字就能記住大意，所以在看心智圖時如果項目少一點，文字少一點，對於我們要記住內容是比較容易的。

但怕就怕在現在記住了，過了幾個月、幾年，再看到這個心智圖卻忘了自己當初為什麼要這樣寫，所以才額外加備註。心智圖的部份保持乾淨、簡潔，有需要時才打開備註欄觀看，這樣就不會讓多餘的文字、圖片干擾我們的思考。

就這樣，我一面為現在的我撰寫心智圖，讓我能記得幾個大綱就上台表演 45 分鐘；一方面為幾年後的我撰寫詳細的備註，讓我在看不懂心智圖時，還有小抄可以觀看一下。我的心智圖內容越來越多，而且每個項目都有了備註。

圖、XMind 中密密麻麻的備註小抄

XMind 與 Word 的合體技

撰寫的差不多後，我們可以把心智圖從 XMind 中匯出，到別的程式中繼續使用我們的心智圖。

圖、將心智圖匯出

要匯出至哪邊呢？我們選擇 Word 好了，將心智圖的這些資料做成一個 Word 檔案。

圖、設定匯出為 Word 格式檔案

設定將所有的內容都匯至 Word 檔去。填寫『至檔案』那一格時要特別注意，必須連 .doc 都手動加進去，否則匯出的檔案可能沒辦法自動開啟。

圖、設定要匯出的項目及存檔的檔名

然後你就會看到，在 XMind 心智圖中的項目轉到 Word 時都變成了大綱，備註的部份則成為了內文。

圖、心智圖從 XMind 匯至 Word 後的模樣

看一頁不過癮，讓我們再看一下第二頁。

圖、心智圖從 XMind 匯至 Word 後的模樣 (第二頁)

完全就是一個完整的 Word 檔案了嘛！！祇要再調整一下段落格式、套用現存的樣式檔，就可以印出來給學生當講義了。

所以，祇要我們在 XMind 中好好撰寫備註，其實等於也同時寫好 Word 檔案了，反正祇要從 XMind 中匯出就一切完工，因此我很愛使用 XMind。利用 XMind 畫心智圖時，每次看到的內容是簡單的概要，讓我抓得住整個重點；但是又可以加上備註非常方便。

你可能會說：『Word 中有文件導覽模式啊，也是類似的功能。』

是沒錯，但是文件導覽模式的操作沒有 XMind 這類心智圖軟體容易，要移動項目順序、要加子項目都比 XMind 麻煩，而且也不像 XMind 是以圖像呈現內容，所以整體的運用上還是 XMind 更勝一籌。

XMind 免費版也可以將資料匯至 Word

不過，輸出 Word 檔是商業版才有的功能 (每年 49 美元)，如果你不想花錢買，又想要輸出那怎麼辦呢？沒關係，匯出時選擇匯出 HTML 格式，然後再到 Word 中去開啟匯出的 HTML 檔案即可，一樣可以達到目的。

圖、輸出 HTML 網頁檔案

進入下一步後，一樣勾選所有的內容，並給予要輸出的檔案名稱。為了保險起見，自己手動加上副檔名吧。看是要加 .htm 或是 .html 都可以。

圖、設定輸出的 HTML 檔案名稱

最後，再進到 Word 中，開啟剛剛的 HTML 檔案就可以了，你也可以把它另存新的 Word 檔，以後要繼續編輯會更方便。

圖、從 Word 中開啟 HTML 網頁檔案

所以，即使你用的是免費版本的 XMind，一樣可以使用這個方便的功能喔！

XMind 在作文教學上的運用

既然 XMind 這麼好用，我就想，如果老師可以教學生使用 XMind 來畫心智圖，再教他們善用備註功能，學生就可以利用 XMind 來寫作文。

我們寫作文時總是拿起紙筆就開始寫了，但這樣子未經規畫就直接上的結果很容易寫一寫後面完全不知道要怎麼接下去，如果能用心智圖做個簡單的規畫，再於備註中填寫一些文字，匯出後就是一篇結構完整的作文了。

想像起來是很棒啦！但問題就是：『哪有那麼多電腦讓學生上機寫作文？』遇到這個問題就無解了，祇能說教給學生這樣子的運用方式，看他們願不願意在家運用 XMind 心智圖軟體來寫作文了。

以 XMind 整理閱讀資料

要讓學生以 XMind 來寫作文可能有實際上的困難，但是如果要運用在自己的生活上那倒是沒問題。我們在網路上閱讀文章時，就可以一面畫心智圖，並把文章重點寫入備註中，日後要做成書面報告時祇要匯出，再稍微修改一下就變成一篇完整的報告了。

所以 XMind 的心智圖軟體對於資料的整理有很大的幫助。

XMind 的不足之處

雖然 XMind 非常方便，但其實它的功能比起其他商業心智圖軟體而言還是有所不足，我覺得最大的缺憾在於 XMind 的備註沒辦法加入表格。表格是一個很重要的功能，可以用來對照不同資料的異同、可以做資料摘要、可以用來定位，所以 XMind 少了表格真的讓我覺得很失落。

目前我知道 Mind Manager 的備註具有表格功能，而且 Mind Manager 匯出 Word 時可以選擇樣式檔，這也比 XMind 方便。不像 XMind 匯出後，還要在 Word 中使用樣式組合管理的功能才能調整樣式，Mind Manager 直接選樣式檔方便多了。

不過 Mind Manager 一套要 NT13,278，校園版也要 NT 5,669，所以用不到表格、樣式的人，其實繼續使用 XMind 免費版就可以了！:) 用得到的人再考慮跳槽吧！或是一人一信請 XMind 的開發人員將這個功能加進去也行！:D

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