2009年9月19日 星期六

調整 Word 工具列,把常用功能放在最順手的位置

一般人會用到的程式中,除了上網用的瀏覽器外,可能就是 MS Office 用的最多了,尤其 Word 與 Excel 更是許多人每天必用的軟體。

不過,我觀察到週遭許多朋友雖然每天使用 Word ,但對它並不太熟悉,沒辦法好好利用軟體所提供的便利工具,浪費許多時間在做一些其實有方法可以更快速、更簡便地完成的事。

所以我想寫幾篇文章,介紹 Word 的便利功能,希望能讓大家在工作時比較快速的完成工作。比方說實習教師要編寫實習檔案,應用這些功能就可以省下許多工夫。

至於為什麼祇介紹 Word 而不介紹自由軟體 OpenOffice.org?其實類似的功能在 OO.o 都有,所以當我寫完 Word 的便利功能後,多數可以照樣應用在 OO.o 之中,特別需要注意的部份我再提出來說明就好。

認識 Word 工具列

打開 Word,可以發現在畫面上方有幾排小按鈕,這就是 Word 的工具列 (底下以 MS Office 2003 的 Word 做例子)。Word 的設計者將一些他們認為使用者會常用到的功能放到這個工具列上,比方說開啟新檔、存檔等,都可以在工具列上找到,點一下相應的按鈕就可以開啟新檔、存檔,非常的方便。

Word 2003 工具列

但是,Word 設計者認為的常用功能不見得就是我所需要的,有些甚至還帶來了一些困擾。

比方說,工具列上將文字拉寬的功能,用了這麼多年 Word 我還沒用過,我希望將這個按鈕拿走,將其換成一些比較常用的功能按鈕。

還有,我常常會不小心按到那個印表按鈕而印出一大堆廢紙。雖然可以趕緊將印表機關機避免印出更多廢紙,但可能就造成卡紙,或是開機後還是繼續印出一堆亂七八糟看不懂的符號。這不但浪費資源也造成許多麻煩。所以為了愛護地球、響應環保,我很想將這個印表功能換掉。

所幸,這些需求都是可以達成的!:)

Word 工具列上少用、不好用的功能 (對我而言)

調整 Word 工具列

要調整 Word 工具列,可以在工具列上按右鍵,並在跳出來的選項中選擇『自訂……』

叫出自訂工具列功能

就會跳出自訂工具列的畫面

自訂工具列畫面

移除不需要的按鈕

要加入新的按鈕之前,我們先將不需要的按鈕移除,讓工具列多出空間容納新的按鈕。

想移除不需要的按鈕,可以在出現自訂工具列畫面的情況下,用滑鼠點選要移除的按鈕,按住滑鼠左鍵將按鈕拉離工具列,直到出現一個叉叉後放開滑鼠,這個按鈕就從工具列上消失了。

將按鈕從工具列上移除

逐一將不需要的按鈕都移除,讓工具列多出一些空間來容納新的工具按鈕。

少用功能都被移除的工具列

將常用功能加入工具列

要將工具按鈕加入工具列中,可以從自訂工具列畫面的『指令』頁面選擇想要加入的指令,並將該指令拖拉至工具列即可。

例如在前面我刪除了一個『列印』的按鈕,以避免不小心印出一堆廢紙,可是說實話,在工具列上放個列印按鈕也還滿方便的,恰巧 Word 提供了另一個『列印…』按鈕,不會直接就將資料丟給印表機而會出現一個確認畫面,這樣子可以有效避免錯誤列印,所以我希望將這個功能加入工具列。

要將這個功能加入工具列,首先就要先找到它。它在指令頁面,屬於與『檔案』相關的類別。

找到『列印…』功能

然後滑鼠左鍵按住這個功能,將其拖拉至 Word 工具列上再放開滑鼠,你就可以看到它出現在工具列上了。

將想要的功能拖拉到適當的位置

將『列印…』功能拉到工具列後,工具列多出一個印表機符號,看起來與印表機按鈕一模一樣啊,我們真的成功了嗎?為了確認我們是不是成功加入了這個工具,可以點選該按鈕後按滑鼠右鍵,就會出現按鈕說明。

嗯,這個按鈕的名稱是:『列印…』,我們確實已經新增成功。

按鈕名稱與我們所新增的功能相符合

要測試一下這個新增的按鈕是否能真正的發揮功能,我們先將自訂工具列的畫面關閉,按一下『列印…』按鈕,結果出現了一個列印選項畫面,太好了,我們已經將工具列上的『列印』按鈕成功的修改為『列印…』按鈕了。

以後就算不小心按到這個按鈕,也不用擔心會浪費紙張了。

如果你覺得這個畫面似曾相似,是的,現在按了『列印…』按鈕的結果與從功能表中選擇『檔案 ==> 列印…』的結果是相同的,我們可以在這個畫面選擇要列印全部,或是祇要列印本頁,非常方便。

按下『列印…』按鈕出現列印選項

成功的加入第一個工具按鈕後,你可以看一下所有可以加入的工具,找出符合個人需求的功能加入工具列。有個常用的功能是『全選』,就是將整篇文章都選取起來的功能,這個還滿常用到的,所以也加入工具列中。

其他如上標、下標、段落格式等功能也是在編輯 Word 文件時常用的功能,一一將其加入工具列中。

將常用功能逐項加入工具列

新增工具列

如果你想加入的工具按鈕太多,結果原本的工具列不夠用了怎麼辦?沒關係,我們還可以自己新增一條全新的工具列。

要新增一條新的工具列,請在自訂工具列對話框選擇『工具列』頁面,然後選擇『新增…』來增加一條新的工具列。

按下『新增…』新增一條工具列

然後會跳出一個對話框,讓你為新的工具列取個名字。我將它取名為『插入變數』,以後這條工具列就要放一些插入工具。

取名後,在新增工具列這個畫面還有個重要的選項,你要為這個新的工具列設定使用時機。如果將它設定為 Normal,就是以後在編輯任何文章時都可以使用這個工具列。

我想,多數人應該都希望新增的工具列在任何文章中都可以使用吧?所以就選擇 Normal 吧!!

為新工具列命名,並設定使用時機

設定好工具列的名稱與使用時間,按下確定,畫面上就多了一個全新、空白的工具列了。

畫面上多一條空白工具列

這時候就可以將想要的功能放入這個新工具列中。我把標號、交互參照、目錄、索引這些寫教材、教案、論文時極度常用的功能放到這個工具列,要加入目錄時,按一下按鈕就有了!:)

在新工具列中加入功能按鈕

修改表格工具列

修改了 Word 預設的工具列,並加入一條新的工具列後,我們的工作已經臻於完成。不過稍等一下,還有個隱藏起來的工具列沒有修改到。

平常我們進入 Word 時表格工具列是隱藏起來的,所以剛剛我們在修改工具列按鈕時並沒有看到這條工具列。表格工具列提供了許多與表格功能相關的按鈕,也是很方便的一個工具列,我的習慣是讓它隨時顯示。

要叫出表格工具列很簡單,祇要按一下 Word 預設工具列上的『表格及框線』按鈕,就可以叫出表格工具列。

讓『表格與框線』工具列顯示出來

叫出表格工具列後,會發現要畫框線、填充表格背景等功能都已在工具列提供按鈕,這對我們撰寫文章非常方便,可以快速的修改表格內容。

不過這個工具列少了兩個常用的功能:插入列、插入欄,所以如果今天我們想插入一列資料,就沒辦法從工具列上快速完成工作。所以,將這兩個功能加入吧!

為表格工具列加入插入列、插入欄按鈕

下載已修改好的工具列

看到這邊,你應該可以自己調整工具列,讓它順手又方便。不過,如果你懶的自己動手修改,我有一個符合我個人需求、已經修改好工具列檔案,可以從這邊下載 (裡面有兩個檔案,分別適用於 Word 2000 & Word 2003。)

下載後,先將 Word 關閉,再將 Normal.dot 這個檔案拷貝至 C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Templates\ 下,把原本的 Normal.dot 檔覆蓋掉 (記得要先備份)。覆蓋後再開啟 Word,這時候就有新的工具列可以使用了!:)

希望這個調整過後的工具列可以讓你的工作效率提昇。即便這個工具列不能符合你的需求,但可用這個檔案為基礎再修改,可以省下一些功夫。: )

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