開學了，每一位教師又忙著要印製一堆通知單給家長了，從班級注意事項、校外教學通知單，到繳費通知，要印的資料還真不是普通的多。
我看過有老師將通知單印出一疊來，然後一張一張填寫家長姓名 (或是發下去請學生自己填家長姓名)。
其實這些動作是可以簡化的，祇要適當應用 Word 的合併列印功能就可以讓這個工作變的很簡單。
『合併列印？那是什麼？從來沒使用過耶！會不會很難？』
不用擔心，合併列印這事還滿直覺的，所以祇要講一次應該就都會使用了！:)
合併列印是什麼？
平常我們要列印通知單的時候，如果是要一張一張用手寫受件者姓名的話，就會在通知單上預留一點空間，等待印出後用筆慢慢填寫受件者姓名。
圖、要合併的原始信件
那要填入誰的姓名做為收件者呢？以教師要發的通知單而言，應該就是學生的姓名或家長姓名吧？
每個學年開始，教師們應該都會從註冊組手上拿到一堆學生的基本資料，上面詳列了學生的姓名、家長姓名、家中電話等各式各樣的資料。
圖、學生 & 家長名單
老師們常做的事，就是把前面的原始信件印出一疊來，然後對照手中的名單，把名條上的姓名一張張填入信件之中。
圖、手工謄寫收件者
一般教師進行這個動作時是完全手動的，合併列印做的事，就是把手動填入姓名的動作自動化，讓 Word 參考名單，幫我們把一筆一筆的名單填入信件之中。
圖、讓 Word 自動抓取名單、自動填入信件之中
我們所要做的就是在 Word 中設定一下：
- 原始文件要參考哪一個名單檔案來做合併列印？
- 合併時要把名單的哪一欄資料放進原始文件中？
(以上面的例子是把『學生』這一欄的資料放到 Word 裡)
其餘的事情就交給 Word 自己處理吧！
快速、信件修改容易
可能有些人會想：『還要設定？好麻煩喔！我直接印出來謄寫名字就好了。』
如果通知單一次就 OK，那手動謄寫可能是沒問題的，但是我們總是會有打錯字的時候，這時候合併列印就很方便了。
比方說前面的範例中，我們把『科博館』打成『科科館』(你有注意到我故意留這個梗嗎？:D )，遇到這種情況，不論是重新印製通知單然後重新謄寫一次姓名，或是用立可白一張張把科科館塗改成科博館，那都是一件討厭的事。
但如果你使用合併列印來產生通知單，那情形就很不一樣了。我們祇需要祇需修改好文件內容，再輕輕按下合併列印的按鍵就一切完工啦。設定？不需要再設定了，之前已經設定好，直接沿用就可以了。
甚至到了新學年，祇要把新名單取代舊名單，按下合併列印就完工了，所以讓 Word 自動化，可以省下我們許多煩雜的工作，讓事情更輕鬆。所以，各位辛苦的老師們，趕緊把這一招學起來減輕工作負擔！
就讓我們開始吧！
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