Google sites 教學 (三)

剛剛在圖書館觀點看到 Email 與 Wiki 比較圖：

圖片來源：Wikinomics blog

這張圖非常適合說明：『為什麼我們需要再學一套那個叫做 Wiki 的新東西？』

上圖左很清楚的顯示了一群人以 Email 進行協同作業時會發生的問題。

[@more@]

如果有訊息 (通常是一份 Word 文件) 需要相互分享，大家要先打開 Word 編寫文件，然後利用 Email 寄給其他同組成員。每個成員收到信件後，打開 Word 觀看內容。如果對內容有意見，就在 Word 中修改、存檔，然後再用 Email 寄給所有成員，週而復始。

這個過程最麻煩的是，如果每個人都對 Word 文件做了修改，然後將修改後的檔案寄給其他成員……

於是每個人都會收到一堆來自其他成員修改後的版本，啊，要採用哪個版本？每個人到底修改了哪些部份？這根本就是一團糟嘛！！

但是如果以 Wiki 來做協同作業，事情就簡單多了。

在 Wiki 上，每位使用者都可以修改內容，所以祇要有一份在網路上的資料，大家共同編修就可以了。如此一來就不會有資料不同步的問題，因為每個人看到的最新版本都是相同的。整個過程非常即時，有了什麼修政，在網頁上馬上就呈現出來，不會有延遲的問題。

Commoncraft 這家特別的公司，以影片說明利用 Email 與 Wiki 來討論『去露營』時會遭遇的情況：

影片製作：Commoncraft 中文字幕：jacky

從上面的圖片及影片說明可以發現，在協同作業的情況下，Wiki 是一個很有利的工具，可以有效的進行溝通，節省許多不必要的時間浪費。

但是，Wiki 的使用並不容易。

多數的 Wiki 系統都有一套自己的語法，不論使用 MediaWiki (使用 MediaWiki 最有名的就是維基百科)、Oddmuse Wiki、PMWiki 抑或是個人用的 TiddlyWiki (詳見老貓的教學)，使用者都需要去熟悉一套特殊的語法。雖然語法不難，但相較於 Email 編寫的直覺與簡易，Wiki 的語法還是讓人卻步。尤其要在 Wiki 編寫一個表格，實在不是一件容易的事。

Google sites 這個改良過的 Wiki 系統出現後，一般人要使用 Wiki 才變得簡單可行。Google sites 將 Wiki 的特殊語法隱藏起來了，祇要從工具列選擇想要的功能，就可以很簡單的將字體變換顏色、插入表格、加入影片；而在傳檔的 Wiki 這些功能都需要使用者自己下特殊指令才能達成。

底下我將傳統 Wiki 與 Google sites 做一下簡單的比較：

	傳統 Wiki	Google sites
新增頁面	建立一個不存在的網頁連結	按下左手邊的『Create Page』按鈕即可
編寫	需用特殊語法編寫頁面	簡單、直覺，就像在寫 Email 或 Word 一樣，直接從工具列選取想要的功能即可。
附加檔案	多數 Wiki 不能附加檔案	可以，直接選擇要附加的檔案就可以附加在頁 面上
插入表格	可以，但需要特殊語法	簡單。直接選擇工具列上表格按鈕就可加入。
加入 Youtube 影片	不容易	容易，點選工具列上『Insert ==> Vedio』按鈕就可加入。
版本比較	容易	容易
回復之前版本	容易	容易

比較了傳統 Wiki 及 Google sites 之後，我推薦大家使用 Google sites。

以使用的便利性而言，Google sites 與撰寫一封 Email 相去不遠，所有的功能都很簡易、直覺，又能提供 Email 所不能及的溝通能力，所以這是一個非常值得使用的網頁服務。

如果對 Google sites 不熟，可參考之前的教學 (一) 與教學 (二)，瞭解怎麼使用它，進而在工作上 (或生活中) 利用它來幫助你更有效率的工作。

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Gmail 使用教學 -- (四) 使用通訊錄

有時候同一封信要寄給許多朋友，最笨的方式就是一個一個朋友的 email address 慢慢輸入，快一點的方法就是利用通訊錄。

如果你的通訊錄中已經有朋友的 Email address，那麼祇要簡單的勾選起來，再按下『撰寫』鈕就可以開始寫信了。

如果還沒有朋友的 Email Address，那麼可以手動輸入，如果是要全校老師的通訊錄，也可以使用匯入功能將教師名單全部匯入。

[@more@]

匯入後，就可以簡單的勾選幾下，將被勾選者一次放入『收件者』欄，寄信給他們。

如果有一群朋友是常常要寄信的，比方說我可能常常會分享東西給同校的生物老師，那麼每次都去勾選這些人再寫信，似乎不是很方便。沒關係，針對這樣的情況，還可以使用『群組』功能。

Gmail 的群組功能可以讓我們將好友加入特定群組中，增加日後要寄信給他們的方便性。每個好友可以分屬多個群組。比方說他可以屬於『國文老師』這個群組，又屬於『召集人』這個群組。不論你要寄信給『國文老師』，或是寄給『召集人』，這個朋友都可以收到信。

那，要怎麼利用通訊錄呢？請點選底下影片：

Gmail 影片教學 -- (四) 使用通訊錄

ps: 如果你自製的 .csv 檔匯入通訊錄會變成亂碼，那麼請參考徹底解決 Gmail 匯入中文通訊錄的亂碼問題這一篇文章，就可以解決中文字變成亂碼的問題了。

其他教學：Gmail 功能教學懶人包

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Gmail 使用教學 -- (三) 回信與封存

知道怎麼寫信後，我們要知道在 Gmail 中如何回信。

在 Gmail 中有幾個位置有回信的按鈕可以進行回信，點下去之後就跳出寫信的畫面。回信的方式與撰寫新信件的方式相同，所以這就不是本次的重點了，反正祇要知道怎麼點選『回信』就好了嘛。

可是，當你回信、寄出，再回到收件匣之後，你會發現，原本的信件旁邊多了一個 (2) 的符號。這是 Gmail 很方便的功能，它把相同主題的信件都收在一起，方便我們點選觀看。

[@more@]

傳統的 email 程式，如 Outlook Express，原始信件與你的回信並不會放在一起。如果來信回信之間隔了一段時日，那麼要找到原始信件並不容易。Gmail 的信件排列方式，讓我們很方便就可以把同一主題的信件再讀過一遍。因為與傳統的 email 程式排列不同，Gmail 特將這樣被收集在一起的同一主題所有信件稱為一個會話群組。

這樣的排列方式也是 Gmail 推出後最受到歡迎的一個改變。尤其，如果以前曾用過 Free Agent (或 Agent) 讀過 news 群組的話，那麼會對這樣的排列方式感到十分熟悉。

讀完信件、回完信，這個會話群組就沒有放在『收信匣』，每次都看到它的必要了，我們可以將它收到其它地方去。這時候祇要點選『封存』按鈕即可，信件就從『收信匣』消失了。那麼怎麼才能再看到它呢？可以從『所有信件』找到它。另外，如果你幫它加上星號標記，也可以從『星號標記』區找到這封被標上星號的信件。

如果覺得我寫的很煩瑣，沒關係，你可以從底下的影片中看到操作的方式：

Gmail 影片教學 -- (三) 回信與封存

其他教學：Gmail 功能教學懶人包

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