2010年7月1日 星期四

以 XMind 心智圖整理重點並匯至 Word 運用

以前用過一套很簡陋的心智圖軟體,因為太簡陋用沒多久就砍掉它,時隔久遠我已經完全忘記它的名字了,祇記得它的每個節點都是立體浮動的,可以轉來轉去,而且每個節點都可以寫註解。最重要的是這個註解就顯示在側邊欄,非常的方便。

後來改用 Freemind / XMind 時就覺得它們沒有這個註解欄真是太遺憾了。Freemind 是完全沒有註解功能,所以你看到很多人用 Freemind 時,都會寫很長很長的文字來當作註解(包含它自己的說明檔),結果畫面變的很亂很不容易閱讀。

使用 XMind 的備註功能

XMind 好一點,可以按 F4 加註解。我就以前幾天為暑輔的資訊課程編寫的一個簡單 Scratch 心智圖做例子好了。在第一節課時,我想要先介紹一下 Scratch 是什麼,所以稍微想了幾個可以介紹給學生的點。

一個介紹 Scratch 的心智圖
圖、一個介紹 Scratch 的心智圖

第一個項目我寫了『導演好威風』,但我怕我過幾天就忘了當時為什麼要這樣寫:『Scratch 與導演有什麼關係呢?我當時在想什麼啊?』所以希望能有個備註讓我加一些說明進去。

OK,這是可以達成的,祇要點選一下『導演好威風』這個項目,再按一下工具列上的備註按鈕 (或是 F4),就可以叫出備註框來加註解了。

工具列上的備註按鈕
圖、工具列上的備註按鈕

備註框出現後,在裡面加上我個人的想法,提醒自己寫下『導演好威風』這個關鍵字詞的原因是在於我們可以指揮裡面的角色動來動去,就像導演一樣,所以可以用這樣子的梗來讓學生感到有趣。

在備註框內加入備註
圖、在備註框內加入備註

加入備註後,在心智圖上點一下,這個備註框框就會關閉,祇在『導演好威風』這個項目上留下一個黃色的便條紙圖示,提醒我們這個項目有加過備註。要看備註時就再按一次工具列上的按鈕,叫出備註框就可以看得到。

有備註的項目上多了一個黃色便條紙圖示
圖、有備註的項目上多了一個黃色便條紙圖示

這也是我覺得 XMind 很不方便的地方!

為什麼不能像我記憶中的那個軟體一樣,就直接把備註顯示在側邊欄呢?那不是方便得多嗎?每次還要點選工具列才能再叫出備註框,很麻煩的耶!!

好,後來我發現我自己是白痴,人家有這個功能!是我誤會 XMind 了。

固定 XMind 備註欄的位置

在前面備註框的畫面中,你可以看到備註框底下還有一行小字:『按 F4 來編輯備註文字內容』,我原本想說我都知道按 F4 可以叫出備註框了,幹嘛還在這邊提醒一次?不過後來有天手癢,再多按一下 F4,發現這樣可以叫出固定式的備註欄,這正是我要的功能啊!

固定式的備註欄
圖、固定式的備註欄

所以,直接快按兩下 F4 就可以叫出固定式的備註欄了,它再也不會消失掉,我們要觀察備註時就方便的多。不用一個個項目點選,再按 F4;再選下一個項目,再按 F4……真是省事非常多。

如果不喜歡備註框在下方,也可以將它拉動到左右邊,方便提醒我們。

將備註框拉至右邊固定
圖、將備註框拉至右邊固定

這個固定式的備註欄還有個好處,就是可以選字型並插入圖片。原本浮動式的備註框祇能加入簡單的文字,固定式的備註欄則多了字型與圖片選項,所以可以撰寫的備註就更豐富了。

在備註中加入圖片
圖、在備註中加入圖片

為現在寫心智圖,為未來寫備註

你可能會有疑問:『幹嘛用備註啊?就加一些子項目就好了啊,把想要記的東西都直接寫在心智圖上不是更快?用備註,要看的時候還得打開備註欄才看得到,多麻煩?』

不要忘了,心智圖的作用除了要用圖像思考,另一方面,我們撰寫心智圖還希望用最少的文字來提綱挈領,用少少幾個字就能記住大意,所以在看心智圖時如果項目少一點,文字少一點,對於我們要記住內容是比較容易的。

但怕就怕在現在記住了,過了幾個月、幾年,再看到這個心智圖卻忘了自己當初為什麼要這樣寫,所以才額外加備註。心智圖的部份保持乾淨、簡潔,有需要時才打開備註欄觀看,這樣就不會讓多餘的文字、圖片干擾我們的思考。

就這樣,我一面為現在的我撰寫心智圖,讓我能記得幾個大綱就上台表演 45 分鐘;一方面為幾年後的我撰寫詳細的備註,讓我在看不懂心智圖時,還有小抄可以觀看一下。我的心智圖內容越來越多,而且每個項目都有了備註。

XMind 中密密麻麻的備註小抄
圖、XMind 中密密麻麻的備註小抄

XMind 與 Word 的合體技

撰寫的差不多後,我們可以把心智圖從 XMind 中匯出,到別的程式中繼續使用我們的心智圖。

將心智圖匯出
圖、將心智圖匯出

要匯出至哪邊呢?我們選擇 Word 好了,將心智圖的這些資料做成一個 Word 檔案。

設定匯出為 Word 格式檔案
圖、設定匯出為 Word 格式檔案

設定將所有的內容都匯至 Word 檔去。填寫『至檔案』那一格時要特別注意,必須連 .doc 都手動加進去,否則匯出的檔案可能沒辦法自動開啟。

設定要匯出的項目及存檔的檔名
圖、設定要匯出的項目及存檔的檔名

然後你就會看到,在 XMind 心智圖中的項目轉到 Word 時都變成了大綱,備註的部份則成為了內文。

心智圖從 XMind 匯至 Word 後的模樣
圖、心智圖從 XMind 匯至 Word 後的模樣

看一頁不過癮,讓我們再看一下第二頁。

心智圖從 XMind 匯至 Word 後的模樣
圖、心智圖從 XMind 匯至 Word 後的模樣 (第二頁)

完全就是一個完整的 Word 檔案了嘛!!祇要再調整一下段落格式、套用現存的樣式檔,就可以印出來給學生當講義了。

所以,祇要我們在 XMind 中好好撰寫備註,其實等於也同時寫好 Word 檔案了,反正祇要從 XMind 中匯出就一切完工,因此我很愛使用 XMind。利用 XMind 畫心智圖時,每次看到的內容是簡單的概要,讓我抓得住整個重點;但是又可以加上備註非常方便。

你可能會說:『Word 中有文件導覽模式啊,也是類似的功能。』

是沒錯,但是文件導覽模式的操作沒有 XMind 這類心智圖軟體容易,要移動項目順序、要加子項目都比 XMind 麻煩,而且也不像 XMind 是以圖像呈現內容,所以整體的運用上還是 XMind 更勝一籌。

XMind 免費版也可以將資料匯至 Word

不過,輸出 Word 檔是商業版才有的功能 (每年 49 美元),如果你不想花錢買,又想要輸出那怎麼辦呢?沒關係,匯出時選擇匯出 HTML 格式,然後再到 Word 中去開啟匯出的 HTML 檔案即可,一樣可以達到目的。

輸出 HTML 網頁檔案
圖、輸出 HTML 網頁檔案

進入下一步後,一樣勾選所有的內容,並給予要輸出的檔案名稱。為了保險起見,自己手動加上副檔名吧。看是要加 .htm 或是 .html 都可以。

設定輸出的 HTML 檔案名稱
圖、設定輸出的 HTML 檔案名稱

最後,再進到 Word 中,開啟剛剛的 HTML 檔案就可以了,你也可以把它另存新的 Word 檔,以後要繼續編輯會更方便。

從 Word 中開啟 HTML 網頁檔案
圖、從 Word 中開啟 HTML 網頁檔案

所以,即使你用的是免費版本的 XMind,一樣可以使用這個方便的功能喔!

XMind 在作文教學上的運用

既然 XMind 這麼好用,我就想,如果老師可以教學生使用 XMind 來畫心智圖,再教他們善用備註功能,學生就可以利用 XMind 來寫作文。

我們寫作文時總是拿起紙筆就開始寫了,但這樣子未經規畫就直接上的結果很容易寫一寫後面完全不知道要怎麼接下去,如果能用心智圖做個簡單的規畫,再於備註中填寫一些文字,匯出後就是一篇結構完整的作文了。

想像起來是很棒啦!但問題就是:『哪有那麼多電腦讓學生上機寫作文?』遇到這個問題就無解了,祇能說教給學生這樣子的運用方式,看他們願不願意在家運用 XMind 心智圖軟體來寫作文了。

以 XMind 整理閱讀資料

要讓學生以 XMind 來寫作文可能有實際上的困難,但是如果要運用在自己的生活上那倒是沒問題。我們在網路上閱讀文章時,就可以一面畫心智圖,並把文章重點寫入備註中,日後要做成書面報告時祇要匯出,再稍微修改一下就變成一篇完整的報告了。

所以 XMind 的心智圖軟體對於資料的整理有很大的幫助。

XMind 的不足之處

雖然 XMind 非常方便,但其實它的功能比起其他商業心智圖軟體而言還是有所不足,我覺得最大的缺憾在於 XMind 的備註沒辦法加入表格。表格是一個很重要的功能,可以用來對照不同資料的異同、可以做資料摘要、可以用來定位,所以 XMind 少了表格真的讓我覺得很失落。

目前我知道 Mind Manager 的備註具有表格功能,而且 Mind Manager 匯出 Word 時可以選擇樣式檔,這也比 XMind 方便。不像 XMind 匯出後,還要在 Word 中使用樣式組合管理的功能才能調整樣式,Mind Manager 直接選樣式檔方便多了。

不過 Mind Manager 一套要 NT13,278,校園版也要 NT 5,669,所以用不到表格、樣式的人,其實繼續使用 XMind 免費版就可以了!:) 用得到的人再考慮跳槽吧!或是一人一信請 XMind 的開發人員將這個功能加進去也行!:D

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