Gmail 提供的功能中，除了日曆是可以與朋友分享的，它提供的『Google 文件』功能讓你可以與朋友共同編輯文件、彼此分享。
之前郁淳老師建議能將幾個生物老師自編的考卷收集起來，放在 ftp 讓大家下載。那時候我說放在 ftp 其實到後來很容易密碼就流傳出去，然後變成人手一份，連學生手上都有，所以 ftp 不是好辦法。最好還是利用 email 寄給大家，每個人各自保存一份。
不過，現在更好的解決辦法來嘍！！
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『Google 文件』的基本功能是，提供網路版的 Word & Excel，所以，即使家裡沒有這兩套軟體，你也可以登入 Gmail 帳號之後利用『Google 文件』進行線上編輯。 編輯完的檔案，你可以把它存成 Word 用的 .doc 檔，也可以存成 pdf 檔，視自己所需決定。
進階的用法是，針對每一篇文章，都可以邀請自己的朋友來線上共同編輯。因此，每一個檔案、每一篇文章，都可以多人共同完成。多個版本之間還可以比較異同，並決定要留下哪一個版本。這個功能讓多人協同作業變得比較簡單。
另外，文章編寫完成之後，還可以對外發佈。可以選擇每個人都能閱讀，或是祇有特定的人可以閱讀。這些人祇能閱讀發佈的文章，但不能修改文章內容。
這樣的功能非常符合郁淳老師的需求，而且又不用擔心帳號外流，因為帳號外流的話，連 email 都要被看光光了，所以大家不會把帳號開放出去。可是 ftp，嗯，帳號流出去對個人沒什麼影響，所以大家都會與自己的好友分享某個 ftp server 的帳號……
這樣協同作業、共享文件的方式，可以讓一個團體的知識得以共享，個人生產的知識可被多次利用，達到最高效益，應該是團體中知識管理者所樂見的狀況。
等等，剛剛所說的都是在沒有 Word、Excel 的情況下編輯文件，那麼，原本用 Word、Excel 撰寫的文稿可以利用這樣的方式與好友共享嗎？
那有什麼問題？可以！！直接將檔案上傳，Google 會將檔案轉成線上版本供你編輯、瀏覽。所以，你不必擔心舊文章的分享，它們一樣可以在『Google 文件』中找到生命的第二春。
更好的是，還記得 Gmail 的信件分類方式嗎？Gmail 利用標籤 (tag) 功能對每一封信做分類，方便信件分類歸檔。嘿，這個方法在你的線上文件也行得通。
你可以對每一個檔案貼標籤，愛貼幾個就貼幾個。日後要找檔案時，利用標籤就可以快速找到所需檔案。不會像現在，檔案收到哪個資料夾之中都不知道，怎麼找也找不到。氣死了，重寫一次，剛從列表機印出來，就忽然想到原本自己放在哪邊。
利用『Google 文件』的標籤、搜尋功能，這種情形應該會少很多了。
惟一的不便是，如果學校對外連線中斷，那就讀不到檔案了。不過也還好，我們去年一年對外中斷的次數不多，而且每次中斷時間也不會太久。所以應該還可以接受。
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